Hopp til innhold
Online Wiki

Referat økonomi- og vedtektskveld 2018

Livereferat finner du her.

Økonomi og vedtektskveld 2018

Referenter: Taran og Peter

*Dagsorden: *https://online.ntnu.no/wiki/online/okogved/dagsorden18*/ *

Sted: R9

Tid: 18. februar kl 17:15

Velkomst med Didrik <3

Velkommen

Regnskap v/Christoffer Lofsberg

  • Seniorkom:

    • Ingen store endringer

    • Gikk litt mer i minus enn de skulle

      • Mindre inntekter enn forventet

    • Med støtte fra IDI går de ca i null

  • Hovedstyret:

    • Uforutsette inntekter

      • Får noen 100 fra grasrotandelen

      • Teknologiporten gir oss 2000 fra Onlinere som går på bedpres.

    • Ridderne kjøpte buss på Online sin regning, tok lang tid å fakturere

    • Kompilering sprengt med ca 2000 blant annet pga boller til alle på post

    • Prosjekter-post, lite brukt i 2017

      • 44000 budsjettert, 12000 brukt

    • Styrevors sprengt pga to busser. Litt uheldig.

    • Realfagskjelleren har fått 6500 ekstra til kasseapparat

    • Totalt: 40 000 mindre minus enn budsjettert

  • Arrkom:

    • Immball dyrere enn planlagt, vanskelig å budsjettere

      • 147000,- i utgifter

      • 125000,- i inntekter

    • Julebordet også litt over budsjett

      1. Mai-middag ble ikke betalt av arrkom

    • Åretur ble mye billigere enn forventet

    • 143000,- i minus, mindre enn forventet

  • Bankom:

    • Bankgebyr under budsjett

    • DNB tar cut for hver regning

    • Digitalt regnskap fører til mindre rekvisita

    • 27000,- i minus

  • Bedkom:

    • Bespisning: fått inn ca 70 000 mindre enn det som er betalt. Kommer inn neste år.

    • Flere bedpreser enn antatt

    • Karrieremuligheter

      • Mer inntekt enn forventet

    • Mindre overskudd enn forventet

      • Færre arrangementer pga UKA

  • Dotkom:

    • Uforutsette innskudd: oppgjør av feedMe: Dotkoms system for å bestille mat på arbeidskvelder

      • Det er nå avsluttet

    • Nibble-pcen røk - 4995 i utstyr.

  • Ekskom:

    • Har fått inn penger på våren, mye brukt på høsten

    • Ekskom har gått veldig mye i minus på papiret

    • Skal jevnes ut neste år - er et nullprosjekt

  • Fagkom:

    • Mindre inntekter enn forventet

      • Færre kurs enn forentet pga Uka, og et kurs ble gjort om til bedpres.

    • Viderefakturert brus, men fått igjen penger

      • Utgiftene ligger både hos fagkom og trikom

    • Andre prosjekt: Ny-i-Trondheim fikk pizza

  • Prokom:

    • Fått mindre Offlineinntekter

      • Grunnet Teknologicampen ble fakturert i 2018

    • Årboka gikk i null

    • Gullblekka ble tatt seg av ved Abakus, endte i null for Online

    • Offline koster mindre, pga. nytt trykkeri

    • Ikke noe på teambuilding, pga manglende kvitteringsskjema

    • Merch ikke brukt, skulle være nullprosjekt.

    • Åre/Onlinegensere ble ikke brukt, gikk i null

  • ITEX:

    • Hotell og fly ble billigere enn antatt

      • Alle fikk ungdomsbillett

    • Litt komplisert å lage budsjett fordi vi budsjetterer høst/vår

  • Trikom:

    • 164000,- i minus, mye mer enn budsjettert

      • Dette pga. kopper som ikke er fakturert

      • Dette viderefaktureres

    • Salgsinntekter og salgsvarer matcher ikke fordi Nibble tar en liten andel, litt svinn, og kontanter er ikke medregnet.

    • Færre deltakere på kino i år

    • Bilkollektivet måttes kjøpes inn i, fører til mer i minus i regnskapet

    • Oppussing av kontor

      • Gikk 8000,- mer enn budsjettert i minus

      • Fant vannskader i kjøkkenkroken

  • Jubkom:

    • 1716 kr i kjøp av restlageret av jubileumsøl

  • Velkom:

    • Støtte til edruarrangementer

    • Fast sum per antall studenter

    • Sponsor ble økt, så fikk mer inntekter der

    • Ble brukt mer på rmbånd

    • Veldig mye forskjellig ble dog billigere eller ikke brukt.

      • Særlig arrangementer, siden utesteder ble brukt mye

Budsjett v/Christoffer Lofsberg

  • Seniorkom:

    • Flytter fadderukene til velkom, da det er senkommere i velkom fra og med i år

    • 4000 til fadderukene

    • Betaler mindre for reboot pga. kjellerne som åpner

    • 10000 per semester til interessegrupper

    • Totalt minus 47000,-

  • Hovedstyret:

    • Meste som vanlig

    • Støtte fra IDI til band, dette føres inn på HS

      • Brukt 15000,- til band

    • Kompilering er økt til 9000, vurderer å øke med mer

      • Vil sponse pizza til de på post, siden det generelt er vanskelig å få folk til å stille opp.

    • Prosjekter er senket med 2000,-

      • Dette fordi seniorkom får ekstra støtte til interessegrupper

    • Litt høyere til konkurransepremier

    • Realfagskjelleren får penger, 3500,- i semesteret.

    • Budsjetteres med minus 88000,-

  • Arrkom:

    • Immball blir veldig dyrt

      • Derfor 20 000 i støtte fra IDI, 10 000 fra HS

      • Dette er et av de viktigste arrangementene vi har, så viktig at det blir billigere for Onlinere å dra.

    • Avlsutningsfest til tredjeklasse er satt i budsjettet

    • Immball øker i pris

    • Tilbake til BRunkulla, blir litt dyrere

    • Teambuilding og arrangementgodtgjørelse øker pga flere medlemmer i komiteen.

    • Budsjetterer med 183000 i minus

  • Bankom:

    • Regnskapsprogrammet har fast sum, 1410 i semesteret

    • Blir billigere med rekvisita pga. digitalt regnskap

  • Bedkom:

    • Pris på bedpres har økt

    • Bekledning flyttet fra vår til høst

      • Bedkom og fagkom har nå samme skjorter - > enklere å finne sin størrelse.

  • Dotkom:

    • Eksterne tjenester senket litt

    • Domenebudsjett økt litt

    • Utstyr på 5000,-

    • Uforutsette er høy fordi dyrt utstyr kan fort gå i stykker

  • Ekskom:

    • Nullbudsjettert

      • unntatt teambuilding

    • Dette ryker om ekskom blir tatt ut av Online

    • Ligger på minus 1800,- pga. teambuilding

  • Fagkom:

    • Gaver til kursholdere er økt

      • Samarbeider med abakus om gave til kursholdere på 500 kr per kurs.

    • Bekledning senket som med bedkom

    • 5000,- til Ny På Informatikk/Ny-i-Trondheim

    • Ekstra til andre prosjekter

    • 242500,- i pluss budsjettert

  • Prokom:

    • Ting er som normalt

      • Flere nullprosjekter som genser, merch og årbok

    • Adobelisenser

      • Dette er økt til 30000,-

        • Planen er å ha månedlige lisenser til 15 pers.

      • Tidligere piratkopiert

      • Disse vil ikke “arves” siden det er billigst det første året.

      • Plakater er et produkt vi selger til bedrifter, så viktig at dette drives lovlig.

    • Økt utstyr sånn at de kan kjøpe backdrop.

    • Minus 63000,-

  • ITEX:

    • 600,- i pluss, prøver å nullbudsjettere

    • Bedriftene betaler for fly og hotell

  • Trikom:

    • Mer reelt budsjett i år

      • Beregnet mer i minus på salgsinntekter/salgsvarer: 10 000,-

    • Redusert kaffespons, men koppene blir høyere

    • Støtte fra IDI pga. flytting av kontor

    • Kaffe og **te **er nå sponset av kaffesponsor

    • Diverse er gafler, kniver, tallerkner +++

    • Kino og andre arrangementer er lagt inn

    • Lagt inn medlemskontigent i bilkollektivet

    • Pizza til alle sammen på genfors

    • Flytting av kontor blir lagt til.

    • Et ekstra bankkort til komiteen.

    • 130000,- i minus

  • Jubkom:

    • Null

  • Velkom:

    • Støtte fra IDI til masterfadderuker, 5000,-

    • Fast støtte fra IE

      • Ikke tenk på edrustøtte

    • Leie av lokaler er flyttet over til arrangementer

      • Dette for å kunne skape flere edruarrangementer

    • Ting er som før

    • 400,- i minus

  • Totalt

    • 84000,- i pluss

    • Spørsmål:

      • Vi kan ikke gi mer til arrkom uten å kutte en annen post.

      • Vi budsjetter ikke med sparing til

Vedtektsforslag 1 v/Agnete Djupvik

https://online.ntnu.no/wiki/online/generalforsamlingen/genfors2018/vedtekstforslag/#wiki-toc-forslag-1-komiteledere-ut-av-hovedstyret-agnete-djupvik

Dette handler om å restrukturere Hovedstyret, og få komitélederne ut derfra. Dette er et samlet forslag med flere endringer i vedtektene.

Skiller komitélederne fra Hovedstyret, ved å lage nye stillinger og ansvarsområder i HS

Hovedstyret vil bestå av:

  • Leder

  • Nestleder

  • Økonomisansvarlig

    • Økonomiansvar for HS og Online, men ikke møteleder i bankom

  • Arrangementansvarlig

    • Knyttet til alle ting Online arrangerer

    • Passer på at alle har ressursene de trenger

    • At arrkom og trikom har tydelige skillelinjer

    • Være med på bookingrunden for å koordinere arrangementer

    • Talerør for arrangerende komiteer

  • Teknisk ansvarlig

    • Skal ha ansvar for at prokom og dotkom har det komiteene trenger for å fungere

    • Er et kontaktledd mellom komiteene og HS

    • Har ansvar for

      • Mailinglistene

      • Tekniske forespørsler som HS mottar

  • Internansvarlig

    • Har ansvar for den helhetlige tilliten innad i HS

    • Er en kontaktperson

    • Ansvar for opptak

    • Ansvar for kommunikasjon til andre komiteer i Online

    • Leder komitélederkollegiet

Komitélederkollegiet:

  • Består av lederne av alle komiteene

    • Inspirert av Samfundet

  • Vil ligne på punktet “interkom” som vi har på HS-møter i dag.

  • Ingen reell makt, men mer et rådførende organ

  • Nodekomitéledere kan gjerne være med når det er aktuelt.

    • HS bør ha møterett

    • Trengs ikke vedtektfestes

Bakgrunn:

  • Mange vil gjerne være bare komitéleder, og er ikke like interessert i styresaker, mens andre vil gjerne legge føringer for linjeforeningen som organisasjon.

  • Dette gjør oss mer skalerbare, slik at vi kan få flere komiteer.

  • Bedre størrelse på styret. (Flere kokker mere søl og sånn)

  • Dette kan gjøre at vi får mer kontinuitet ved at man ikke blir utslitt av vervet sitt.

  • Selvom det blir færre styremedlemmer får vi mye mer ressurser til å håndtere styresaker. Per nå faller det meste til leder og nestleder

  • Organisasjonen kan bli mer smidig, bedre kommunikasjon innad. Bedre kapasitet blant personer med forskjellige ansvarsområder.

    • Online vokser, så det er naturlig at vi gjør endringer for å adressere kapasitetproblemer

Valg av komitéledere:

  • Komitéledere vil ikke lenger ha noe makt i styret.

  • Velges internt i komiteene, og blir presentert på genfors for godkjenning.

  • Ved underkjenning vil det avholdes valg under genfors.

Diskusjon om funksjon av nye Hovedstyret:

  • Vag ansvarsfordelig blant medlemmene?

    • Dette kan være opp til retningslinjer internt, er ikke en vedtektsak.

    • Rolleansvaret i HS vil bare være ekstra i tillegg til resten av styrevervet

  • Hva er viktigst, rolleansvaret eller generelt HS-arbeid?

    • Begge skal gjøres, hovedansvaret er viktigst men dette er ikke fulltidsarbeid

    • Alt dette kunne vært fordelt internt, men det er viktig med transparens. Derfor vi har offisielle stillinger i Hovedstyret

    • Vi trenger mer kapasitet i styret

  • Styret har problemer med å knytte bånd med onlinere og nye spesielt, vil dette før til ekstra skille mellom HS og det sosiale?

    • Det er ikke så stort skille

    • Nå får Hovedstyremedlemmer tid til å delta på arrangementer!

    • Dette er veldig likt KSG på Samfundet, og det fungerer bra.

      • Styret er ikke “over” resten, men heller en ekstra komité mellom alle undergrupperingene.

  • Kommunikasjonsansvarlig?

    • Testperioden viste at dette ansvarsområdet var for tynt

    • Dette kan heller gå over til å bli som en eksponeringsgruppe

  • Hvordan blir det bedre å gjennomføre dette med tanke på arbeidsmengde i HS?

    • Flere personer er ikke alltid bra, det blir kaos og vanskelig å håndtere

  • Foreslår å endre Arrangementansvarlig til Online-koordinator

    • Passer bedre

    • Intensjonen er den samme

  • Skal bli lettere å opprette nye komiteer

  • Muligheten er åpen for å være i både Hovedstyret og Komitélederkollegiet

  • Urolig for Arrangementansvarlig, har vedkommende ansvar for arrangementene?

    • Nei

    • Dette er fremdeles bedkom og fagkom som arrangerer, arrangementansvarlig vil kun koordinere

    • Dette er kanskje litt utydelig

  • Er dette rette tiden å gjennomføre endringene? Det er mange endringer nå i forbindelse med bl. a. samlokaliseringen.

    • Det er nå vi trenger endringene

    • Hadde 6 personer kunnet jobbe med spesielle saker (samlokalisering), ville dette gjort mye for effektiviteten vår. Nå er det to personer som jobber livet av seg med dette.

    • Dette har blitt jobbet på av mange med god kompetanse

  • Prøveperioder er mer eller mindre umulig å gjennomføre, fordi vi ikke kan fortsette som vanlig i Brønnøysundregisteret

  • Alle kan stille til Hovedstyret

    • Også nåværende ledere

Vedtektsforslag 2 v/Hovedstyret

Hensikt: Eksursjonskomiteen skal ut av Online. Dette fordi regnskapet gir oss en økt omsetning på 1,5 millioner i året. Dette kan føre til behov for revisor i Online.

Det blir ingen endring i hvordan ekskom fungerer, annet enn at pengene ikke ligger i Online.

Dette vil gjøre ekskom mer mer frie til å gjøre det de vil.

Diskusjon angående å gjøre ekskom selvstendig

  • Eksempler på det ekskom kan gjøre som egen organisasjon?

    • Dyre ting som ville påvirket regnskapet til Online i for stor grad.

  • Hva er galt med revisor?

    • Det er dyrt.

    • De pirker masse.

    • Ikke ønskelig.

  • Opprinnelig ville vi at komiteene var i Online fordi vi ville ha sikkerhet for at alt blir gjennomført hvert år

    • Nå skal vi ha en avtale

  • Omsetningen blir veldig kunstig gjennom ekskom

    • Siden pengene som brukes til reisen først blir betalt inn av deltakerne, så blir overskuddet betalt tilbake etter reisen.

  • Skal vi ha vedtekter og genfors for ekskom?

    • Dette blir som før, men de har egne generalforsamlinger

  • Bruker vi årets budsjett om dette går igjennom?

    • Nei

  • De får støtte av Online

    • Ved å signere en intensjonsavtale.

    • Teambuilding osv.

    • Fagkunnskap og bedriftkontakt.

    • Ting endrer seg lite

Vedtektsforslag 3 v/Christoffer Lofsberg (fondet)

Hensikt: Liten feil i vedtektene angående Fondstyret. Per nå kan ikke avtroppende medlemmer i Hovedstyret stille til valg, siden de ikke trer av før endt generalforsamling. Dette skal endres slik at avtroppende medlemmer også skal kunne stille

Diskusjon angående forslaget

  • Semantikk angående grammatikken i forslaget

    • Løser seg

Vedtektsforslag 4 v/Christoffer Lofsberg (fondet)

Hensikt: Om Vedtektsforslag 2 går igjennom, skal komitéledere kunne stille til Hovedstyret. Tilsvarende slik vi har det nå med at Hovedstyret kan stille.

Diskusjon:

Vedtektsforslag 5 v/Christoffer Lofsberg (fondet)

Hensikt: Om Vedtektsforslag 2 går igjennom, skal ikke sittende kjernekomitéledere kunne stille til Fondstyret.

Diskusjon:

Vedtektsforslag 6 v/Christoffer Lofsberg (fondet)

Hensikt: Fiks feil i vedtektene

Diskusjon:

Vedtektsforslag 7 v/Christoffer Lofsberg

Hensikt: Passe på at Hovedstyremedlemmer ikke kan erstatte økonomiansvarlig om vedkommende faller fra vervet sitt. Dette fordi stillingen er svært viktig i Online.

Diskusjon:

Ikke noe problem

Vedtektsforslag 8 v/Johannes Kvamme

Hensikt: Rette opp i motsigelse i vedtektene for fondet og for Online. Om Online oppløses, løses også fondet opp, og pengene fryses i 3 år, før de tilfaller Online, som ikke lenger eksisterer. (wtf)

Diskusjon:

Vedtektsforslag 9 v/Johannes Kvamme

Hensikt: Hva skjer om Fondet legges ned etter Online linjeforening (f.eks. dette glemmes)? Endre på dette

Diskusjon:

  • Semantikken bak formuleringene fra før og ny formulering

Saksforslag 1 v/Hovedstyret

Hensikt: Nye medlemmer skal få en egen pin, men de som kompileres får en egen dalje. Dette koster litt, men gir bedre tilhørighet i Online for de som ikke kompilerer seg, eller ikke er i komité. Også mindre sjalusi for komitémedlemmer som til vanlig er de eneste med dalje(r).

Diskusjon:

  • Alle som er Onlinere burde ha noe fysisk som symbol på å være onliner.

  • Vi håper også flere vil ta kompileringen.

  • Deles det ut i starten av fadderukene?

    • Ja, i et brev som forklarer hva pinen representerer.

    • Ikke i goodiebags, men mer seremonielt.

  • Brevet kan gi oss en mulighet til å fortelle hva Online er fra første møte. Dette kan man lese om når man kommer hjem etter mange infomøter.

Saksforslag 2 v/Hovedstyret

Hensikt: Dalje til alle i nodekomiteer. Denne er felles, ikke én hver for alle nodekomiteene

Diskusjon:

  • Bør vi ha én dalje for hver komité? De gjør en stor jobb i sitt verv. F.eks bankom får ekstra dalje.

    • De som sitter i kjernekomité i mange år kan få kun én dalje, mens noen med et par få verv kan få masse daljer

      • Er det noe problem? Ikke nødvendigvis

    • Det er større jobb å sitte i kjernekomité enn nodekomité

    • Blir mye penger

    • Blir jobb for de som skal designe daljene

Saksforslag 3 v/Hovedstyret

Hensikt: Hovedstyret vil ha åpent julebord for alle fordi dette skaper bedre samhold mellom alle i Online, ikke bare komitémedlemmer. Vi kan skape en vårfest for komitémedlemmer for å bevare tradisjonene vi har hatt fra før.

Diskusjon:

  • Det er kjip tå høre medlemmer som ikke er i komité gleder seg til julebord før de oppdager at det kun er for komiteer.

  • Vil ikke det samme problemet oppstå med en tradisjonsrik vårfest?

    • Det er større tradisjoner generelt rundt julebord, enn det er for vårfester

    • Julebord er innlemmet norsk kultur

  • Vi har merket interesse for (gratis) julebord også blant ikke-komitémedlemmer

  • Kan bli veldig kostbart å ha separat julebord + vårfest

    • IDI har satt av masse penger for studenter - de vil nok være med å sponse et åpent julebord.

  • Mange arrangementer må flyttes, dette kan bli et problem for arrkom

    • Kan slåes sammen med reboot

    • Tror arrkom klarer å mekke

Saksforslag 4 v/Hovedstyret

Hensikt: Onlinere kan søke om penger til pizza om de skal jobbe med med Online-relatert arbeid (workshops, hackaton). Ønsker å ha 10000 i semesteret som kan søkes til Onlinerelatert arbeid, også til ikke-komitémedlemmer.

Diskusjon:

  • Finne mer effektive måter å sette pris på arbeidet som folk legger i Online

  • Er veldig givende og motiverende for de som jobber

  • Forslaget er positivt mottatt.

Saksforslag 5 v/Hovedstyret

Hensikt: Sette over 250000,- til Onlines Fond. Dette skal fremmes en gang i året. Vi gjør det fordi vi har råd.

Saksforslag 6 v/Agnete Djupvik

Hensikt: Følger vedtekstsforslag 1, slik at Hovedstyret velges før komitéledere (kun dette året)

Noe Aslak fant i vedtektene:

Casual Gaming, Realfagskjelleren og Redaksjonen står oppført som nodekomiteer. Ser på det senere.

Møtekritikk

Didrik har vært en veldig fin dass.

Alle sammen har vært flinke til å diskutere

Det er veldig få ikke-komitémedlemmer her.

Takk for oppmøte!