Møte 25. mars 2020

Møtetidspunkt: 12.15 Google Meets

Servering og referering:

1. ref Sindre
2. ref Christoffer Stensrud

Straff:

Tilstede: Mathias, Benedicte, Emil, Henrik Giil, Henrik Liodden, Kaja, Kristoffer, Monika, Ole Anders, Silje, Sindre, Thea, Thomas, Øyvind, Christoffer

Mangler:

Terapipunkt

---

[TOC]

---

442 Godkjenning av innkalling, servering og referat fra forrige uke

TODOs fra forrige møte

• Thomas skriver erfaring om digitalt valg
• Lese forrige semesterundersøkelse
• Alle snakker med komiteene hva de vil ha i undersøkelsen
• Henrik OJ kontakte arrkom for casino
• Trikom/arrkom tar opp ballen minecraft
• Emneknagg for karantenedager (benny)
• Sindre og thea på varslingssaker. Få gjerne med representanter fra velkom

443 Status for komiteene (12.25 - 20 min)

Arrkom, med velkom og jubkom:

• Har valgt leder. Godkjennes senere. vara velges i morgen(tordsga)
• Pokerturnering i kveld.
• Planlegger litt småting fremover

Velkom:

• Holder på.

Jubkom:

• Søkeprossessen er i gang. Frist 27. mars. Kun en søknad så langt. Har en plan om for få søker.

Bedkom, med ITEX:

• På siste møtet hadde vi en diskusjon på COVID. Senere punkt
• Bookkingrunde er på gang.
• Sponsorer til fadderuka.
• Nytt faktura system slik at det blir lettere for økans i bedkom å gjøre jobben sin.
• Oppdatert samtlige kontrakter for å ta hensyn til COVID.
• Tech talks ansvarlig - Sigrun.

Dotkom:

• Snakke om ny arbeidsstruktur. Siden arbeidskveld nå er søndager.
• Snakke om vara og mail ansvarlig.

Fagkom, med ekskom:

• Hadde første møtet med ny komiteleder forrige fredag. Ble valgt vara. Bankom har valgt ny fagkom-økans. Omfordeling av interne roller.
• Bookingrunden turer og går. Fått på plass mange bedrifter for høsten.
• Hvordan kan fagkom bidra under korona. Få igang nettkrus, eks tiktok.
• Ikke mye rent faglig fremover.

Ekskom:

Prokom:

• Det er ikke så lenge til offline originalt skal gi ut, men ingen på campus. Usikker når vi kommer tilabke. Offline på nett er aktuelt. Vil ikke utsette det. Bedrifter er abonnenter, så de kan få utskrift tilsendt.
• Alle kan skrive artikler. OW er åpent for alle som vil. Hva gjør komiteen, hva gjør du, bare skriv i vei!

Trikom:

• Valgt ny leder og vara.
• Fortsetter å jobbe med de lavterskerl aarrangementee de har påbegynt.
• Jobber med å få samla spørsmål til semesterundersøkelsen.
• Jobber med å få workshop til å fungere.

Seniorkom:

• Tatt opp 6 nye medlemmer. God gjeng.
  • 3 av de går ut til sommeren. Skal få seg jobb.
• Hadde planlagt å promotere utveksling, dette ble jo avlyst. Vet ikke om det blir utveksling neste år enda.
• Utmatrikulering: Ikke fått beskjed om at dette er avlyst. Dato er 5. juni, satser på at ting er på normalen innen det.
• Ledervalg i morgen 26/3. Ingen liste på hvem som stiller.

Økonomiansvarlig, med bankom:

• Satt opp plan for å revidere kontoplan.
• Revidere kontrakter. Ikke landet på tenksiske, men momsfradrag kan ordnes.
• Alle roller er fylt ut.
• Før bedkom og fagkom sender kontrakter må de godkjennes av bankom. MVa fradrag.

Bankom:

Nestleder:

• Mail, mail og mer mail.
• Skrvet artikker til Offline om styret. Hva vi er og hvordan vi fungerer.

Online IL:

FIF:

• Påfyll v/Henrik: FIF møtet er ish-avlyst. Gjennomføres over nett. Google Hangouts<33

Leder:

• Mailet riddere for å høre iforhold til 2008 finanskrise. Kule tiltak som kan gjøre.
• Lest NHO prognose for næringslivet.
• Snakka masse med Nyvoll om disse nye fordelingene av riskokontraktene. Spennende tid i vente.

444 Interkom (12.45 - 5 min)

• Semsesterundersøkelse: Sprøsmål klare til onsdag 8/4.
• Bennny: Neste møtet: Om folk har funnet noe vi kan jobbe med videre.
  • Øyvind: Har en lang liste med ting fra semesterundersøkelsen.

445 Seniorkoms rolle i HS (12.50 - 15min)

• Vi har to litt ekstra roller i HS. Bankom-leder og senriorkom-leder
• Kjører lik voteringsrunde slik som vi gjorde med bankom.
• Tilgang på slack, epost, ???
• Benny: Jeg synes at seniorkom burde få en tydelig rolle i styret siden de ikke har en annen stemme i styret.
• Kristoffer: Seniorkom er enn stor kunnskapsressurs, de burde ha innsyn i HS og kunne bidra på diskusjon i HS.
• Øyvind: Samme som med bankomleder. Tilgang til info for å holde seg oppdatert, men skille mellom folkevalgt og ikke. Det som er HS tilgang er off-limit. Ellers er ting åpent.
  • Emil: Hva er definisjonen på HS-tilgang og andre tilganger.
    • Mathias: HS-tilgang er “gruppa” med HS greier. Mail, OW.
• Thomas: Det har funka litt så som så hittil for min del. Det har noe for seg å ha tilgang til ting. Har ikke fått en eneste møteinnkallinng. Burde ha tilgang til møteinnkalling.
  • Mathias: Kalender-greiene fikses.
• Mathias: Styrken i fjor var at Emil kunne vise til hvordan ting ble gjort tidligere. Kjøre samme løpet for seniorkom i år.
• Benny: Jeg er enig i at seniorkom er en stor kunnskapsbank. De som sitter som leder der har sikkert masse erfarinng. Det å kunne se mail og svare på mail er kjempeviktig. De er ikke styrerepresentert fra før av.
• Emil: Syntes det fungerte bra i år. Man får fortsatt skille pga ikke stemmerett. Man har talerett, men ikke stemmerett. Kunnskapsoverføring gjennom erfaring. Seniorkom kan bli utestengt.

Pause 5min 13.05-13.10

[Prate shit. Evt bare gå videre]

446 Slå sammen verv i Bankom (13.10 - 15min)

[Bankom foreslår å slå sammen noen verv i komiteen. De erfarer at noen verv går på tomgang i perioden med lite arbeid, og ser behovet for å effektivisere]

• Thomas: Går gjennom den gamle og den foreslåtte nye strukturen i bankom. Arbeidsmengden i banknom er veldig skjevt fordelt.
• Tanken er at bankom blir en selvstendig komitee. To interkom-økans. Ansvar for to/tre komiteer under, slik at arbeidsmengde blir nedsatt.
• Dotkom har ingen motivasjon til å sitte i bankom, og ender opp som en dårlig ressurs i bankom.
• Ingen blir kastet ut.
• Benny: Hvis det skal skje enn slik skal det tas opp i det relevante komiteene. Viktig at de får si det de føler om det skal skje endringer i økonomin
  • Stensrud: Planlagt å ta opp i HS. Når en plan er på plass tas det opp i de gjeldene komiteene.
  • Thomas, SO: Vi har tatt det opp i banknom allerede.
• Øyvind: Min erfaring er at det er nyttig å en fra sin egen komite som sitter i bankom. Både for å få en oversikt over sin egens komite sinn økonomi. Skal kunne kjempe for sin komitee. Hvis det blir en person som sitter med ansvar for flere komiteer så blir det ikke slik at den person kjemper for sin komites budsjettrunde f. eks.
  • Thomas: Greia er at alle komiteer trenger ikke økans. Vedkommende gjør ikke så mye, og bidrar ikke alltid positivt i bankom. Trengs ikke inad i komiteen. Budsjettmøter skal bli åpne, så det er ikke nødvendig å måtte kjempe for sin komite. En mer motivert person vil kunne kjempe bedre for, enn en umotivert uansett.
  • Øyvind: Hvordan fungerer dette på komité-møtene det gjelder?
    • Thomas: Der det velges en person som det ikke er fra komiteen, så må personen godkjennes av komiteen før den blir økans for de komiteen.
• Monika: Tok det opp kjapt på dotkom møtet. Dotkom er såpass stor komite, dermed burde dotkom ha enn egen økans slik som de andre store komiteene.
  • Thomas: Det er ikke helt korrekt. De vil jo ha en representant i bankom. Bare at denne person vil også representere flere komiteer. Og muligens er mer motivert.
• Henrik: Jeg ser at prokomøkans ikke nødvendigvis ikke har så mye å gjøre. Men det var et punkt i høst da budsjettmøtet vill kutte offline utgaver. Da var prokom økans på og kjempet for å beholde antallet.
  • Thomas: Budsjettmøtene vil være åpne, og da kan hele komiteer kunne si sin sak før budsjettet er ferdigsatt.
• Kristoffer: Basert på de erfaringene jeg hadde i velkom. Om folk i komiteen som ikke gjør noe blir de fort apatisk. Jeg ser fordlenne til dette sånn sett.
• Benny: Det høres ut som at dotkom er største problemet. Er det et gjennomgående problem i dotkom? Hvis en komitee ikke har intereserte kan det åpnes for at en ekstern kommer inn. Det er forskjell på å ha en i bankom vs sitte på et budjsettmøte og protestere. Erfaring sier at å ha en økans i komiteen som kan svare på spørsmål direkte er gull verdt.
  • Mathias: Det er ikke noe med personen som er økans i dotkom. Det er selve ansvarsområdet. Det er veldig lite som skjer. Men de trenger en representant. Det er muligens en løsning at istedenfor 2 personer tar alle 5 komiteene. At det heller er 1 person som tar 2 komiteer. Kutter kanskje litt mer ned på ansvarsområdet på interkom personene. F. eks. er økans i dotkom og seniorkom og fremmer de sakene, og deltara på møtene.
  • Thomas: Tanker er ikke at to har ansvar for fem komiteer. Fordelingen kan gjøres som man vil. De stiller på møter med komiteen og får en større rolle i bankom. Dotkom, prokom eks. har to representanter som lærer seg rollen sin ordentlig.
• Øyvind: Jeg som Kristoffer nevner så ser jeg at det kan blir skjev arbeidsforelinng. Men det er viktig å ta vare på ønskene til komiteene det angår. Det er mulig dette er en god løsning for bankom. Men det er viktig å ha en god representant.
  • Thomas: Husk på at hensikten til bankom er å backe opp alle de andre komiteene. Vi er en støtte-komité. Komiteene det gjelder er ikke veldig godt representert. Om de får en økans som er interessert så kan det være med på å representere komiteene bedre.
  • Øyvind: Jeg ser helt det du sier. Poenget mitt er at det du snakker om innad i bankom må gjelde i de andre komiteene også.
  • Benny: Har dere tenkt på hvordan interkom stillingene blir lyst ut? Internt i bankom eller hente inn en ekstern?
    • Thomas: Vi har hatt intervjurunder til både bedkom og fagkom nå. Og det er flere personer som er gira på å holde på med økonomi. Det vil bli det tatt opp i de komiteene om en eventuell økans kandidat er aktuell for dennne komiteen.
• Ole: Jeg synes det er litt skremmende om en økans i dotkom ikke har forståelse over hva dotkom tregner penger til. Det er allerede vanskelig for oss å få fram hva vi trenger penger til. Personen som skal representere dotkom burde ha forståelse for teknnologienn, slik at de vet hvorfor dotkom trenger penger.

Mathias: Gå videre slik: Snakk med de eventuelle komiteene. Tweak muligens på modellen. Sørg for at kandidatene har godt nok innblikk i sitt arbeidområde.

447 Risikofordeling i kontrakter. Kostnadsfordeling (13.35 - 15 min)

[Bedkom har hatt en lang diskusjon internt om økonomisk riskofordeling hvis rammene for bedpres er usikre under COVID-19. Nyvoll gjennomfører status.]

448 Trikoms Bilkollektivansvar og bod (13.50 - 10min)

[Ref mail fra Kasper. Trikom kommer med følgende spm:

1. Hvem skal ha ansvaret? 
2. Skal noen kontakte Trondheim bilkollektiv å be dem restrukturere kontoen vår så den er mulig å bruke.
3. Hvem skal eventuelt ha egne kontoer om noen?

• Thea: Dette handler om om trikom skal gi fra seg ansvaret eller ikke. Vi ser på struktur i trikom og lurer om dette er det beste for oss og Online.

• Når det gjelder bilkollektivet så (ref. mailen), er det riktig at trikom er ansvarlig enhet her? Her er vi usikker om det er HS, eller muligens bankom som burde være ansvarlig enhet? Bilkollektivet har bare tilfalt nestleder sitt ansvar i trikom. Det er litt rart år andre komiteer skal låne bil e.l.

• Boden: HS burde ta ansvar for den, men vi skal fortsatt bidra. Trikom mangler autoritet til å si noe om boden. Det har HS, slik at komiteer faktisk gjør jobben sin i boden. Det er i utgangspunket ikke noen grunn til at trikom har det ansvaret, det har bare blitt sånn.

• Benny: Jeg ser problemstillingen til trikom. Ansvaret har bare blitt kasta til dem. HS har fått mye mer kapasitet. Alle som sitter her har mista lederrollen sin. Kanskje alle de forskjellige styrerepresentantene i de komiteene som bruker bilkollektivet kan ha bruker.

• Øyvind: Boden er naturlig at HS tar. Skeptisk til å sette det på oss. Drives år til år hvor mange byttes ut. Lettere at komitemedlemer som sitter lenge kan ha kontroll på dette

• Sindre: Sånn jeg tenker er at det er naturlig at arrkom og trikom har ansvar. Det er jo vi som bruker det. Vi har jo mer kapasitet vi i HS, men er fort at en leder eller nestleder har mer kapasitet.

  • Thomas: Jeg kjenner arrkom-gjengen godt og jeg tror ikke at det løser noen problemer.
    • Sindre: Jeg tenker ikke at hovedansvaret faller på arrkom. Vet ikke helt hvordan det løses i praksis.

• August: HS burde være litt forsiktig å ta på seg arbeidsoppgaver så tidlig i den nye organisasjonsstukturenn.

  • Benny: Ser at vi skal være forsiktig. Men det her er inkludert i det å finne ut av hva HS skal gjøre fra nå. HS har faktisk denn autoriteten og spennet over alle komiteene så de burde ha ansvar over boden. HS har allerede ett steg inn der, mer enn trikom ihvertfall.
    • August: Presisere at poenget er at HS ikke skal ta det - ikke at trikom skal ta det. HS skal drive med prosjekter for å bedre Online, ikke administrativt arbeid som boden.

• Thea: Jeg kan videreføre litt av argumentee til andre i trikom. Trikom allerede har litt drittarbeid, unngå å bli kjent som som vaskekomiteen. Flere i trikom føler på dette.

• Silje: Litt erfaring av at når vi flytta ut av boden i fjor. Det var umulig å få folk til å flytte ting før rest før fristen.

• Øyvind: Nå har hver komite sitt område i boden. Jeg lurer litt på hva annet som inngår i dette arbeidet som er tidkrevende.

  • Silje: Det er egetlig ikke så mye arbeid til vanlig. Å mase på at folk rydder. Det er nnår vi mister boden, og må flytte at det blir masse arbeid.

• Matias: Bankom ender med å betale fakturaer.

  • Thomas: Har vært borti det gjennom arrkom. Drift faller ikke under bankom. Vi tar det økonomiske, men ikke noe drift generelt av bilkollektivet.
  • Thomas: Det er rotete når folk ikke legger in kommentarer. Mulig tilgang til hovedkontoen.

• Mathias: Bilkollektivet kan fortsette å være trikom sitt domene, MEN det burde tas tak i. Det er vanskelig å vite hva fakturaenne er for fordi folk ikke legger inn kommentarer. Dette er rutine oppdaterig. Angående boden: Om det mangler autoritet, så kan like gjerne HS ta på seg det arbeidet. Mathias svarer kasper. Noen innvendinger?

  • August: Tror ikke det er gigantisk ansvar å ha boden. Men det er litt det at om HS tar dene admin oppgaven. Hva skjer ved neste? Skal HS ta det også? Kan fort balle seg på.
    • Mathias: Ikke bodopprydding som er vårt oppdrag. Vær varsom med å ta på seg slike oppgaver.
  • Thomas: Anbefaler at om HS tar det. En av dere burde være ansvarlig og følges opp, månedlig. Hva er status? Rydder folk etter seg? Det er veldig kaotisk der til tider.
    • Thea: Kan dette være noe koiteeledere tar ansvar for? Har mer tid og ressurs og kan ta det inad i komiteen.
  • Øyvind: Jeg ser poenget når vi mista boden på A4. Dette var et spesialtilfelle der HS kan backe opp når nødvendig. Jeg ser ikke at HS skal ta seg av det administrativet.

449 Godkjenne komitéledere (14.00 - 5min)

• Det er blitt valgt nye komiteledere!
  • Arrkom. (Erika Åsberg)
    • Akklamert inn som ny arrkomleder!
  • Trikom. (Erik Skår)
    • Akklamert inn som ny trikomleder!

450 Eventuelt (14.05 - 10 min)

• Sindre: Varslinngssaker og velkom: Snakka med velkom. De har laget en intern gjeng som skal se på litt tiltak ift. fadderukene. De må settes i gang gaske asap sånnn at det klart fra starten. Starte før det kommer noen overordnet retnigslinjner fra oss. Slik at det HS bestemmer ikke overkjører det de har jobbet fram. Om vi har noe input burde det komme ganske kjapt. Mathias har en varslinngsvoteringsmappe?
  • Mathias: Stemmer! Jeg kan dele den med de.
• Mathias: Trennger de noe fra oss?
  • Sindre: De kommer til å kjøre sitt eget løp. Vi kan nok komme med input etter det.
• Sindre: Gruppa er meg, Thea, Endre og Siri.
• Mathias: Det viktigste er at vi har et bra opplegg før fadderukene.
  • Sindre: Gruppa kommer nok til å jobbe litt utover fadderukene også.
• Øyvind: komiteer@online må oppdaters slik at alle får den informasjonene som de trenger.
  • Mathias: Nodekomiteer har enn egen liste? Stemmer det?
    • Ole: Tror ikke de har en egen liste.
  • Øyvind: Velkom er med, dermed burde andre nodekomiteer også være med der.
    • Mathias: Snakk med dotkom. Øyvind legger forslag på slack.
• Øyvind: Joel mente at OIL ikke er lagt til. Men det er de.
• Øyvind: Retningslinjer for komiteer må oppdateres i forhold til ny org struktur. Generelt se over. Bankom må oppdatere i forhold til nye opptaksreglene.
• Benny: Tenkte på det emd COVID og fadderukene. Thea snakka om det med om vi har noen planer der. Tror det kan være lurt at velkom gjør en risikoanalyse, og finner ut av om fadderukene blir helt avlyst. Hva gjør vi? Samme med alle andre komiteer, hva om COVID holder på neste semester også?
  • Mathias: Vi skal levere en risikoanalyse.
  • Sindre: Velkom har begynt å tenke på det.

451 Møteevaluering/Diggepunkt (14.15 - 5 min)

Gjøremål

• Spørsmål til semesterunderøskelse. Frist 8/4.
• Legge til ny seniorkom leder.
• Oppdatere retningslinjer i forhold til organisasjonsstruktur.