Stormøte

Møtetidspunkt: 14:15 - 16:00

Sted: R73

Referering:

1. ref: Erik
2. ref: B-rage

Servering: Frederik

Tilstede: Lara (SM), Frederik (Leder), Brage (Nestleder), Erik (SM), Jacob (Økans), Sander(Debug), Ida (SM), Tobias (Prokom), Jennica (Feminit), Mari (Bankom), Jo(Dotkom), Bengt (Oil), Ådne (Backlog), Scott (Ekskom), Ola (Arrkom), Fredrik (Appkom), Ola (Fagkom), Iver (Trikom), Theodor (Bedkom), Amund (Velkom)

Ikke tilstede: Ingen

Straffer: Øl Amund (forsentkomming)

Innsjekk

[hvordan har du det?] Gjengen har det bra :)

Velkommen

019 - Godkjenning av innkalling, servering og referat

Innkalling - Godkjent Agenda - Godkjent Referat - Godkjent Servering - Godkjent

020 - Dilemmarunde (5 min)

021 - Statusrunde (20 min)

Appkom:

• Ferdig med opptakssiden
• Har onboarding med nye der de har prøveprosjekter der de skal lage drikkeleker og sånt i trygge omstendigheter
• Infoskjerm har blitt oppdatert
• Skal videre bare fikse eksisterende bugs med opptakssiden

Arrkom:

• Styrt med opptak
• Mye immballgreier
• Blir workshop de neste dagene for å ha ordentlig onboarding med de
• Planlegger de neste arrangementene som kommer

Backlog:

• Har ikke hatt opptak
• Sendt ut nye retningslinjer for interessegrupper. Laget standardisert form.
• Vært veldig mange søknader til interessegrupper også
• 1. Klasse vors på fredag, mange som meldte seg av.
• Har kickoff på fredag. Skulle gjerne hatt litt flere poster men er en del komiteer som ikke har svart enda.
• Har litt problemer med å fortsette med orgstruktur siden det ikke har vært engasjement

Bankom:

• Tre møter hittil
• Har revidert og regnskapsførst våren
• Forbereder oss på … hørte ikke
• Se på budsjett for neste år

Fagkom:

• Har tatt opp nye medlemmer og har begynt på onboardingen av de
• Passer på at de nye er med på kurs framover

Bedkom:

• Har også tatt opp nye, skal ha onboarding med de neste uke.
• Begynner med bookingrunden om et par uker
• Har arrangementer som kommer, ikke så mye sommerferie… :(

Debug:

• Sliter med å finne møtetidspunkt
• Tenkt å sende ut infomail når de som har blitt tatt opp i komité kommer seg på mail og sånn
• Vil ta opp 1-2 nye medlemmer siden vi bare er 4

Dotkom:

• Har jobbet en del på nye nettsiden
• Laget ny wiki
• Har tatt opp nye og skal starte med onboarding av de nå

Ekskom:

• Går greit, fått kontakt med NTNU
• fått utnevnt ekskursjonskontaktperson
• Sitter og ser på dugnader og steder å samle inn penger

FeminIT

• Går bra mes oss også. Har hatt opptak og tatt opp mange nye.
• Planlagt 1. og 4. klasse middag

Fondet

• Har ikke skjedd så mye.
• Økt med 7%

Online IL:

• Går bra, mye opptakgreier
• Badminton i går var dritgøy.
• Kaster de nye ut i arrangementer
• Planlegger å ha workshop for å planlegge resten av arrangementene dette semesteret

Prokom:

• Ga ut årbok, offline og newbie
• Har mistet 8 medlemmer og tatt opp 9
• Begynt med onboarding av de nye
• Fått ny redaktør
• Smått begynt med neste utgave av offline

Trikom:

• Har tatt opp nye og hatt første møte med de.
• Setter opp workshop for høstens arrangementer
• Var på innkjøpsrunde til kiosken i dag (DET JAZZZZZES)
• S: Når blir kiosken åpnet?
  • SV: Må ha et lite møte først

Velkom

• Fadderukene gitt veldig bra
• Et par småting vi har sett på som kunne ha gått bedre, men det er bare pirk
• Bra samarbeid med komiteer for å få gjennomført fadderuke
• Skriver erfaringsskriv

Økonomiansvarlig:

• Revidert og ferdigstilt vårbudsjett
• Høstbudsjettet har blitt sett på og det blir ikke noe kutt

Nestleder:

• Skjedd mye
• Kompilering
• Booket rom for møter, send melding så fikser jeg
• Mye mail

Leder:

• Mye av alt
• Mye mails gjennom sommeren
• Har vært mye greier med fordelingsmøte og opptak og sånt
• Alle dere har vært flinke til å få linjeforeningen til å gå rundt

022 - Hyppighet av stormøter

[Hvor ofte ønsker vi å ha stormøter? Synes vi det holder med 2 i semesteret eller skulle vi gjerne hatt flere?]

• I: Synes 2 har vært bra
• I: For å sammenligne, så har abakus det hver uke
• I: Har et punkt på kommans som gjelder dette
• I: Tenker minst to, ikke færre. Nice for å møtes og kunne ta opp ting man har tenkt på
  • K: Vi har leder-slacken hvor man kan løse en del problemer som du nevner
• S: Hvorfor har vi stormøter?
  • SV:
• I: Jeg synes statusrunder i seg selv er veldig nyttig selv om man ikke skulle ha saker, gir innsikt i andre komiteer
• I: Synes det er litt vanskelig å huske hva som har skjedd siden sist, så er nice at man har det litt oftere.
• I: Ber om å slå sammen disse sakene. Forrige semesters stormøte snakket vi om å bruke mail istedenfor å gå gjennom kommans. Vil helst se rollen avviklet og at alt går gjennom leder.
• I: Da strukturen gikk gjennom, sto det i vedtektene at alle komiteer måtte ha kommans i interne retningslinjer. Kan fjerne dette, så kan man definere internt dersom man ønsker det.
• I: Hva tenker man om forslaget om å kjøre hyppigere møter, er dere som kommer til å møte.
• K: Føler det kunne ha blitt litt mye. Har allerede mye i kalenderen.
• K: Mye av det samme i som blir gått gjennom i statusrundene.
• I: Har vært litt vanskelig å vite hvor man skal kommunisere med andre komiteer. Stormøte kan skape en arena for å kunne ta opp saker og få en rask løsning.
• I: Vi i appkom hadde iallfall veldig bruk for forrige stormøte.
• I: Har vært kommunikasjonsansvarlig for bedkom, har vært ganske nice, men har vært vanskelig å vite hvem som var kommans i andre komiteer.
• I: Føler stormøte er for saker på tvers av flere komiteer. Trenger ikke et stormøte for å ta opp en sak med fagkom.
• I: Synes det er et problem at man ikke har innsikt i hva andre komiteer driver med. Tror mer kommunikasjon på tvers hadde vært lurt. Vi i dotkom får ikke info før ting brekker.
• K: Trenger alle komiteer dette?
• I: Når man har hatt mangel på kommunikasjon på tvers av komiteer, er det potensielt mange problemer som ikke blir tatt opp med mindre de er kritiske.
• I: Føler mange komiteer fort blir litt trangsynte av at man ikke har kommunikasjon på tvers av komiteer. Måtte sette opp et team i dotkom for en sak som lett kunne vært løst hvis vi hadde hyppigere møter.
• I: Et eksempel, når det er beskjeder så er det aldri godt å vite om ting faktisk deltar eller ikke. Sånne ting hadde vært veldig lett å ta opp på et stormøte.
• K: Føler mye av statusrunder blir tatt i A4 “yappesesjoner”, tror det er fint at det blir luftet med alle istedenfor uoffisielle kaffeprater.
• K: Er egt litt enig i hyppigere stormøter for å ha muligheten til å lufte tanker her og der.
• I: Hva synes folk om stormøte hver tredje uke? Da blir det litt hyppigere, mer lowkey så blir det lettere å ta opp ting.
• S: Føler folk at det er en grunn til å ha vedtektsfestet kommunikasjonsansvarligrolle hvis vi kjører hyppigere stormøter?
  • Sv: Passer bedre som en intern rolle som man kan definere hvis man føler behov for det.
• I: Hva med at de som ønsker kommunikasjonsansvarligrollen kan joine en kommanskanal på lederslacken?
  • K: Blir litt overkill, mye som tas opp i den, som er lederting og ikke kommansting.
• I: Kan vi innføre en standard om å reagere på meldinger på slacken?
  • K: Det jazzes

Konklusjon: Vi prøver stormøter hver tredje uke. Tar opp kommunikasjonsansvarligrollen på genfors. Innfører også at man må reagere på slack meldinger når man har sett de.

023 - Kommunikasjonsansvarligrolle - Merga med diskusjonen over

[Hva synes vi om rollen kommunikasjonsansvarlig?]

024 - Eventuelt

• På opptakssiden så er det mulig å se antall søkere per komité men uten at man kan se navn. Spørsmålet er hva vi skal gjøre med dette tallet. Skal kun ledere kunne se tallet? Skal alle i komiteen kunne se tallet?

  • I: Hadde vært veldig nice med statistikk men kanskje kun bare for leder? (Det jazzes)
  • K: Synes heller HS kan ha et excelark, så kan vi slette all dataen
  • K: Kan heller integrere det på nettsiden.
  • I: Synes ikke HS skal ha tallene, fordi alle ledere kommer til å be om det rundt opptakstider hvert år.
  • K: Bryr meg ikke om hvordan det lagres, men synes at søknadene i seg selv burde slettes, heller kun ha et tall
  • K: Vi er i prosessen med å anonymisere

• Tidspunkt for opptak. Hva tenker folk med å ha det etter immball?

  • I: Backlog har et prosjekt som heter 1.commit som skal sørge for bedre klassetilhørlighet. Der ønsker vi et skikkelig vors før immball for alle førsteklassinger. Var ganske bra stemning rundt det men så forsvant mange av påmeldingene siden folk kom inn i komiteer.
  • K:
  • K: Med tanker på søkertall så er det viktig å ikke bytte på opptaket.
  • I: Åpne vors har en veldig rar dynamikk der de fleste tilhører en spesifikk komité, men noen ikke er det
  • I: Det krasjer også veldig med ITEX. Er vanskelig å fullføre intervjurunden når så mange er borte på ITEX.
  • I: Kan kjøre opptak samtidig, men det skjer så mye annet på det tidspunktet at å miste immballvors ikke er så farlig.
  • I: En mulighet er å flytte immball en uke, da har man mulighet til å ha komitévors utenom dette.
  • K: Tradisjon for å ha det på starten av semesteret
  • I: Radikal idé: Flytte intervjutider én uke, så har man samme frist, men man får vite at man er tatt opp etter immball
  • I: Å flytte opptak risikerer at vi mister folk, særlig til tekniske verv
  • S: Alle oss er i komiteer, men har vi egentlig hørt noe med folk som ikke er i komiteer?
  • K: Jeg var selv ikke med i komite første semesteret og jeg følte det gikk veldig fint å bli med på “trikom”-vors
  • Løsningsforslag: Kunne det ha vært en mulighet for at faddergruppen har ansvar for å hoste vors også kjører man ikke komitevors.
  • K: Var på samme vors på immball som det du var (Erik og Frederik). Hadde vors året etter med faddergruppa og det fungerte bra, så støtter forslaget. Hvis man ikke har egne komitévors ville disse vorsene også hatt bedre oppmøte
  • K: Uenig i forslag om å booke lokale, mye koseligere med litt lowkey hjemmevors.
  • K: Kan kombinere faddergrupper for faddervors før immball. Lettere for folk uten så mange bekjente å møte opp på et faddervors enn det er å møte opp på et fellesvors der man ikke kjenner noen
  • K: Det kommer til å bli veldig mye jobb for faddere.
  • K: Kan kombinere faddervors.
  • I: Går veldig i ring. Ikke mulig å flytte opptak, ikke mulig å flytte immball, vanskelig å fjerne komitévors. Foreslår å aktivisere faddere i prossessen
  • K: Er ikke så vanskelig å bare ikke invitere de nye på immballvors.
  • K: Nye vet ikke hva som er greia, så hvis man ikke har komitévors, så møter de opp andre steder. Er litt inngripende da.
  • I: Som et nytt komitémedlem får man med seg at resten hadde vors uten dem. Vi som arrangerer immball liker å ha med de nye i prosessen, men hvis dette er en bedre løsning for alle, så burde man bare gjøre det.
  • K: Førsteklassinger er veldig usikre, de er helt nye på studiet. Hvis de ser at resten av komiteen er på et vors, så trekker de fort feil konnklusjoner
  • K: Er bare å informere om det på forhånd, er også komitékickoff.
  • Saksopplysning: Er fellesvors for nye komitémedlemmer på kickoffen, ikke komitévors.
  • K: Er det felles for alle førsteklassinger, så skjønner de greia
  • Løsningsforslag: Ikke invitere førsteklassinger til komitévors og forklare greia. Oppfordre faddere til å pushe fellesvors elns, eller hoste faddervors.
  • I: Litt sent å endre på årets kickoff, men kan tenke på komitevors til neste år.
  • K: Litt greit med fellesvors som det er nå, man møter komiteen senere uansett
  • Sp: Hva skjer med julebord?
  • Sv: Komitevors er innafor

• Angående opptak. Hørt fra flere førsteklassinger at de ikke har turt å søke arrkom pga. det er en skummel komité. Er ugreit.

  • I: Vi i velkom informerte om at man ikke skulle snakke ned andre komiteer.
  • Sp: Hvor utbredt er det
  • Sv: Har hørt fra minst 3, nok til at man må ta det opp
  • I: Viktig å slå ned på det hvis man hører ting fra andre.

• Tok opp komitéstørrelser i vår, hvordan gikk det med det?

  • I: Backlog begynte å se på, men flere i orgstruktur er borte.
  • I: Var mer for å gjøre komiteene selv bevisste på det, så får de selv ta vurderinger på det
  • I: Har ikke blitt noe drastisk endring, opp til backlog om de vil se på det

025 - Diggepunkt!

Folk digger ting

026 - Møteevaluering

• Bra møtetegn
• Nice at folk tar opp ting som de ikke var forberedt på å ta opp

Møte hevet 15:43