HS-møte 11.09.23 - Revidering av budsjett, kaffe og div

HS-møte 11.09.2023

Innsjekk

[Hvordan har dere det?]

Vi har det bra selv om det er mandag!

---

119 Status for komiteene (20 min)

[Her er det kun meningen at det skal være status for komiteene. Det er lov å stille oppklarende spørsmål, men andre spørsmål som kan lede til diskusjoner kan dere skrive ned og ta på eventuelt.]

🎉 Arrkom:

• Immball gikk greit, mindre små-problemer
• Hjalp å ha langbord
• Kjipt med litt liten scene
• Brannalarmen gikk, ikke vår feil, men gikk veldig greit
• Arrangør-gjengen hadde oppsummeringsmøte i dag
• Hyttetur til helgen <3
• De nye er gira og god stemning

👔 Bedkom:

• Hadde ping på torsdag
• Veldig mange bra tilbakemeldinger
• Har hatt første møte med de nye, tok opp 5 førsteklassinger
• Neste arr. er bar til bar neste uke, tror det blir kult

🖥️ Dotkom:

• Første møte/sosial forrige uke for å bli kjent
• Første arbeidskveld med nye denne uken

📚 Fagkom:

• Tatt opp 6 nye, hyggelig gjeng
• Skal ha kurs tirsdag og jobbsøkekurs på torsdag
• Forrige møtet har fått de litt i gang,
• Bekk kurs på torsdag, jobbsøkerkurs
• Påmeldingen så litt skummel ut med 08-23:59
• Det er kurs på morgen og middag på kveld
• Tar en runde på hvordan vi legger frem ting på OW

🖋️ Prokom:

• Mye onboarding, mange nye
• Har sett på interne retningslinjer, de er ganske utdaterte
  • Gjelder kanskje flere andre komiteer også?
• Kommer til å sende til HS for godkjenning

**☕**Trikom:

• Har hatt første møte med de nye
• Skal ha lunsj med Oil i forbindelse med løpeuka
  • Hovedsakelig for de som har løpt
  • Om det er rester går det til alle
• Skal ha workshop denne uka

💰 Økonomiansvarlig:

• Purret på eksterne styrerepper som ikke har betalt immball
• Snakket med ekskom-leder om at deres økas ikke skal på ekskursjonen- de skal fikse vara
• Vipps er up a going! Dotkom har stengt funksjonen for å sette inn penger.
• Dato for overgang blir 1.11.23
• Bedt prokom om plakat for QR-kode
• Sendt inn MVA melding
• Immball støtte til ledere og hs
• IDI-potten:
  • Godkjent 10k fra Feminit for 1.- og 4. klasse middag
• De som skal ha workshop må sende inn søknad, om de skal ha pizza

👩🏻‍🦰 Nestleder:

Tar en mer detaljert runde enn ellers på hva jeg har gjort

• Har ansvar for mail-listene
• Mye utsendinger gjennom mailinglistene med immball
• Må passe på at alle mailene kommer frem riktig
• Tar tak i hvem som skal ha hva av mail
• Har fikset avslagsmail, noen kom ikke frem så måtte ordne opp i det
• Fikset bodtilganger, jeg er den personen som kan gjøre dette
• Booket masse rom til komiteene, kan være vanskelig å få dette til å passe som ønskelig. Lokasjon og varighet, fasiliteter ++
• Fått en del spørsmål om opptak
• En del administrativt med innrullering av alle nye komitemedlemmer i mailinglister og andre interne lister
• En del forberedelser til genfors med dokumenter og formaliteter.
  • Jeg og Caro har tatt kontakt med organisasjonskollegiet i forbindelse med Generalforsamlingen
• Ser over arrangementer på OW, og tar kontakt med noen om det er noe som gjelder
• Hentet inn status fra komiteer og grupper
  • Ikke mye å melde inn fra komiteer per i dag.
• Jeg og Caro skal ha post på Komitekickoff,
  • Skal snakke om strukturen i Online
  • Hvordan fungerer Online for komitemedlemmer
• Sendt mail til ridderne og spurt om forbedret kommunikasjon
  • God erfaring med slack med Bekk
  • Kan vi ha en sånn med riddere f.eks?
• Sett over mailaktiviteten, hjelper dotkom litt der det er behov <3

👩🏾 Leder:

• Lest mye mail, svart på mye mail
• Mye stort og smått på oppfølging
• En del kommunikasjon med bandet før immball for meg
• Jeg har vært på lunch med Bekk
  • Veldig hyggelig uformell samtale
  • Men med viktige punkter vi snakket om
  • Organisasjonsstruktur
• Lunch med ridderne i går
• Linjelederforum i dag
  • Skal være referent!

120 Presentasjon av revidert budsjett (30 min)

[Bankom har revidert budsjett, det skal presenteres hva vi har flyttet over fra våren til høsten. I tillegg kommer vi til å vise litt hva vi har brukt penger på og et par budsjettoverskridelse]

Johanna presenterer forslag om revidering.

Om en komite bruker mer enn 2000,- over budsjettert post må dette godkjennes FØR pengene benyttes. Dette har vi hatt noen tilfeller nå hvor det er blitt brutt. Om de går over budsjettet, men under 2000 skal dette også gis beskjed om til HS eller økonomiansvarlig skriftlig på mail FØR pengene brukes.

Burde ikke støtten for Oslotur burde være lik for fagkom og bedkom. Det burde vel også settes på en av halvårene, enten vår eller høst.

Merch gjør prokom sitt busdjett litt rart. Det går litt minus pga innkjøpt merch som ikke er solgt. Lite vi kan få gjort nå uansett. Det skal gå i null når alt er kjøpt

Fullt revidert budsjett kommer i driven og blir publisert.

121 Kaffe i budsjettet (10 min)

[Mange som savner kaffen på A4. Foreslår å bare legge inn en post i budsjettet for å kjøpe inn kaffe, gitt at vi ikke får støtte. Mulig denne saken går under presentasjon av revidert budsjett]

• Ridderne mente at kaffe burde være det siste som skulle blitt ofret i et budsjett
• Mange av de nye synes det er veldig stas med gratis kaffe på kontoret.
• Hva står det i vedtekter om at HS skal godkjenne overskridelser?
  • Søknader på over 15K må godkjennes, det burde stå et sted
  • Klarer ikke å finne noe sted det står om overskridelser
  • Det står at HS må godkjenne budsjettet
• Enig om at kaffe er viktig, og noe vi burde prioritere
• Hvor mye vil vi ha?
  • 15K er snittet per semester siste periodene
• Hva med 15K nå og vurderer det videre når vi vi kommer til våren.

15K bevilges til kaffe dette semesteret, (Høst 2023)

122 Medlemskap i Online (10 min)

[Ref. mail angående bytting av studie og medlemsskap i Online. Hvordan skal vi forholde oss til Online-medlemmer som bytter studie?]

Vi har hatt en ærlig student som har meldt i fra om at vedkommende har byttet studie og har ønske om å fortsette som medlem i Online om det er mulig.

Vi ønsker å praktisere en rettferdig praksis ovenfor alle våre medlemmer. Mange som flytter på seg, uoversiktlig for oss.

Denne studenten har fortsatt studierett på informatikk selv om vedkommende har begynt å ta noen andre fag. Har derfor per definisjon rett til å være medlem i henhold til vedtektene.

Hovedstyret bør se på vedtektene til å kunne vurdere tilfeller som dette.

123 Godkjenning av Retningslinjer for Merch (5 min)

[Godkjenne retningsinjene for merch vi lagde før sommeren]

Vi har skrevet nye retningslinjer for komitemerch. Godkjent!

124 Åpen kalender (5 min)

[Online-kalenderen per nå er åpen for alle med online-mail, som begrenser det til at kun komitemedlemmer kan se den. Er det noen grunn til at denne kalenderen ikke skal være åpen for alle?]

• Føler kalenderen har et internt formål til å forsikre den daglige driften av komiteene.
• OW er åpent for alle og der får man primært infor,asjon, kan derfor være greit å lukke kalenderen for ikke-komitemedlemmer
• Om den skal være åpen burde den være mer presis om hva som faktisk skal skje.
• Den store fordelen ved å gi tilgang er at du får komboen av hva som skjer sammen med din egen kalender på google kalender.
• Du må uansett melde deg på på OW for å se hva som skjer
• Backer litt at den benyttes for internt komitearbeid og at det ikke er nødvendigvis korrekt.
• Er snakk om å gi lesetilganger til alle
• Skal vi stramme inn for å bare gi tilganger til HS og komiteledere da eller?
• Om ting skal være åpent burde det være åpent at dette er tentativt.
• Hva skjer når du legger til i kalender nå fra OW?
  • Du får lagt til arrangementet i din egen
• Blir jo litt likt som den på OW?
• hva er hensikten til at andre også skal kunne se? Planlegging?
  • Prokom bruker den ikke, men jeg bruker den for privat bruk
  • Lettere å være Onliner
  • Jeg får mye mer innsikt ved å bruke Online-kalenderen
• Kan føre til forvirring ved endringer, kan det gi uheldige ulemper?
  • Må understreke at det er mulig med endringer i kalenderen
• Vi vil ikke øke terskelen for at ting skal kunne legges til i kalenderen.
  • Skader ikke noe å ha den åpen, men vil ikke gjøre det til en større terskel til å legge til der.
• Er jo veldig lett å gjøre den åpen
• Kan ta det videre til komiteene om det før vi vedtar noe.
• Vi hører rundt med komiteledere og finner ut senere.

126 Refleksjon rundt immball og kompilering (5 min)

[Denne helgen har vi hatt både kompilering og immball! Hadde vært fint å høre hvordan folk synes det gikk og reflektere rundt det ridderne kom med som Feedback i går]

• Immball
  • Litt for liten Scene
  • Mere online-merch som viser at det er vårt ball hadde vært kult
  • Savnet litt visuelt innslag underveis for å vise hva vi driver med
  • Videoer og bilder fra fadderukene hadde vært kult
• Materiell under immball
  • Har hatt bordkort og diverse på bord før
  • Prokom hadde noe vi kanskje skulle ha brukt, men gikk i glippen pga mail
  • Kan arrkom finne ut hva de vil ha før sommeren? Hadde gjort det bra for oss å fikse ting i tide
  • Planlegge sånt før sommeren så vi får bestilt i tide
• Den videoen ble vist i fjor ble vist til 1. og 4. på første skoledag. Så vi droppa. Vi har lyst til å ha litt mer opplegg underveis.
• Vi lager tilbakemeldingsskjema for kompilleringen
• Fotoveggen ble nesten ikke brukt, mye ble glemt i det store og hele av fotograf. Vi skal ha 2 fotografer neste gang.

128 Eventuelt

[Saker som har oppstått i løpet av møtet eller kort tid før møtet]

Fordeling av styrerepresentasjon støtte

• Det blir sendt ut skjemaer til alle i styret og komiteledere som har representert Online eksternt nå i høst.
• Vi deler alle pengene likt på de som har deltatt, eventuelt fordeler resten utover gjevnt videre
• Vi kan ikke fordele til de som ikke har representert/fordele mer enn vedkommende har betalt for å representere
• Det er snakk om 13 500,- som skal ford

Diggepunkt

Rekker ikke digge noe i dag

Møteevaluering

Bra med møtetegn i dag