Hvordan holde en generalforsamling
Ansvarsfordeling i Hovedstyret
Før genfors:
- Noen må informere via infomailene og hjemmesiden i tiden før genfors
- Noen må skrive innkallingen
- Noen må skrive vedtektsendringer og saksforslag fra Hovedstyret
- En må finne ordstyrer
- En må reservere rom
- TriKom må ordne servering
- En må sørge for at vi får årsberetning fra alle som skal levere det (husk kjelleren, datakameratene og pangKom)
- Leder må skrive velkomsttale og avslutningstale
Rett før genfors:
- En må poste i sosiale medier rett før genfors at folk bør komme bespist, med stålsatt sjel og sinn og ha sine sterke meninger klare
- En må lage nummerlapper
- Finne frem følgende effekter:
- Signert referat fra fjoråret (skal godkjennes av genfors)
- Hovedstyremedaljer
- Lang- og tro tjeneste medaljer (husk å finne ut hvem som skal ha)
- Rollupen
- Banneret
- Noen av genforsplakatene som kan henges opp på auditoriets dør
- Møteklubba med underlag
Merk at:
- Det burde skrives en sak for å la proKom formatere vedtektene, slik det ble skrevet på genfors 2011 under 2011 separate vedtektsforslag
- Sørg for at de kommer i riktig rekkefølge slik at ikke et tillegg til en vedtektsendring går gjennom uten at selve vedtektsendringen er gått gjennom først. Da blir det kluss som man ikke kan gjøre noe med!
Dato, tid og sted
- Genfors bør holdes rundt 15. april. Et senere tidspunkt går ut over eksamensperioden til nye og gamle hovedstyremedlemmer og et tidligere tidspunkt ødelegger kontinuiteten i semesteret.
- Genfors bør holdes på en mandag. Da er det minst sjanse for å kræsje med fester, bedpresser, treningstider og annet.
- Genfors bør holdes kl 16. Et senere tidspunkt gir dårlig oppmøte og et tidligere tidspunkt ødelegger for de som har forelesninger.
- Genfors bør være i et auditorie eller et stort møterom der det er godt med strømpunkter. Husk å reservere rom via romres.ntnu.no for å unngå vakt-/alarmproblemer.
Forskjellen på vedtektsendringer og saksforslag
En vedtektsendring er en endring som gjøres direkte i vedtektene, eller som tillegg/konkurrent til et annet forslag til vedtektsendringer.
Et saksforslag er noe man vil at linjeforeningen skal jobbe med, enten noe som gjøres umiddelbart (noe som endrer gjennomføringen av generalforsamlingen), eller noe man vil at Hovedstyret/komitemedlemmer skal jobbe med i løpet av året. Et saksforslag inneholder ofte ekstra informasjon, som for eksempel et forslag til budsjett, eller et forslag til vedtektsendringer som hører med forslaget.
Enklest forklart: Saksforslag kan utrette hva som helst, vedtektsendringer kan bare endre vedtekter.
Viktige ting som ikke er så opplagt
- Fotballaget bør vise frem en årsberetning, da linjeforeningen bruker mye penger på dem.
- Realfagskjellern bør vise frem en årsberetning, da linjeforeningen bruker mye penger på dem.
- På slutten av genfors skal det overrekkes hovedstyremedaljer til det nye Hovedstyret, husk å gjøre dette litt seremonielt.
- Samtidig bør det avholdes en liten tale som sier takk til det gamle Hovedstyret, husk at disse personene har stått på!
- Alt som vedtas på en generalforsamling trer i kraft med ett genfors er over.