Møtereferat fra diskusjonskveld 2016

##Diskusjonskveld med Hovedstyret – 17.10.2016

Saker fra medlemmer

Sak 1: Medlem av Online (Marius Thingwall)

Hvem er medlemmer av Online? Hvor går grensen for et Online-medlem?

HS har fått søknader fra studenter som ikke går informatikk på NTNU, men på for eksempel Kalvskinnet, tar informatikk-fag på NTNU eller er internasjonal student. De vil bli med i Online. Ifølge vedtektene er det BIT, MIT og PhD ved IDI som er medlemmer av linjeforeningen, men det står også at HS kan ved spesielt grunnlag tillate andre å bli medlem. HS har godkjent søknader hvor studieprofilen matcher BIT, og man ikke har en annen linjeforening (som man har hvis man går på Kalvskinnet). Da går personen som en førsteklassing, men han får ikke lov til å bli med på kurs og bedriftspresentasjoner. Han kan bli med på sosiale arrangementer.

Det er flere som er enige i at man skal gå som en førsteklassing. Et argument for å la flere bli medlem er at det er viktig å inkludere alle i det sosiale, så hvis man søker Online for å bli med på det sosiale, burde man få bli med. Det blir også nevnt at det er viktig å ikke skade omdømmet vårt og det er som regel liten skade i sosiale arrangementer. Det er mest av bedriftenes hensyn og av Onlines økonomiske hensyn at vi burde diskutere om personen skal få godkjent medlemskap. Folk er enige at det skal gi medlemskap på årsbasis.

Saker fra Hovedstyret

Sak 1: Innkjøp av bil til Online

Det er behov for trikom å handle på storcash, for vi trenger ting på kontoret. Dette semesteret har det vært lite tilgang til bil, derfor har det vært lite ting på kontoret. Mange medlemmer synes det er leit.

HS har sett på mulighetene for å leie bil, men det er veldig dyrt. Da lurer vi på om vi kan kjøpe bil? Argument mot er at det er veldig dyrt og parkering blir også dyrt. Det kommer en saksopplysning om at HS har sett på muligheten for å kjøpe bil sammen med Abakus, men det har ikke blitt tatt opp med dem enda. Det kommer flere spørsmål om kjøp av bil: Vil det bli billigere å ikke kjøpe bil og handle inn ting på bunnpris kontra å kjøpe bil og handle på storcash? Hvis vi kjøper bil, kan det bli mulighet å leie til andre for å få en inntekt? HS og forsamlingen er enige om at det kan bli veldig dyrt, men det kan også være nyttig andre ganger enn trikom-handletur, som arrkom-arrangementer og for fagkom som kan bestille mat som ikke kan leveres.

Vi begynner å diskutere om muligheten for å bli med i Bilkollektivet i Trondheim, som kan være en bedre løsning. Martin (trikom-leder) har snakket med dem, og fått tilbud om ett års prøveperiode hvor 10 stk. kan være sjåfører. Det koster 1000 kr å melde seg inn. Å melde seg inn for ett år mener mange er en god idé, men Online må bli enige om hvem som skal ha skyld hvis noe skjer med bilen. Trikom kan bruke budsjettet sitt på dette, men innkjøp av bil kommer til å bli generalforsamlingssak. Det blir også sagt at vi har fått en ny bod i IT-bygget på 15 kvm hvor vi kan oppbevare masse ting, så det ikke blir noe problem med plass. Konklusjonen blir at vi vurderer sterkt å bruke nye prosjekter av trikom sitt budsjett på Bilkollektivet, i hvert fall et år, så kan vi ta det opp i generalforsamlingen.

Sak 2: Nodekomitédaljer

Saken er om vi skal innføre daljer for de som er med i nodekomiteer så de har noe å vise til etter at de er ferdige.

HS har diskutert dette sammen, men vil også høre hva andre tenker: Skal vi gi daljer til nodekomiteer? Og skal vi da gi en dalje per nodekomite eller en felles dalje for alle nodekomiteene? Den første daljen er allerede bestemt skal være gratis, så da burde det også gjelde nodekomiteene. Det blir sagt at det er verdt å tenke på at det er flere folk i Online, det er de som bare er med i nodekomiteer og ikke kjernekomiteer. Et spørsmål om hvordan det skal ordnes til de som har åpent opptak, kommer opp. Skal man bare sitte der en stund og få dalje? Folk er enige om at man må bidra, men det er vanskelig å definere. Et argument for er at ekskom, for eksempel, er en stor jobb, og de som ikke er kjernekomitemedlemmer ville satt pris på en dalje. Et argument for å bare ha én dalje til alle nodekomiteene er at det kan være personer som får veldig mange daljer, og det er varierende hvor mye jobb som kreves i nodekomiteene. Det kommer et innlegg om at vi har hatt retningslinjer hvor man ikke kunne bruke flere daljer samtidig, bare én om gangen. Det kan innføres igjen.

Hvis vi skal gå for én dalje per nodekomite er det 14 000 kr i oppstartskostnad, som vi kan ta fra nye prosjekter. Det kommer et forslag om at vi kan begynne å betale for egne daljer igjen, men det er en større terskel. Man har gjort seg fortjent til den, mener noen. Det har også vært diskutert om en pin istedenfor dalje, som er billigere. Det er en god idé, mener flere, men vi har en tradisjon om å bare ha én pin, Online-pinen. Det koster omkring 2800 kr å bare ha én dalje for alle nodekomiteene. Det kommer et forslag å ha nodedaljene som redaktørdaljen, som er ferdigstøpt med plate, og mye billigere. Vi tar en håndsopprekning over hva folk ville hatt, unik dalje (plate eller helstøpt), felles, pin eller ingenting. Alle minus en ville ha noe, deretter ville 8 stk. ha unik dalje, 10 stk. ville ha felles dalje og ingen ville ha pin. Hvis vi skulle hatt unik dalje ville 15 stk. ha plate, og 4 stk. ha helstøpt.

Sak 3: Kontortilgang

Spørsmålet her er om ikke-komitémedlemmer skal ha kontortilgang eller ikke.

I Online praktiserer vi at kjernekomitemedlemmene har tilgang til kontoret. Hos Abakus har alle tilgang. Her påpekes det at vi har brannvakt-avtalen, mens Abakus ikke har det. Vi har pengene løst liggende inne, TV, pengeskrin og øl. Det som også har skjedd før er nachspiel, noe som har blitt slått hardt ned på, og det kan inntreffe oftere hvis alle får tilgang. Det blir diskutert om å gi alle tilgang, eller at man kan søke om å få tilgang og dermed få kontorvakt. Et argument for å gi tilgang til flere er at ting alltid kan bli stjålet, og kontoret er allerede «trust based». Men det skal også være mulig å legge fra seg sekken og lignende uten å være redd for det.

Det kommer et forslag om å skrive under en kontrakt og at det skal innføres kontorvakt-kurs utenom komite-kick-offet hvis flere skal få tilgang. Det er også noen som ikke synes det er urimelig at folk skal vite hvem du er før du får tilgang. Noen tror det ikke er et behov for kontortilgang, mens noen andre mener at de som er på kontoret ofte hadde hatt bruk for det. Det påpekes at det er viktig at de som ikke er komitemedlemmer skal føle seg velkomne, og det kan ofte oppleves at kontoret er kun for komitemedlemmer. Alt i alt er folk positive til at man kan søke om kontortilgang og kontorvakt.

Sak 4: Spons av andre

Når vi inviterer andre folk, gamle Onlinere på immball o.l., hva skal vi sponse de med? Hvor går grensa?

Saken i dag er at vi sponser alle. Et problem med andre linjeforeninger er at de ikke kan tilby spons og har ikke råd. Noen synes at vi ikke skal sponse andre i det hele tatt. Men det spørs også på hvor sponsen kommer fra, om det kommer fra insituttet er det for studentene våre. Det blir sagt at majoriteten av pengene vi har kommer fra bedriftene, og de skal til medlemmene. En annen mener at bedriften ikke har øremerket de pengene og vi kan bruke de som vi vil. Men en ekstra hundrelapp for eksterne hadde ikke gjort noe, spesielt ikke når immballet vårt, for eksempel, er så billig som det er. Abakus kommer opp som eksempel, hvor de tar ekstra betalt for eksterne på immball, men ikke på mindre arrangementer. Konklusjonen er at folk er positive til at eksterne betaler mer enn medlemmene på for eksempel immball og jubileum.

Sak 5: Kommunikasjon med medlemmene

Har vi noen tips til hvordan HS kan kommunisere bedre med medlemmene?

Vi har infomailen, facebook, ow4, facebook-gruppa. Hva kan vi gjøre for å forbedre kommunikasjonen? En i forsamlingen skulle ønsket at infomailen hadde en oppsummering av siste møtereferat, den store retningen HS driver mot. HS har lagt inn link til møtereferatet i infomailen, men det er kanskje lettere å skrive et avsnitt? Det blir sagt at møtereferatene burde bli skrevet bedre, nå er det veldig mye punkter. En annen mener det er bruken av kommunikasjonsområder som gjelder og infomailen er fin. Et forslag er å ha med de tre viktigste sakene fra møtereferatet. Før hadde vi en forslagsbok, noen mener vi kanskje kunne modernisere den eller ha en egen slack-kanal hvor folk kan spørre HS om ting.

Et forslag kommer om å legge ut bilder av folk som ikke er med i en komité og av ting som skjer. Posting i informatikk-gruppa er den letteste måten å få ting ut, fordi alle er alltid på facebook. Noen mener det kan være lurt å poste om at vi skal ha møte på facebook, ha snapchat-bruker og være mer aktiv på instagram.