Profil- og aviskomiteens retningslinjer

§1 Profil- og aviskomiteens formål

Profil- og aviskomiteens hovedoppgave er å produsere og sikre kvalitet på profileringsmateriell, samt gi ut linjeforeningens tidsskrift.

§2 Profil- og aviskomiteens sammensetning

Komiteen består av:

• Styremedlem
• Komitéleder
• Vara(er)
• Økonomiansvarlig
• Redaktør av Offline
• Nettredaktør
• Brekkeansvarlig
• Distribusjonsansvarlig
• Annonseansvarlig
• KAFFE (Komiteens Ansvarlige For Festlige Events)
• Plakatansvarlige
• Årboksredaktør
• Andre medlemmer

Alle stillinger bortsett fra styremedlem velges internt i komiteen. Andre internverv velges ved behov.

§3 Profil- og aviskomiteens ansvarsområder

3.1 Økonomi

Økonomiansvarlige skal sørge for å betale regninger i tide, betale tilbake eventuelle utlegg gjort for komiteen, samt å bilagsføre. Økonomiansvarlige skal også i samarbeid med Bank- og økonomikomiteen ferdigstille komiteens og linjeforeningens regnskap.

3.2 Profil

Komiteen har ansvar for Onlines profileringsmateriell. Komiteen har ansvaret for linjeforeningens grafiske profil, og skal gjøre denne tilgjengelig for hele linjeforeningen. Denne profilen skal være gjennomgående i profileringsarbeidet linjeforeningen gjør.

3.3 Produksjon

Komiteen bruker i hovedsak CopyCat som trykkeri for trykksaker som for eksempel plakater og Offline.
Komiteen har ansvar for å produsere profileringsmateriell for Online, og å distribuere det produserte materiellet. Dette innebærer altså at komiteen ikke har ansvar for å distribuere materiell som er produsert av eksterne aktører.
Etter at en oppgave er delegert til et medlem, er det naturlig at dette medlemmet står for den videre kommunikasjonen med oppdragsgiver. Medlemmet har ansvar for at plakaten sendes til trykk, og skal selv hente eller delegere ansvar for henting og oppheng videre. Komiteens medlemmer står ansvarlig for å utføre de oppgaver de har blitt tildelt innen gitt frist. Hvis et medlem av redaksjonen ikke leverer etter avtale til avtalt frist, vil dette medføre full øl/vinstraff. Avtalt frist kan utsettes inntil 48 timer før dens utløp. Når en frist er satt uten klokkeslett vil dette si 07:00 morgenen etter.

3.4 Bestillinger

Komiteen tar imot bestillinger gjennom bestillingssystemet på Onlineweben.
Komiteen garanterer at en bestilt plakat er klar fra trykk og hengt opp innen ønsket dato dersom bestilling foreligger til ukens møte 14 dager før denne datoen. For bonger er fristen tre arbeidsdager før ønsket levering.

3.5 Samarbeid

Komiteen skal etterstrebe å ha og vedlikeholde et godt forhold til:

• Onlines andre komiteer
• Abakus-PR
• Abakus-readme
• Andre PR- eller linjeforeningsmagasinkomiteer

Listen er ikke utfyllende.

3.6 Redaksjonen

Komiteen skal gi ut avisen Offline to ganger i semestereret.
Offlines redaktør er medlem av proKom og velges av redaksjonen. Redaktøren står fritt fra Online, men er underlagt retningslinjer mellom linjeforeningen og proKom. Offline følger Vær Varsom-plakaten, og redaktør har øverste ansvar for dette. Redaktøren følger også Redaktørplakaten definert av Pressens Faglige Utvalg. Redaktør har også ansvar for setting og overholding av frister for skribentene. Ved valg av redaktør trer valget i kraft fra og med neste utgave. Valget kan tre i kraft umiddelbart dersom både avtroppende og nyvalgt redaktør ønsker det.

Nettredaktør har ansvar for alle artikler og redaksjonelt materiale som ligger på Online-Webben. Vedkommende skal passe på at nettsiden blir jevnlig oppdatert med info eller lavterskelartikler, samt hjelpe andre Onlinere som føler behov for å legge ut eget materiale.

Brekkeansvarlig velges av redaksjonen. Brekkeansvarlig skal samarbeide med redaktøren.

Redaksjonens medlemmer står ansvarlig for å utføre de oppgaver de har blitt tildelt innen gitt frist. Hvis et medlem av redaksjonen ikke leverer etter avtale til avtalt frist, vil dette medføre full øl/vinstraff. Avtalt frist kan utsettes inntil 48 timer før dens utløp. Når en frist er satt uten klokkeslett vil dette si 07:00 morgenen etter.

Planlagt utgivelsesdato for tidsskriftet kan ikke være senere enn to uker før eksamensperioden.

§4 Profil- og aviskomiteens virke

4.1 Virketid i komiteen

Komitémedlemmer sitter normalt i 3 år, men kan søke om å få dette forlenget. Tidligere medlemmer fra komiteen som har gått over til seniorKom har møte- og talerett på møter, men er ikke stemmeberettigede.

4.2 Leders ansvar

Leder er ansvarlig for å håndtere innkommende e-post i komiteen, samt å delegere og følge opp arbeidsoppgaver som tilfaller komiteen. Leder skal til enhver tid være oppdatert på komiteens virke.
Enhver henvendelse som kommer inn til prokom skal svares på innen 24 timer dersom henvendelsen ble mottatt på en ukedag. I helger kan svaret drøyes til mandag dersom det ikke er snakk om en hastesak.
Leder har ansvar for å sende ut møteinnkalling, eller delegere dette videre, senest 48 timer før møtestart. Leder har ansvar for å skrive erfaringsskriv og lære opp ny komitéleder. Leder har ansvar for at nye komitémedlemmer får opplæring og at de blir godt ivaretatt i komiteen.

4.3 Styremedlems ansvar

Styremedlem har ansvar for å representere komiteen i Hovedstyret. Styremedlem skal møte på møtene til Hovedstyret. Styremedlem har ansvar for å skrive erfaringsskriv og lære opp nytt styremedlem.

4.4 Varas ansvar

Varas ansvar er å bistå leder og/eller styremedlem ved behov. Vara er leders og styremedlems stedfortreder når leder og/eller styremedlem ikke har anledning til å møte. Vara har ansvar sammen med leder for at komitémedlemmene blir godt ivaretatt.

4.5 Økonomiansvarlig

Økonomiansvarlig har ansvar for komiteens økonomi. Økonomiansvarlig skal møte på møtene til Bank- og økonomikomiteen. Økonomiansvarlig har ansvar for å lære opp ny økonomiansvarlig. Valg av økonomiansvarlig gjøres av bankomleder, men prokom velger selv ut foreslåtte kandidater på forhånd.

4.6 Distribusjonsansvarlig

Distribusjonsansvarlig er ansvarlig for å sende ut Offline til alle abonnenter, inkludert bedrifter, samt å distribuere Offline rundt om på relevante steder på Gløshaugen.

4.7 Annonseansvarlig

Annonseansvarlig er ansvarlig for å finne annonsører til Offline som er utenfor bedKom sitt kontaktområde. Herunder skal annonseansvarlig både være mellomledd mellom Offline og bedriften, samt være ansvarlig for å ta kontakt med nye potensielle annonsører.

4.8 KAFFE (Komiteens Ansvarlige For Festlige Events)

KAFFE er ansvarlig for logistikken knyttet til komiteens Festlige Events, men kan delegere ansvaret videre til andre komitémedlemmer. KAFFE har ansvar for at Offlines kulinariske aften blir gjennomført. Dette er feiring av ny utgivelse av Offline. Maten bør lages selv. KAFFE har ansvar for å planlegge teambuilding med komiteen. Dette skal helst skje en gang i semesteret.

4.9 Plakatansvarlige

Plakatansvarlig(e) har ansvar for at plakater blir bestilt og at deres bestilling skjer samlet. Dette betyr at plakater skal bestilles samlet, men separert komitévis. Ansvarlig(e) har ansvar for å holde kontroll over hvilke plakater som skal bestilles når.

4.10 Årboksansvarlig

Årboksansvarlig har ansvar for å koordinere bildetagning av de forskjellige komiteene og at årboken blir gjennomført og trykket i tide. Alle medlemmer skal være med på designet og arbeidet på årboka. Ansvarlige har ansvar for at dette skjer på en god og radig måte.

4.11 Andre medlemmer

Alle medlemmer har møteplikt på møter. Frafall til møte skal meldes senest 24 timer før møte. Dersom dette ikke overholdes medfører det vinstraff.
Alle medlemmer har ansvar for at produsert materiale arkiveres på forsvarlig måte, både digitale filer og trykt materiell.
Alle medlemmer har delansvar for opplæring av nye komitémedlemmer, og skal bidra til et godt miljø innad i komiteen.

4.12 Demokrati

Alle medlemmer har stemmerett og valg kan kun gjennomføres når minst 50% av komiteen er tilstede.

Prokom gjennomfører valg av interne stillinger fast én gang i året, og ellers ved behov. Valgene gjennomføres på det første møtet etter generalforsamlingen. Interesserte kandidater kan stille på dette møtet og kandidaten med enkelt flertall mottar stillingen og har den i ett år.

Dersom et medlem trekker seg fra et verv før det har gått et år, skal det gjennomføres nytt valg. Den nyvalgte kandidaten sitter til neste ordinære valg, og kan da stille til gjenvalg.

4.13 Vinstraffregler

Det deles ut vinstraff for:

• Innkalling som sendes ut mindre enn 48 timer før møtetidspunkt gir 1 enhet
• For sene utkast/artikkeltekster til Offline i henhold til frister gir 1 enhet
• Forsentkomming på møte gir 1/2 enhet de første fem minuttene, og 1 enhet for senere ankomst
• Manglende oppmøte uten å ha sagt ifra senest 24 timer før gir 1 enhet
• Trykkfeil i Offline gir 1/2 enhet
• Brøler gir 1-3 enheter avhengig av alvorlighetsgrad
• Glemt servering på møte gir 1 enhet

Vinstraff vil si en flaske vin eller øl tilsvarende prisen av en sixpack Dahls på flaske skyldig til fellesskapet på neste vinstraffkveld. Vinstraffene skal registereres på redwine med begrunnelse.