Stormøte

Stormøte 15.11.2023

Møtetidspunkt: 14:15 - 16:00

Sted: Sentralbygg 1 265

Referering:

1. ref Frederik
2. ref Brage

Servering: Ida og Caro

Tilstede: Torunn, Wiliam, August, Ingrid, Mads, Mats, Sara, Brage, Frederik, Markus, Erik, Brinje, Hanna, Johanna, Milla, Ida, Carolina

Ikke tilstede: Erik David

Straffer:

Caro og Ida - Underkjent møteagenda

Erik David - ikke møte opp🤔

Innsjekk

[hvordan har du det?]

Velkommen

001 - Godkjenning av innkalling, servering og referat

• Innkalling godkjent, ikke møteagenda
• Servering, forsåvidt greit
  • Hjemmelaget?
  • Er så mange her så dgb
• Referat godkjent

002 - Statusrunde (20 min)

Appkom:

• Omtrent ferdig med nettside for fondet
• Siste brushups i dag, venter på å kunne vise hvordan det går med fondet på siden
• Skal ta over Autobank i en prøveperiode
• Online-Appen har faktisk framgang for første gangen på ett år, wihooo!
  • Skal jobbe litt med dotkom for å få den ut asap

Arrkom:

• Har hatt mindre arrangementer pga Uka, så mer lavterskel
• Pirbadet, Quiz med bra påmelding, Julebord
• Har vært en del med Åre, ikke helt klart der enda men det er noe vi skal ta etterhvert
• Ting er på stell

Backlog:

• Har samarbeidet mye med Abakus backup, har egen slack med de nå, funker bra
• Kaller seg for prosjektbasert komité
  • Delt opp i tre kategorier
    • Kompetanseoppbygging
    • Organisasjonsstruktur
    • Drift
• Skal ikke være med i hovedopptaket lenger. Styret skal få mer info om dette..
• Skal ha suppleringsopptak i februar
• Tentativt fast opptak på backlog etter genfors på våren
• Startet opp podcast igjen med Markus som ny prosjektleder
• Hanna er ny leder i orgstrukturgruppa.

Bankom:

• Åpent budsjettmøte forrige uke
• Budsjett for 2024 har blitt godkjent
• Ikke ferdig helt enda, revidering frem mot jul/nyttår, slik at alt som har skjedd dette halvåret skal bli ført med.

Bedkom:

• Jobber med HSA
• Jobber med å skaffe ny kaffesponsor
• Booker bedrifter sammen med Fagkom til både vanlige arrangement neste semester og såvidt TechTalks.
• Smått begynt å sett på ITEX, satt datoer
• Endringer av retningslinjer og sånne småting.

Debug:

• Hatt workshop og jobbet på interne retningslinjer
  • Bl.a litt mer prosedyrer, og hva som skal være konfidensielt
  • Kommet frem til hvem som har tilgang på ting som blir sletta
• Prøvd å pushe på med nominasjonsskjema
  • Rekruttering som kommer fra alle Onlinere
  • Ta i bruk dette nå for å se hvem som burde bli tatt opp.

Dotkom:

• Nye OW er godt på vei.
  • Demo i løpet av neste år.
• Nytt vinstraff-system kommer nå så fort som mulig
• Jobbet med bedkom for ny look for interesseskjema
• Flytte Grades fra IT-bygget

Ekskom:

• Dugnad med NTNU i morgen og i overimorgen
• En gjeng som ser på faglig opplegg
• En gjeng som ser på kulturelt opplegg
• En gjeng som ser på TechTalks
• Ting går på skinner

Fagkom:

• Ferdige med alle vanlige bedriftskurs for semesteret
• En del eksamenskurs igjen, f.eks. ITGK og Algdat, og Datdig
• Driver med booking til vanlige kurs

FeminIT

• Har hatt masse lavterskel arrangementer gjennom semesteret som har gått kjempebra
• Førsteklasse veldig flinke til å melde seg på, godt å se.
• Veldig bra arrangement i samarbeid med Bedkom og Bekk.
  • Fokus på å inspirere jenter til å fullføre informatikk-utdannelser
• Skal ha eksamenslesning to ganger

Fondet

• Snart ferdig å investere i fond
• Må finne litt ut av hva vi skal gjøre videre
• Fondnettsiden er på vei

Online IL:

• Fortsetter å arrangere ting
  • Ganske fulle påmeldinger, veldig bra
• Skal arrangere padel denne helgen
• Fått fin plakat fra prokom
• Skal ha buldring neste uke
• Prøver å være flinkere på å ha arrangementer gjennom eksamensløpet
• Planlegger arrangementer neste semester
  • Prøver å ha litt kule/store arrangementer
  • Prøver å samarbeide litt med Arrkom

Prokom:

• Har fått tiktok som gjør det veldig bra.
  • 20k views på den største videoen
  • Kraftig markedsføringsverdig
• Creative Cloud lisens slik vi også kan fokusere på video fremover

Trikom:

• Har hatt lavterskelarrangementer.
• Første gang med arrangement for kun førteklassinger
  • Intro til kontoret, veldig bra
• Skal ha juleverksted og eksamensboost videre

Økonomiansvarlig:

• Litt det samme som bankkom
• Litt budsjett og rutinearbeid

Nestleder:

• Mye rutinearbeid
• Lagde nyhetsbrev
• Er kommunikasjonsansvarlig, styrer litt med det

Leder:

• Mye mail å svare på.
• Vært på FIF i helgen, Forente IT-foreninger
  • En samling av ulike IT-foreninger i Norge som samles for å diskutere
  • Påvirkningskraft på bedriftene
• Samarbeid med Bedkom på HSA
• Såvidt startet å se på opptak på våren av Velkom og suppleringsopptak
  • Hvis det er noen andre komiteer som skal ha suppleringsopptak på våren, gjerne si ifra til oss så vi slipper fjorårets situasjon med mange ulike opptak.

003 - Kommunikasjon mellom komiteer (10 min)

Bakgrunn:

• Endret sammensetning av styret, fått kommunikasjonsansvarlig i alle komiteene

• Forskjellige meninger om hvordan vi skal kommunisere

  • Noen komans’er ønsker at all kommunikasjon mellom komiteer skal gå mellom de for å avlaste ledere
  • Noen mener all denne kommunikasjonen skal gjennom leder
  • Noen har nevnt at mail er en fin måte å avlaste leder på
    • Hele komiteen ser mailen og har mulighet til å svare
  • Noen mener slack er en fin måte

• I: På det med Slack vs Mail; hvis man skal spørre lederen om noe burde ting gå igjennom Slack

  • K: Et par ting som har kommet gjennom slack, typ “Kan dere formidle dette til komiteen deres”, blir bare ett ekstra bindeledd

• Sp: Blir ikke komans-rollen å videreformidle ting til komiteen?

  • K: Hvis jeg som leder skulle sagt noe til hele komiteen hadde det vært lettere å sende mail til hele komiteen i stedet for å gå innom komans.

• I: Har ikke fått så mange henvendelser som er sånn at leder må svare på det. Mener at komans fint kan svare på mye gjennom slack.

  • K: Veldig enig i akkurat det der. I Prokom er nestleder også komans. Mye av ansvaret går ut på å holde kål på hva som skjer. Da er man ofte like godt rusta på å svare på det som skjer

• I: Vil ikke føle meg begrenset til å sende en melding til komitéledere fordi man må sende meldingen gjennom komans.

• I: Vil ikke ta bort muligeten å sende en kjapp melding direkte utenom komans, men veldig deilig å kunne kommunisere over slack hvis man skal kontakte flere samtidig.

• I: Sliter egentlig litt med å forstå hva komans skal gjøre vs en leder. I FeminIT er leder også komans, gir ikke mening at man skal dele det opp. Blir mange flere ledd og mer å holde kontroll på

  • K: I Bedkom er det mye ekstern kontakt som ikke angår alle komiteer i Online men mer med bedrifter. Leder vil kanskje heller fokusere litt mer på hva Bedkom gjør, ikke hva alle andre komiteer i Online gjør.
  • K: Skjønner veldig godt hva som blir sagt, tror det er mye større endring for de som har hatt styrerep tidligere. Redd for at det kommer enda mer på leder. Det som har vært casen for HS sin del er hvordan sørge for at det blir en fin balanse videre.

• I: Sett for meg at kommunikasjonsansvarlig tar litt over den kommunikasjonen tidligere HS-rep har hatt. Dersom komiteer ønsker at komans skal ha andre oppgaver er det litt opp til de.

  • K: Ved å ta vekk styrerep så har man tatt vekk en kommunikasjonskanal på tvers av komiteene også. Dette merkes kanskje ikke like godt på de komiteene som ikke har hatt styrerep før.

• Sp: Skal komans ta over den kommunikasjonen som tidligere har gått igjennom HS-Rep?

  • Føler ikke helt det blir samme
  • Før var HS-rep i møte en gang hver uke der man fikk oppdateringer
  • Komans er ikke tvunget til å kommunisere slik på samme måte lengre
  • Positivt at så mye som mulig blir fikset av andre enn leder slik at oppgavene blir jevnt fordelt og at leder ikke får for mye arbeid på henda.
    • Ofte essensielt at lederrollen ikke får på seg mange flere oppgaver. Mange som er tjent på at arbeidet skal bli fordelt mer utover.

• I: Selv om dette ikke er en optimal løsning er kanskje dette sånn det må bli

• I: Hvordan skal komiteleder også da ha samhold? Blir lite kommunikasjon og da blir ledervervet mer lukket.

• S: Gir det mest mening at Økans i HS er komans i Bankkom eller at en annen i Bankkom er kommans?

  • LF: Skrive noe om dette i retningslinjene
  • K: Bankom er en edge case. Komiteen i seg selv har kommunikasjon med alle komiteer gjennom økanser.

• I: I Bedkom, dersom folk sender mail så svarer komans hvis det ikke direkte går til Leder.

• LF: Kan internt i komiteene bestemme hvem som svarer på mail, typ om det skal være leder, kommans, nestleder eller andre.

• I: Ikke fjerne muligheten for ledere å sende melding til hverandre, men om det ikke er behov for leder-leder kontakt så kan man sende mail til komiteen så kan det bestemmes internt hvem som svarer.

• Konklusjon: Kan hovedsakelig ta kontakt med komiteer på mail slik at man innad i komiteen kan bestemme hvem som tar svarer. Dette lander kanskje naturlig på komans for noen og leder for andre. Ønsker fortsatt at det skal være åpent for ledere å kunne ta kontakt direkte på tvers også.

• Ta det som sak på stormøte til våren for å sjekke opp hvordan dette har fungert.

004 - Frister til å sende inn saker og kalle inn (10 min)

Bakgrunn:

• Viktig at komiteer sender opp saker de ønsker å ta opp til HS. Også viktig at HS får tid til å invitere komiteer inn til HS møte hvor saken skal diskuteres

  • Trenger en frist som gir mening for alle komiteene.

• Sp: Når er HS-møte?

  • For øyeblikket er det på mandager

• I: Føler at man burde ha virkedager og ikke ukedager, helgen er “hellig”😇

• Sp: Tenker vi bare invitere til spesifikke saker? Kan hende det er andre saker som komiteer gjerne skulle vært med å diskutere. Kan det være lurt å bare sende ut Agendaen til alle komiteene?

• I: Vi sender naturligvis etter møte, så om vi har møte torsdag klokken 10, og HS har klokken 2, så må man fort vente en uke, noe som blir litt kjipt.

• I: Synes man kan sette frist på en uke, hvis det kommer noe etter dette så kan HS velge om de rekker å ta det opp eller ikke. Ta ting på skjønn

  • K: Hvis en komite har møte på torsdag og HS har møte på mandagen etter kan det jo hende at må vente 1.5 uker.

• Sp: Når tenker HS at vi skal sende inn?

  • Nå er ikke vi i HS veldig flinke på det selv.

• Sp: Når må HS sende møteagenda?

• I: Kan ta 48 timer + evt helg?

• I: Dette gjør at vi i styret også må bli flinkere på å sende inn saker før slik at vi kan få sendt ut agendaen til resten av komiteen

• LF: 4 dager?

  • Det jazzes

• I: Føler man burde se an denne fristen ut fra når HS har møter de ulike semestrene.

• I: Generelt, er 4 dager en grei ting å prøve i første omgang?

  • Jazzes

• Sp: HS sin frist for å kalle inn folk?

  • Kanskje seneste frist, når HS vanligvis må sende innkalling

• Sp: Vi kunne ikke hatt frist på 4 dager på innkalling også? Eller blir det for mye?

  • Jo, det går forsåvidt det.

• I: Synes det er fair at møteinnkallingen er linket opp med når Leder har frist for møteinnkalling fra før.

• Sp: Da sender dere inn møteinnkalling 2 dager før møte, sender dere også da ut møteagendaen til komiteene?

  • Ja det var tanken, men da er agendaen også uten det som skal boldes/sensureres

• Konklusjon: Vil variere fra semester til semester. Må se på når vi HS setter møtetid til våren. Ta utgangspunkt til at saker blir sendt inn til HS 4 dager før møte, og at HS sender innkalling og møteagenda senest 2 dager før møte. Må bare prøve ut i praksis og se om det funker.

005 - Planlegging av arrangementer (10 min)

• Viktig for HSP at noen datoer er hellige, ellers kan dette gi negativt utfall for oss på et senere tidspunkt.
• Vet Arrkom har hatt sitt møte for våren
• Vet at Bedkom og Fagkom holder på med det nå
• K: Prokom er ikke arrangerende komitee, men vi lager mye ting til arrangerende komiteer. Skjer ofte at bestillinger kommer litt sent. Skulle gjerne vært litt mer med i prosessen så man kan få planlagt dette litt bedre.
• I: Bedkom og fagkom har de fleste tirsdager og torsdager iløpet av semesteret, og det gjør det vanskelig for arrkom å finne dager til større arrangementer.
  • Viktig at arrkom blir inkludert i planleggingsfasen.
  • Hadde foretrukket om dagene ble litt bedre fordelt.
• I: Bedkom føler at når det legges opp på Tirsdager og Torsdager så gis det litt mer forutsigbarhet. I Abakus har bedkom og fagkom mandag, onsdag og torsdag. Skjønner at dette er kjedelig, men forutsigbarheten er viktig så man kan få planlagt tidlig. Gjør det enklere for bookingrunden å sette det opp slik. Har heller ikke fått noen konkrete tilbakemeldinger om at dette har vært et problem tidligere.
  • Hvis vi ikke får nok påmeldinger må vi senke vederlag (pris for arrangementer). Viktig å forhindre dette ved å gjøre booking og noen av dagene “hellige”
• K: Arrkom er absolutt enige i det bedkom sier, men vi har feks i fjor fått tilbakemeldinger om at det har vært kjedelig med bare lørdagsarrangementer.
  • Neste semester kommer vi til å ha silent disco en dag etter en bedpress, og det vil mest sannsynlig påvirke påmeldingen.
  • Hvis dere kunne hatt mandag og onsdag, så kunne vi hatt fredag, så hadde det kanskje passet bedre for alle.
  • Ønsker litt bedre dialog der så hadde det vært fint
• Sp: Så mange på påmeldingen på quiz, hadde det vært mulig å ha både quiz og bedpres samme dag.
  • Det hadde vært dårlig stemning.
  • Går imot våre kontrakter, ikke mulig.
  • Det er også nedgangstider, så hver gang en bedrift ikke føler de får så mye ut av arrangementet vil dette kunne føre til at de kanskje ikke ønsker arrangement de neste semesterene.
  • Blir veldig lite populært om budsjettet går nedover, og det vil da også gå utover arrkom. Derfor er det veldig viktig at bedriftsarrangementer har høy prioritet i kalenderen.
  • Selvom påmeldingen ser full ut kan bedriften fortsatt være lite fornøyd med f.eks. andelen førsteklassinger som har meldt seg på etter den utsatte fristen osv.
  • Arrkom ønsker ikke å endre masse på hvordan dagene fungerer for fagkom og bedkom, men hvis vi f.eks. en uke i ny og ne kunne ha arrangert på en fredag, så hadde det gjort veldig mye for arrkom.
  • Det å få til et bedre møte med alle arrangerende komiteer tror vi er lurt.
• I: OIL hadde også fått mye verdi ut av et sånt møte/planlegging. Pleier å ta “hulrommene” i kalenderen
  • Har følt at vi har hatt ganske små arrangementer
  • Ønsker større samarbeid på tvers av komiteer.
  • Har hatt løpeuka sammen med trikom og backlog, men følte at det blir litt krunglete.
  • Har hatt litt kræsj med andre arrangementer tidligere.
  • Føler at vi også kunne hatt nytte av å være med på et møte om fordelingen av dagene.
  • OIL ønsker ikke tråkke på noen, føler de har vært litt bakpå.
• Sp: Er det for sent å ha et sånn planleggingsmøte nå?
  • Ikke i det hele tatt for OIL
• I: Kunne det kanskje vært lurt om bedkom og fagkom vanligvis tok tirsdag og torsdag, også en gang i blant ha mandag og onsdag sånn at det åpner opp for andre?
• I: Synes det var veldig fint med det møte vi hadde i vår. Da hadde arrkom lagt frem kategorier som “her kan dere ha” og “her kan dere ha, men prøv å unngå”.
  • Arrkom, OIL, Trikom, FeminIT skal også ha plass i kalenderen.
  • Hadde vært produktivt å ha arrangementsmøte.
  • K: Tror hovedgrunnen til at det ikke ble invitert inn til et slikt møte i år var fordi at det kanskje ikke funket helt optimalt i fjor. Ble litt mer til at de som arrangerte lavterskel arrangementer spurte om de kunne ha et arrangement her og et arrangement der, noe som ble ganske ineffektivt for f.eks. Bedkom.
  • K: Ikke nødvendigvis bedkom som må kalle inn til det, det kan også vi i HS gjøre.
• I: Et sånt møte kan sikkert være til fordel for veldig mange, men det må være utrolig tidlig. Jo tidligere jo mer kan man planlegge.
• Sp: Er det grense på hvor mange arrangementer man kan ha ila. en uke?
  • Vi har ikke et spesifikt tall, men føler dette er noe vi kan snakke om. Online-kalenderen er stappfull. Dette kan ha ringvirkninger på påmeldingen på arrangementer - folk kan bli “mette” av oss. Fellesmøte for arrangerende komiteer kunne derfor vært med på å kontrollere antall arrangement.
• K: HSP har førstevalg på datoer, de velger i hvert fall en dato i september på høstsemesteret. Det kan derfor være vanskelig å planlegge rundt datoer i september.
• Konklusjon: De aller fleste synes det kunne vært greit med et fellesmøte for arrangerende komiteer spesielt. For at det skal ha stor påvirkningskraft må det være veldig tidlig. Der kan arrangerende komiteer bli enige om at kanskje bedkom og fagkom f.eks. to uker i semesteret kan vurdere å ta mandag og onsdag slik at arrkom kan få fredag.
• Kan være lurt å kalle inn de komiteene som enda ikke har planlagt neste semester enda (f.eks. OIL, FeminIT og Trikom)

006 - Eventuelt

• Bedkom jobber med å utarbeide HSA. Spurte alle ledere om de hadde noen tanker når de begynte prosessen. Merket at kanskje mange ikke hadde overblikk over hva de var pliktet til å gjøre eller hva de kan få ut av avtalen.
  • Vi kommer til å skrive et skriv av hva alle komiteene kan få ut av en slik avtale.
  • Tror også det kan være lurt at det blir tatt opp på et møte, veldig sånn konkret som går igjennom punktene i avtalen.
  • Har fått spørsmål fra HSP om hvorfor de f.eks. ikke ble invitert på komité-seminar.
  • Vi har kanskje ikke vært så gode på å sikre at andre har kunnet hente opp punktene i avtalen.
  • K: Veldig enig i det du sier. Mange har kanskje følt på at det er litt hemmelig, så veldig bra at dere ønsker å gjøre det mer åpent for komiteer.
• Organisasjonsstruktur gruppa har mange meninger, så gjerne send melding til Hanna hvis noen har spørsmål eller tilbakemeldinger.
• Mange førsteklassinger som føler at de har blitt veldig bra tatt opp i Online. Klapp på skuldra til alle at arrangementer osv. har blitt godt gjennomført👏.
  • K: Veldig enig, virker som at alle førsteklassingene har et godt miljø og at de er en stor gruppe. Har snakket mye om å bedre klassestilhørigheten for å hindre at folk faller av. Viktig at vi gjør vårt for å bevare at de har et godt samhold.
  • K: Vi i HS har allerede startet å se på dette, en førsteklasse-taskforce lignende greie!
• Hvor ofte tenker dere at vi skal ha et slikt stormøte?
  • Leder blir byttet ut midt i vårsemesteret, én gang i vårsemesteret blir litt weird.
  • 2 til 3 i semesteret? Da rekker man før og etter genfors.
  • K: To i semesteret er Creme De La Creme
  • K: Veldig greit med et tidligere på semesteret.
  • Kan prøve å kalle inn en gang før genfors og en gang etter genfors

007 - Diggepunkt!

• Det digges, glad gjeng😌

008 - Møteevaluering

• Ha dette litt tidligere i semesteret? Kanskje dette var litt sent i eksamensperioden.
  • Dette er vi helt enig i!