Møte 2018.03.02

Møtetidspunkt: 12.15 (rom R20)

Servering: Aslak

Referering: Aslak

Straff:

Tilstede: Didrik, Taran, Edvard, Erik, Peter, Aslak, Henrik, Christoffer, Endre, Sigurd, Emil, Marius

Mangler: Hege (Syk)

Innsjekk (12.15)

[Hvordan har dere det?]

308 Godkjenning av innkalling, servering og referat fra forrige uke (12.19)

[Kom innkallingen tidsnok? Er serveringen her, og er den godkjent? Er referatet fra forrige uke godkjent?] Godkjent

309 Status for komiteene (12.20)

[Her er det kun meningen at det skal være status for komiteene. Det er lov å stille oppklarende spørsmål, men andre spørsmål som kan lede til diskusjoner kan dere skrive ned og ta på eventuelt.]

Arrkom, med velkom:

Vi har ikke hatt møte pga blåtur. VorsNach i dag, my problemer med sted og arrangører. Mye sykdom osv som har gjort at det blir Marius og Eivind som arrangerer.

Velkom har tatt opp medlemmer, tatt opp mange. Det var mange søkere så ikke alle fikk plass :(. De skal ha første møte neste uke.

Bankom:

Har hatt siste møte. La ut regnskap og budsjett.

Stor diskusjon på Nibble. Grunnene er at folk putter inn kontanter, og at stripe tar et par tusen i avgift. Skal ha en diskusjon med dotkom om å implementere vipps.

Ny prosjektmodul på fiken. Nå kan vi ha komiteregnskap i systemet. Ser veldig bra ut.

Ser på regnskap og budsjett i helga. Har begynt på presentasjon av regnskap/budsjett til genfors.

Representasjonsinnbetalinger kommer snart.

Loffen fører frem til Mars, så det blir en stund med duojobb sammen med ny økans.

Bankom kommer til å innføre forandringer i hvordan bankom kjører. Nestleder blir komitéleder. Økans blir økans for HS.

Bedkom, med ITEX:

ITEX har fylt opp bedriftene sine.

Bookingrunder er i gang.

Oslotur har gått bra, alle var fornøyde.

Har valgt en person som skal sitte i Ekskom, Astrid skal passe på at alt med bedrifter går bra, og Ingrid Evensen skal sitte i velkom.

Ser på målsetninger for komiteen.

Begynner å se på ny økans.

Har begynt å utarbeide rettningslinjer rundt faglige artikler fra bedrifter i offline.

Dotkom:

Prosjektene turer å går, events har vært innom prokom for designinput. Vi har funnet to til tellekorps og testet og klargjort stemmesystemet. Vi har planlagt sosialkveld med webkom og har flyttet vår egen teambuilding til 13-14 april.

Fagkom, med ekskom:

Ekskom: Glemt å få status fra Simen, men de har sendt epost til instituttet. Det er lite arbeid igjen, så skjer ikke så mye for tiden. Litt småting igjen.

Nyekskom: Tatt opp 6 stykker, kommer nok til å prøve å ta opp fler etterhvert. De skal ha møte i dag.

Fagkom:

Blitt flinkere til å ha gjevnlige samtaler over slack og lignende.

Skal sette dato for eksamenskurs snart.

Prokom:

Har gitt ut Offline. Har startet å planlegge nytt Offline, blir nok etter påske en gang.

Har pratet med dotkom og gitt feedback på nytt system.

Fått ny økans som nå har kommet på møte og introdusert seg.

Vi skal å ha teambuilding med readme om 2 uker. Fått en representat fra prokom til nye ekskom, og det er meg Peter.

Trikom:

Pål har lyst til å fjerne muligheten til å kjøpe andre ting enn øl med cash. Vi har satt opp en plakat og hengte det opp. Burde ha snakket med Prokom, i alle fall pga logobruken.

Skal flytte boden neste onsdag. kl. 2-4 fullt lov å bli med for alle som vil!

Vil inkludere kontoret mer i fadderukene, samarbeider med velkom.

Seniorkom:

Hadde møte på tirsdag om utmatrikuleringen, og det ser ut som påmeldingen der går bra.

Har begynt å fastsette opplegget for dagen.

Litt rot med budsjettet for utmatrikuleringen, men det bør kunne fikses.

Studentene skal få det gratis.

Håper at leder i Online, eller en femteklassing holder en tale. Håper Krogsti kan holde en tale. Ser ut som Knowit kanskje skal komme til å holde en tale.

Har diskutert status for interessegrupper.

Har hatt møte med velkom og diskutert hvordan det blir med arrangering av masterfadderuka, de har tatt opp tre som bryr seg om masterfadderuka plus at det er to fra seniorkom.

Kommunikasjonsansvarlig:

Sendt infomail, skrevet årsberetning, legger ut instapost i dag om genfors.

Snakket med Lars om blesting av opptak til bandet. De mangler vokalist og keyboard.

Leder og nestleder:

Hege er syk, god bedring.

Leder: Har satt opp et dokument med arbeid for neste periode.

ITV:

Venter på mail fra NTNU Eiendom. Skal få sendt ut mail til Krogsti og andre for å få starta prossessen med midlertidige lokaler.

Det er problemer med PU og Elementær diskmat. Skal høre om PU er lovlig, det er mulige brudd i nettesten som var nylig.

I elDiskmat har faglærer sagt at han skal gjøre konten betydelig vanskeligere enn eksamen, og utvide pensum, for å tvinge studentene til å ta eksamen seriøst. Det er mulig at dette er i mot rettningslinjene til NTNU.

RFK:

Jobber med innkjøpsavtale. Det blir nok tapp, vi ser hva vi skal ha av øl. Det blir nok ikke mer en 22% alkohol.

310 Interkom (12.45)

[Her skal saker som angår tre eller flere komiteer.]

Loffen: Flere komiteer skal se på ny økans. Vil bare minne på at ny bankomleder må være varslet om de aktuelle og at det er den personen som tar det siste valget. Loffen skal nevne dette på neste møte så de andre hører det.

Husk å sende fakturaer rett til okonomi@onn ikke direkte til økans.

311 Generalforsamling (12.50)

[Ansvarsfordeling for generalforsamlingen] Aslak har fiksa tellekorps, Håkon og Anders.

Vi trenger fortsatt referenter, kan fort være lurt å ha tre referenter.

Parafer finner vi på genfors.

Årsberetning: alle tar sin komités årsberetning. Vi må sette oss sånn at det er lett å komme seg ned.

Hege er med på kompileringsdaljeforslaget.

Taran blir med på å snakke om åpent julebord.

Onlinepotten tas av Loffen og Aslak

Loffen tar ekskom ut av Online.

Aslak tar nodekomiteer.

Sebastian, Peter og Endre fikser streaming. Det burde ikke streames av budsjett, regnskap og valg.

Emil tar pizza, vi blir 70 pluss, bestiller fra Dolly. Pizza bestilles mellom 6 og 7.

Henrik tar med rollup og strøm.

Hege informerer vekter.

Trikom fikser kiosk.

Alle må finne ut om det er noen i deres som skal ha lang å tro som ikke fikk på julebord.

Taran fikser 1-100 lapper.

Alle må huske å ta med styrebånd.

Fem minutters pause klokken 13.00.

[Flyttes (punktmessig) dersom vi er kommet lenger i sakslisten innen 13.00]

312 Oppgaver til neste HS (13.05)

[Vi fortsetter fra forrige gang, og prøver å konkretisere mer hva neste HS kan jobbe med, og må følge opp(ekskom, velkom, m.m)]

Det er et dokument på slacken der vi skriver ned saker til neste hovedstyret.

Deler inn i arbeidsoppgaver som må gjøres, ofte praktiske ting, og saker vi syns bør jobbes mot.

Alle må ta en titt og skrive litt.

313 Buddysystem for HS (13.30) (Endre)

[Det har i flere år vært et system hos abakus, drevet av backup som heter buddysystemet. Det er i sin enkelhet et samtaletilbud for folk som sitter i høyintensitetsverv (hovedstyret, evt ledere for velkom og ekskom ++). Sånn systemet fungerer så setter tidligere hovedstyremedlemmer og seniorkommedlemmer som ønsker seg opp på en liste over “buddies”. De skriver på en kort beskrivelse av seg selv, preferanser, og ting man liker å gjøre. Når det blir et nytt HS så får alle i HS et tilbud om å velge en buddy fra listen. Når et buddypar har blitt opprettet så er alt rundt dem konfidensielt. Det betyr at man vet ikke hva de snakker om, eller hvem som er buddyer. Grunnen til dette er at da kan buddybarna få ta opp alt de ønsker, om det skulle være saker fra HS som man vanligivis ikke kan diskutere til andre ting som plager dem. Målet er å unngå at noen brenner inne med ting relatert til vervet sitt som de føler de ikke kan snakke med noen om. Etter å ha snakket med backup ser det ut til at alle fra det forrige forrige HS hadde buddies, og nesten alle i det forrige HS hadde det. seniorkom vedtok at vi skal forsøke dette opplegget og ønsker å implementere det før det nye HS settes, slik at det er helt klart og virker etablert til de kommer i verv.]

Første året brukte abakus frivillig tvang for å få systemet i gang.

De har en wikiartikkel som blir sendt til de som kan trenge en buddy hvor det er listet opp personer som kan være buddy. Med kort beskrivelse av seg selv.

Så velger du fritt frem hvem du ønsker å ta kontakt med.

Kan man snakke om alt? Tanken er taushetsplikt så ja.

Høres ut som en veldig god løsning.

Bør alle ha tillitsvalgt kurs? I hovedsak så vil de som har muligheten til å være buddy mest sannsynlig ha vært i styret eller hatt kurset på andre måter.

315 Prikkeregler (13.40)

[Tar opp tråden fra forrige gang og bestemmer oss basert på hva komitémedlemmene ønsker.]

Vi ser på prikkereglene, dotkom var ikke så interessert i flexiprikker som automatisk flytter seg basert på arrangementer.

Forslaget dreier seg rundt å kunne sette nye datoer.

Fagkom og Bedkom skriver et forslag til nye prikkeregler og presenterer det for hovedstyret.

314 Forespørsler som har kommet på e-post (13.45)

[Her går vi gjennom e-poster vi har fått siden forrige møte og evalurerer hva vi gjør med de.]

22.02.18

• Jumpcut (no subject) Didrik vil ha hjelp til å formulere mail til Jumpcut, vil ikke være for frekk, men vil ha det morsomt.

26.02.18

• Liste over alle som søkte komite i høst…
  • Vi sender ut at vi ikke kan gi ut den informasjonen
• En liten takk
  • Endre var på møtet, svarer ikke.

27.02.18

• Spørsmål om arrangementer med alkohol på NTNU…
  • Vi har hatt et arrangement med alkohol på skolen en gang, men da var det ikke Online som fikset det.
  • Vi svarer hvordan vi vanligvis gjør det.

28.02.18

• [gloshaugen] Realfagsdagene 1. og 2. mars - bli med!
  • Blester ikke for dette, too late.

01.03.18

• Valg av tema til side i årboken
  • Trenger vi tema når vi har bilde?
  • Vi fikser et bilde før April og så bruker vi det i stedet for tema.
  • Peter gir beskjed.

02.03.18

• Møte med linjeforeningene ved IE
  • Didrik svarer at vi velger leder på mandag, og at vi videresender til de.

315 Ukens infomail og Facebook (13.50)

[Hvem poster hva, og når?]

• Infomail
  • Viktige punkter fra generalforsamlingen
  • Takke gamle hovedstyret
  • Ønske velkommen nye hovedstyret
• Facebook
  • Bleste Sopra Steria kl. 2 søndag.

316 Eventuelt (13.51)

[Saker som har oppstått i løpet av møtet eller kort tid før møtet]

• Henrik - mail til komiteer om Facebooksidebruk.

  • Vi burde sende mail for å forklare om at man må spørre om tillatelse for å poste om for arrangementer.
  • Si ifra til de med tilgang til Onlinebrukeren at den bare skal brukes til lage events, og at man ikke skal poste som Online med med mindre HS ber dere om det.
  • Vi venter med dette til neste uke, Henrik skal legge frem kalenderløsning for HS da.

• Skrinet bort fra kontoret

  • Trikom/bankom ser på å fjerne muligheten til å fjerne cash fra alt som ikke er øl.
  • De kommer nok til å gjøre det ganske fort.

• Vipps til Nibble

  • Bankom skal se på det å legge det frem for dotkom, så skal dotkom vurdere det.

317 Møteevaluering/Diggepunkt (13.58)

[Hva var bra og hva var dårlig? Alle må si minst en ting]

Gjøremål

[Her skal alle gjøremålene som kommer opp i løpet av møtet skrives ned, slik at det er enkelt å sjekke hva man må gjøre i etterkant av møtet. Referent har ansvar for å skrive inn her etter møtet.]

• Alle må se på skrivet til neste HS og se om det er noe som bør skrives. Det ligger på driven.
• Peter gir beskjed om bilde/tema til årboken.