Stormøte

Møtetidspunkt: 14:15 - 16:00

Sted: R90

Referering:

1. ref: Brage
2. ref: Erik David

Servering: Frederik

Tilstede: Ådne - Backlog Bengt - OIL Iver - Trikom Fredrik - Appkom Jo - Dotkom Scott - Ekskom Erik David - HS Brage - HS Frederik - HS Ida - HS Jacob - HS Lara - HS Tobias - Prokom Sander Ekanger - Debug Christina - FeminIT Mari Gjul - Fagkom Mari Jin - Bankom Amund - Velkom Theo - Bedkom

Ikke tilstede:

Arrkom

Straffer:

Innsjekk

[hvordan har du det?]

Velkommen

010 - Godkjenning av innkalling, servering og referat

Innkalling - Godkjent Agenda - Godkjent Referat - Godkjent Servering - Godkjent

011 - Statusrunde (20 min)

Appkom:

• Har kommet ganske langt på de fleste prosjektene.
  • Snart i mål på autobank siden dotkom har gitt fra seg litt ansvar her
• Gjort noen oppdateringer på appen, kommer snart på android
• Snart ferdig med opptakssiden. Mye testing.
• Ventet på fondsnøkler for fondsiden.

Arrkom:

• Ikke tilstede
• Vinstraff

Backlog:

• Hadde opptak etter forrige møte. Tatt opp en del flotte folk.
• Starte nye prosjekter som:
  • Førsteklassetaskforce, skal samarbeide mer med andre komiteer. Blir fra neste semester så jobber nå
  • Kollokviegrupper, vet ikke hvordan det blir nå som abakus har inkludert oss
  • Buddyordningen fra HS er i gang
  • Forbedrer interessegrupper. Blir mer info fra høsten av.
• Komiteseminar

Bankom:

• Ganske rolig i bankom for tiden.
• Revidert januar og februar
• Tatt inn tre nye. En del erfaringsoverføring.

Bedkom:

• Ferdig med alle bedriftsarrangementer
• Sosialt med bekk om ikke lenge. Bra påmelding, de er fornøyde.
• Jobber med bookingrunden, ikke helt ferdig, men kommer seg
• Skal ha FeminIT arr med bekk i høst
• Blir kanskje et til med annen bedrift

Debug:

• Var med på perling med trikom på kontoret under en psykt vanlig uke.

Dotkom:

• Gjort ferdig de nye vinstraffsidene
• Lagd utkast til ny forside og lagd et arrangement system på den nye nettsiden.
  • Håper på å ha noe ute før jul
• Sett litt på intern struktur

Ekskom:

• Nettopp tatt opp nye medlemmer.
• Har fått avklart roller innad i komiteen
• Sliter litt med å planlegge turen så tidlig, siden vi ikke har kontakt med NTNU som ikke blir utnevnt før 29 april.
  • Satser på turbo med en gang det er good for påmelding

Fagkom:

• Arrangert bedriftskursene vi skulle
• Har arrangert tech talks og lightningtalks
• Har eksamensforelesning og poledance-kurs igjen
• Har deltatt på FIF møte nå i helgen
• Blir ikke samarbeidskurs med Abakus neste år
• Holder på med bookingrunden
• Generelt litt dårlig påmelding gjennom hele semesteret, men det føler flere på.

FeminIT

• Akkurat nå, rolig
• Mange fine arrangementer siden sist
• Har en eksamenslesing igjen
• Vil få til en step-time, snakker med sit
• Har vært ganske bra påmelding på alle arrangementene, og bra tilbakemeldinger på feks lunsj.

Fondet

• Sett på fondssparing
• Har overført penger fra genfors
• Har fått logge inn på nordnet og fiksa brønnøysundsreg

Online IL:

• Hatt mange bra arrangementer
• Har volleyball på lørdag og ønsker å prøve en til hvis det blir fint vær i eksamensperioden.

Prokom:

• Tiktoken ruller
• Har gitt ut en utgave av offline og det kommer en ny i morgen.
  • Møt opp på kontoret kl 12!!
• Er ganske godt i gang med årboken. Forsiden er ferdig og redigerer litt bilder. Tipper den kommer i starten av mai.
• Laget en del plakater

Trikom:

• Har arrangert lavterskel arrangementer, lunsj lounge, vors og valentines
• Har åpna kiosken igjen forrige uke. Har fått innført det vi så på genfors som varetellingsoversikt og plakater fra prokom.
• Måtte stryke vaffelsteking fordi støtte kom for sent.
• Har startet et samarbeid med appkom og dotkom om nytt system for betaling i kiosken. Inkluderte tihlde for å høre med de hvordan de gjør det. Har landa på iZettle.
• Hadde en vaskeworkshop der hele kontoret, boden og kaffehjørnet ble vaska helt opp og ned.
• Oppvaskmaskinen i kaffekroken kommer til å bli bytta ut av noen. Vi skal si ifra til kontakten i IDI/IE når dette er gjort.

Velkom

• Vi har kommet godt i gang med arbeidet og begynner å nærme oss å bli ferdige.
• Ting går på skinner.

Økonomiansvarlig:

• Har nå sendt inn første MVA melding
• I gang med å budsjettere idi-potten som har blitt halvert siden i fjor

Nestleder:

• Mails
• Komme seg inn i systemene
• Mye administrasjon
• Søkt tilganger til a4-boden for trikom + hs, burde kanskje søke velkom også
• Mekka tilganger til it-boden
• Møte med idi
  • Drastisk redusert masterplasser 250 -> 38 grunnet oppussing

Leder:

• Mye å sette seg inn i
• Møter og tjåhei å delta på
• Admin-ting

012 - Prikkregler (10 min)

[Bakgrunn: På møtet/workshoppen som var forrige tirsdag har vi formulert noen nye ideer om prikkreglene og hva som skal skje framover, her er det vi kom fram til]

• https://old.online.ntnu.no/wiki/komiteer/nyeprikkregler/
• Frederik presenterer utkastet til prikkregler

013 - Størrelse på komiteer (15 min)

[Se litt på størrelse i på komiteer. Det virker som at det er en trend at man tar opp flere og flere komitémedlemmer, hva kan være konsekvensene av dette? Er det noe man burde sette en grense på eller holder det med bevisstgjøring?]

• Har vært en diskusjon om at komiteer tar opp for mange uten å tenke over potensielle konsekvenser av dette. Kan nok ikke sette noen spesifikk grense, men er noe man er nødt til å tenke over
• Færre som ikke er i komité som kan skape et større skulle mellom ikke-komitémedlemmer og komitémedlemmer
• Vært i kontakt med backlog og orgstrukturgruppa vil ta dette videre. Blir samtaler med blant annet lederne i komiteer for å komme frem til realistiske resultater og forventninger.
• Viktig at alle lederne tenker og reflekterer rundt hvor mange medlemmer man trenger.
• S: Har dere tall på antall komitémedlemmer tidligere vs. nå?
  • Nei, ikke on the spot
• S: Blir det spesifikt per komite?
  • Blir nok mest sannsynlig per komite ja. Fortsatt usikker på hvordan det skal gjøres.
• S: Hvis det kommer estimat/grense, blir det hs-sak eller genfors
  • Hvis det blir vedtekt eller genfors-sak så blir det genfors
• I: Bare for å fylle på litt (v/Ådne). Inviterte Lara på møtet til backlog på fredag. Ønsket at HS skal delta aktivt med orgstrukturgruppa. Så vidt jeg har forstått det så vil man ta opp flere komitemedlemmer også og lage en spesialisert gruppe som vil se på dette. Usikker enda hva man kommer frem til. Prosjektansvarlig i org-strukturgruppa er ferdig på studiet nå så må finne en ny en.
• I: Hvis det er et ønske om at komiteledere skal gå litt innad i komiteen og se og reflektere på hvor mange man trenger, så er nok ikke det noe vi er ferdig med før høsten.
• I: Kan ha møte med ledere og orgstrukturgruppa hvis man får tid.

014 - Slack pro til komitéslackene (15 min)

[I dag har vi ikke mulighet til å bla tilbake til diskusjoner mer enn 90 dager gamle - mister mye viktige samtaler. Ville gitt muligheten til å kommunisere mer effektivt med eksterne gjennom samarbeidskanaler. Slack er hovedkommunikasjonskanal for alle komiteene og har stor verdi for linjeforeningen. Det hadde i dag (med edu discount) kostet 1.0875$ (ca. 143 kr) årlig per komitémedlem å betale for slack pro. Skjønner at dette kan være vanskelig i dag pga. nedgangstider, men syntes det er en diskusjon vi burde ha]

• I: Vil bare si at vi er veldig enige. Har vært veldig deilig å kommunisere mellom dotkom og appkom.
  • K: Den billige varianten er å lage ekstra workspaces, men blir fort uoversiktlig med mange sånne
• I: Eneste er jo pengene da. Vi har veldig dårlig råd nå. Hvor skal dette isåfall komme fra?
  • K: Vet ikke hvor man skal ta penger fra, men tror det er noe man burde tenke på til senere.
• I: Nesten 40k for å kunne betale for alle aktive komitémedlemmer
  • K: Det kan reelt sett bli litt billigere
• S: Trenger alle komiteer pro?
  • Vanskelig og dårlig gjort å skulle prioritere noen over andre.
• S: Har vi sett på muligheter for å få det gratis
  • Snakket med abakus, mange komiteer der klarte å få det fullstendig gratis, men det har blitt umulig de siste årene. B este vi klarer er 80% av, det er 143kr per medlem
  • Vi i fagkom har prøvd, men fikk ikke godkjent. Vi er veldig for dette, fordi det er veldig nyttig å finne tidligere diskusjoner
• S: Må hver eneste bruker ha slack pro for at det skal kunne brukes i workspacet?
  • Ja, hele workspace må ha det.
• I: Har ikke så mye å rutte med nå i nedgangstider. Er kanskje en ting å comboe dette med færre folk i komiteer hvis det går igjennom, og når nedgangstidene stopper.
• I: Veldig enig, noe å ta videre når man lager neste budsjett
• I: En mulighet er å starte med de komiteene som har mest bruk for det, og ta det videre derfra
  • K: Hvis noen skal få det mens andre ikke, så burde det kanskje gå litt utover de komiteene sitt budsjett.
  • K: Det blir noe vi ser på mot høsten når vi ser hvor mye vi har i inntekter.
• I: Vi skal se på budsjettet til høsten, kan se om man kan kutte noen poster for å få råd til det.

Konklusjon: Bankom tar det videre med økanser når de har neste budsjettmøte til høsten. HS blir inkludert.

015 - Saker fra linjeledermøte (15 min)

• Fått info om at man må søke om mat på rom (typisk undervisningsrom, auditorium osv.
  • Gjelder ikke linjeforeningskontor
  • S: Vi booker ikke rom, vi bare setter oss på et rom på A4. Burde vi da søke
    • Ja, etter reglene burde man det.
  • S: Søknaden om å booke rom er uavhengig av å søke om å booke rom?
    • Ja.
  • S: Skjønner ikke forskjellen på om jeg spiser lunsj og dette
    • Trenger ikke å søke om lunsj. Er snakk om arrangementer og sånt.
  • Har prøvd å klage til NTNU på dette, men de står på sitt.
• Hvis man booker rom til etter kl 12 og alarmen går → den som har booka må tappe kort for at pipingen skal stoppe.
  • K: Realistisk sett er det meg (nestleder) som har booka. Veldig fint om jeg blir varslet når det er tanken å holde på lenger enn kl. 12
• Ikke ta dop på eksterne arrangementer

016 - Eventuelt

• Generelt på arrangmenter, veldig hyggelig om dere vil invitere Bekk på ting. Kanskje ikke hver gang, men de setter veldig pris på inv. De har sagt at det kanskje er litt vankskelig på inve seg selv til ting.
  • S: Er de inva til slipp av offline i morgen feks?
    • Tror ikke det, men det kan vi gjerne slenge ut.
  • K: Generelt trenger det kanskje å sendes ut inv litt før sånn at de evt kan sende opp folk fra Oslo.
  • I: Ta det gjerne med til høsten da :D
  • I: Veldig mulig å bare sende ut inv til Bekk i bekk-slacken.
• Nye bånd til komiteledere!
  • Skal fikse en hvit stripe inni slik at man kan skrive navnet sitt der. Da kan man se hvem som har hatt det før deg selv.
  • Har nå 3 og et halvt bånd, men vi jobber med å fikse til folk.
  • Alle må teste det vi har med for å se på størrelser.
• Vil se på kommunikasjonsansvarlig rollen. Lite som skjer i kanalen på slack, så blir som oftest et irriterende mellomledd. Synes det har vært litt overflødig
  • I: Syntes ideen er ganske bra mtp at man får med komiteen litt mer på kommunikasjon. Men det kan virke litt mindre oppmuntrende å ta kontakt med andre komiteer hvis man selv ikke er komans.
  • I: I bedkom har det funket bra, KA (kommunikasjonsansvarlig) oppdaterer med hva som skjer og får litt todos på å sende ting til andre komiteer. Vært avlastende for meg som leder
  • K: Det kan godt hende at denne rollen har blitt annerledes i komiteer som feks er arrangerede, men dotkom feks har ikke hatt like mye nytte.
  • I: Hvis dette er en rolle som er der for å avlaste leder og kontakte andre komiteer, så kan det være en idé å ha andre enn leder som kommunikasjonsansvarlig.
  • K: Det vi har drøfta litt i backlog er at leder må følge med på kommunikasjonen uansett, derfor var det det vi landa på.
  • K: Stiller meg bak ^ I prosjektbaserte komiteer kan det være mer naturlig for en person i spesifikt prosjekt, i stedet for å ta det gjennom KA.
  • K: For bedkom funker det fint sånn vi har det nå.
  • I: Det blir kanskje litt hissig å ha det pålagt alle komiteer at det skal være leder.
  • I: Tenker det er fint å ha det sånn som vi har det nå.
  • K: Bækker det
  • I: Syns det bare er uklart hva rollen innebærer
  • K: Snakket om det på stormøte i høst og vi kom frem til at man kan bruke de kommunikasjonskanalene man selv ønsker. Helt fint å sende gjennom mail. Dette er kanskje noe av grunnen til at folk tenker komans rollen er litt vag.
  • K: Hos oss i fagkom, så har vi det litt som i bedkom, men tror ikke hun leser hs-referat
  • K: Hos oss leser KA møtereferater fra HS
  • I: I høst godkjente vi retningslinjer, var mye forskjellig innad i forskjellige komiteer
  • Konklusjon: Fortsetter sånn det fungerer i dag. Backlog har allerede planer om å ta en titt på dette for fremtiden.
• Er det noen som vet hvordan techtalks planen videre blir?
  • I: Litt usikker på hva vi kom frem til egentlig. Tror det vi konkluderte med var at online budsjetterer en viss sum til ekskom, også tar online over ansvaret for å arrangere (og drive mailterror til bedrifter).
  • K: Husker at det ble snakket om, men usikker på hva vi kom frem til jeg også. Var snakk om kanskje noe stands greier, men da må det planlegges lenge før det har blitt planlagt nå. Online skulle ta over arrangeringen og overskuddet utenfor den budsjetterte ekskomsummen går til linjeforeningen.
  • K: Det er fint for oss (fagkom) å få vite også. Skal det bli tatt opp på genfors.
  • I: Intensjonsavtalen med ekskom må revideres, og innen det blir gjort så må vi se på hvordan reformen av techtalks skal være. Tror kanskje det blir litt for lenge å vente til genfors.
  • I: Jeg føler egentlig at det er noe man må sette av flere folk til å se på. I hvert fall hvis man skal se på langsiktige møter. Vi (bedkom) tror det har vært litt unormal hype fra bedrifter for å vise seg fram etter korona. Tror vi trenger en gruppe som skal se på alt rundt dette.
  • K: Ida, Hanna og Johanna (tidligere ekskom) skal ha laget et mockbudsjett for tech talks og ekskom. Litt usikker hvor det ble av. Må høre med de så kan HS komme tilbake til resten og evt lage en gruppe som ser på det.
  • I: TODOs fra forrige tech talks-møte: HS: Spørre backlog om mulighet for task force. HS: Se på mulighet for å ta opp som sak på genfors.
  • Konklusjon: HS følger opp videre.
• Hyttetur til høsten?
  • Det jazzes som faen.
  • Konklusjon: HS tar det videre.
• Førsteklasse taskforce, hvordan går det?
  • I: Backlog: Målet er å få til ting etter fadderukene. Må følge opp litt.
  • S: Har vært litt førsteklassefester, har det kommet fra førsteklasse task force, eller er det bare arrkom insj?
    • K: Det var arrkom insj
  • Saksopplysning: Etter forrige stormøte snakket vi om at førsteklassearrangementer er nice og lett å gjennomføre for komiteene selv. Backlog har bare laget et gruppe som skal følge dette litt opp.
• Sendte nye prikkregler i dotkom, etter 3 prikker, så vil ikke prikker ha flere konsekvenser før 6 prikker
  • I: Skal være lett å forstå og føler derfor ikke for å ha noen andre type straffer for prikk 4 og 5.
  • Konklusjon: Prøver oss på sånn det står i utkastet nå.

017 - Diggepunkt!

• Det diggeeeees

018 - Møteevaluering

• Litt mange eventueltpunkter
• Bra engasjement
• Hadde vært nice med prikkereglene ute før møtet
• Kunne ha bestemt oss for dato litt tidligere så det var litt bedre tid til å sende opp saker

Møte hevet 15:55