Nibble i chokehold, genfors prep

HS-møte 22.01.2024

Innsjekk

[Hvordan har dere det?]

• DT kl 22:30 ikke optimalt✅

Godkjenning av innkalling, servering og referat fra forrige uke

[Kom innkallingen tidsnok? Er serveringen her, og er den godkjent? Er referatet fra forrige uke godkjent?]

• Innkalling godkjent
• Servering godkjent
• Referat godkjent

Nibble i minus (15 min)

[Kiosken gikk i minus i 2023, det må gjøres noe med asap. Det er snakk om å stenge kiosken, men vi må diskutere muligheter. Jeg har gitt beskjed til trikom at de ikke skal handle noe enda før vi har landet på hva vi skal gjøre med saken]

• Litt avansert å holge følge med på økonomisk. Avhengig av å kunne få “solgt” ut kiosken før man finner ut hvordan man ligger an. Dette skjer ofte i sommer og vinter.
• I: Har vært minimalt med svinn registrert. Mer sannsynlig at det er tyveri.
  • Saksopplysning: Fryseren er full.
  • K: Det går ut i Mai-Juni, så god tid på å selge
• Sp: Blir skjemaet på drive oppdatert når det blir svinn?
  • Sv: Ja. Har erfart at før hver innkjøpsrunde så er det veldig tomt i kiosken.
• I: Snakket innad. Problemet kan være den nye ordningen. Kan være komplikasjoner med vipps og folk kan stjele med uhell. Folk må inn to ganger inn i vipps før det blir kjøpt. Kanskje en sammenheng.
• I: Har vært et problem før tidepay i kiosken også.
• K: Vipps har vært nede noen ganger også. Folk kan tenke at de vippser senere og kan glemme det.
  • Sv: Da burde man bli bedre på å stenge kiosken for å forhindre tyveri.
    • K: Kan kun huske en gang det har vært nede, tv-aksjonen, da stengte vi kiosken.
• I: Systemet er mye mer basert på tillit nå enn før når man hørte den pipelyden hver gang noe ble kjøpt.
• I: Tror i realiteten er at vi ikke kommer til å gå tilbake til sånn det var før. Vi burde diskutere hvordan vi i den eksisterende løsningen kan forbedre.
  • K: Kan være lurt å høre med Abakus og Tihlde, de bruker også Tidepay.
• I: Ligger en nøkkel på kontoret som alle kan bruke for å komme seg inn i boden og bare “forsyne” seg. Kan være en idé å begrense hvem som har adgang til f.eks. kun Trikom og HS.
• I: Trikom hadde kontorvakt tidligere, kunne man hatt en overgangsperiode der folk viser kvittering slik at folk blir skjønt med systemet?
• I: Har også kommet et helt nytt kull, var veldig lite svinn i Vår. Vipps-systemet burde ihvertfall forklares til alle nye.
• I: Til nå har vel alle kunne restocke kiosken ved å bare bruke det universal-kortet. Er det noe styring over hva som er i boden og hva som er i kiosken?
  • K: Vanskelig å holde oversikt over varelager siden alle bare kan gå inn og hente ut.
  • K: Ikke noe system på varetelling i det hele tatt.
• I: Kan være en ide å ha telling på “større” uttak, slik at det blir lettere å oppdage dersom noen tar ut hele brett osv.
• I: Hva tenker trikom om å ha en bedre oversikt over kiosken, typ sitte på kontoret eller føre det som blir tatt ut?
  • K: Er det kun trikom som har tilgang til boden blir det lettere å holde varetelling.
  • K: Kontorvakt kan bli vanskelig hvis det kun ligger på trikom. Henge det sammen med vaskelista?
• I: Forslag å selge ut alt vi har i boden eller ta varetelling og “starte på nytt” også begynne å føre derfra?
• Sp: Er det en måte å gjøre tidepay raskere/enklere?
  • Sv: Økans holdt på med det systemet der, kan spørre hen men vet ikke om det er en måte å gjøre det raskere på?
• I: Tror ikke det er en generalforsamlingssak. Kan presentere potensielle løsninger på genfors.
• I: Det var en prokom-plakat der før, men det kom en case hvor QR-koden ble brukt så mye at den ikke kunne brukes lenger
  • Saksopplysning: Er besilt ny plakat men den forsvant. Skal etterspørre ny.
• I: Føler vi burde enten diskutere om dette skal opp til genfors eller ikke. Føler dette er to diskusjoner: “Skal vi ta det opp i generalforsamlingen” og “skal vi holde det stengt”.
  • K: Fint å ha det på genralforsamlingen. Kan ta det opp forran alle og forklare at kiosken er i fare om å bli stengt.
  • K: Hvis formålet er å ta det opp bare for å skremme blir det også litt dumt
• I: Helt håpløst å gå så mye i svinn. Helt reelt mulighet å stenge kiosken.
  • K: Mulig å redusere omfanget til kiosken? F.eks. kutte ned innkjøp med halvparten og at vi da går “kun” halvparten i minus. På den måten kan vi sjekke om nye løsninger fungerer uten å blø.
• I: Føler at hvis vi stenger kiosken mister kontoret en stor del av “identiteten” sin.
• I: På genfors burde vi komme med et ganske strengt forslag.
• I: Tenker at vi uansett holder den stengt til generalforsamlingen. Hvis vi skal åpne må det være en overgangsperiode hvor det er veldig strengt.
  • K: Også strengt igjen etter sommeren når folk kommer tilbake.
• I: Noen burde legge fram den “strenge” delen og noen burde legge fram “håpet” på genfors. Alle burde kunne være inneforstått med det som blir presentert i begge uansett.
• I: Tenker vi burde ha oversikt over hvor stor verdi vi har i kiosken til enhver tid og Oversikt over hvilke varer vi har og hvilke varer som blir solgt mye av osv.
• Sp: Føres alt bare i excel nå?
  • Sv: Ikke egentlig. Hadde en seriøs samtale med innkjøpsansvarlig før julen for at økans i trikom skal kunne ha sett inn i økonomien.
  • K: Regnskapsfører basically innkjøp vs total inntekt
• I: Forslag dette semesteret: mindre utvalg i kiosken, vanskelig med oversikt over datovarer
  • K: Knekkebrød f.eks. ikke mange som kjøper det. Kan prøve å kutte ned til bare å ha sjokolade og drikke osv.
• I: Kunne det vært et appkom/dotkom prosjekt å prøve å lage noe som gjør det lettere at trikom skal kunne ha styring med varer som er i boden og hva som er i kiosken?
  • K: Tror ikke vi trenger det, heller ha litt ryddigere innkjøp, kan ha konkrete tall hvis man fører hva man kjøper
  • K: Har hatt problem med Storcash før. Av og til har vi ikke fått varene vi skulle ha eller at ting er gått ut på dato.
  • K: Vi får kun en kvittering fra Storcash på hva som blir kjøpt.
  • K: Trikom har tre ulike kvitteringer separert på forskjellige poster.
• Konklusjon: Holde kiosken stengt til genfors. Ta med det vi har snakket med til Trikom og Bankom. Må holde en dialog fram mot genfors for å forme de nye løsningene. Kan presentere begge forslagene sammen på genfors.

Nytt budsjettforslag ft. Brinje (20 min)

[Vi har måttet kutte i budsjettet pga færre bedpresser en planlagt. Økans er fortsatt borte så Brinje kommer på besøk og legger frem]

• Nytt budsjettforslag godkjent ved akklamasjon.

TODO´s fra forrige møte ✅

Status fra styret (15 min)

[Her er det kun meningen at det skal være status for styret. Det er lov å stille oppklarende spørsmål, men andre spørsmål som kan lede til diskusjoner skal skrives ned og ta på eventuelt.]

Styremedlem:

• Skulle ha vært på møte med velkom, influensa tok overhånd
• Søknaden stengt. 15 søkere, ingen mastere.
• K: Taushetserklering kan være lurt for de å skrive under i år

Styremedlem:

• Sendt ut skjema ang. organisasjonsstrukturendring.
• Sendt mail til han i Tihlde angående sommerfesten, fikk svar i dag.

Styremedlem:

• Svart på medlemskapssøknader
• Sliter litt med hukommelsen i dag

💰 Økonomiansvarlig:

• Status gitt ved nytt budsjettforslag.

👩🏻‍🦰 Nestleder:

• Booket masse rom
• Planlagt stormøte, skal få sendt ut agenda
• K: Vi burde formidle til resten av online og komiteer at vi skal holde kiosken stengt.
• Ligger litt bakpå på mail.

👩🏾 Leder:

• Har hatt møte med Abakus og Tihlde + representant fra Online og andre repper fra Tihlde og Abakus.
  • På FIF møte i høst ble det lagt fram forslag ang sommerjobbsaken. Jobbsøknadsprosessen starter 15. August og slutter 1. Oktober. Vi mente at dette er sånn det fungerer i praksis nå, så vi ønsker å fjerne 1. Oktober men vi ble ikke enige da saken ikke ble lagt fram ordentlig. Dette skrev vi nå til neste møte.
• Snakket med organisasjonsstrukturgruppa om de har sendt mail til lederne også. Det hadde de ikke gjort enda. Kommer nok til å bli sendt ut etterhvert.
• Snakket så vidt med noen fra organisasjonsstrukturgruppa om det å se på det splitta valget.
• Styrt med Apple-greiene, håper det er good nå
• Svart ludøl-mailen
• Svart mail generelt
• Opprydding i innbox
• Skal på linjeledermøte på onsdag.

Mailpunkt (5 min)

[Før hvert møte skal det sjekkes om det ligger noen ubesvarte mails i innboksen, ansvar for å besvare ubesvarte mail blir fordelt på møtet]

• Glemt å svare prokom om godkjente retningslinjer👀
  • Den må vi godkjenne!
  • Godkjent ved akklamasjon.
• NTNU karriere, videresende til backlog

Tilbakemeldinger Organisasjonsstrukturgruppa (10 min)

[Organisasjonsstrukturgruppa ønsker at vi skal svare på noen spørsmål om hvordan vi synes det har gått til nå.]

• Videresender svarene fra formsen til org.strukturgruppa

Generalforsamlingen V2024 (10 min)

[Det nærmer seg faktisk genfors V2024 (26.feb), og i følge vedtektene skal innkalling til generalforsamling sendes ut senest 4 uker før (26.jan). Så jeg tenker vi kan starte planleggingen! Og sette en dato for genfors workshop!]

• Prokom litt gira på å lage video for Genfors.
• Tiktok eller instagram!
• Sende inn plakatbestilling til Prokom, kan gjøres så fort OW-arrangement er opprettet.
• Workshop neste uke, lager when2meet på dette.
• Lager side på wiki for genfors
• Lager arrangement på OW for genVORS og genfors
• Ta kontakt med organisasjonskollegiet for ordstyrer.
• Oppdatere i genfors-slack kanalen og trello når ting blir gjort
• Ta kontakt med Valgkom

Eventuelt

[Saker som har oppstått i løpet av møtet eller kort tid før møtet]

• Sommerfest med Tihlde tidlig i juni?
  • Alt for tidlig, ønsker heller i Juli.
• FeminIT spurte om vi kunne ha fler skuffer på kontoret, så datt det litt ut i sanden, så det kan vi ta opp igjen.
• Debug spurte om “den gode samtalen”-kurs. Tror alle tillitsvalgte og ledere skal igjennom dette kurset. Følge opp dette. Fasiliteres av backlog(?).
• Vi bruker veldig mye av HS general og HS random om hverandre. Burde bruke HS general mer enn vi gjør og putte faktiske randome ting i HS random.
• Medarbeidersamtaler. Tenkte å få det til ila. de neste ukene

Refleksjonspunkt

• Når pleier man å ta opp jubkom?
  • Våren året før jubileum.

Diggepunkt

[Alle må digge noe]

Møteevaluering

[Ris/ros til hvordan møtet har gått]