Hopp til innhold
Online Wiki

Møte 1. april 2020

Møtetidspunkt: 12.15 Google Meets

Servering og referering:

  1. ref Thomas
  2. ref Sindre

Straff: 1 x vin til Monika

Tilstede: Benny, Stensrud, Giil, Nyvoll, Luka, Monika, Ole Anders, Thea, Ramm, Øyvind, Alis, Liodden.

Mangler: Mathias

Terapipunkt

[TOC]

442 Godkjenning av innkalling, servering og referat fra forrige uke

  • Legg inn forrige møtereferat på åpen wiki-side

TODOs fra forrige møte

  • Spørsmål til semesterundersøkelse. Frist 8/4.
  • Legge til ny seniorkom leder.
  • Oppdatere retningslinjer i forhold til organisasjonsstruktur.

443 Status for komiteene (12.25 - 20 min)

Arrkom, med velkom og jubkom:

  • Sjekker om vi kan få en ansvarlig for bod, utstyr osv.
Velkom:
  • Updates kommer etter møte deres i morgen.
Jubkom:
  • Hanne er tatt opp som leder.

Bedkom, med ITEX:

  • Bankom-boysa i bedkom har fikset et nytt system for innsamling av fakturainfo.
  • Bankom har sett over kontraktene.
  • Ramm og Nyvoll går over kontrakter i helgen og legger over på Drive.
  • Fagkom og bedkom felles slack for lettere samarbeid.
  • ITEX går bra, booka mange bedrifter.
  • Kontrakter til fadderukene er klare og kombineres med utsending av avslag smail.

Dotkom:

  • Sett på AWS.
  • Spurt om semesterundersøkelse.
  • Velger vara/nestleder i dag.

Fagkom, med ekskom:

  • Har oppdatert kontrakter
  • Oppdatert retningslinjer.
  • Poll ang hvilke egenarrangerte kurs folk er interessert i. TikTok kurs i førsteomgang.
  • Planlegging av ikke-bedriftskurs neste semester
  • Sender ut kontraktene så fort de er ferdigstilt.
    • Fint om bedkom og fagkom samkjører kontrakter
Ekskom:
  • Lite som skjer.
  • Ingen kommunikasjon foreløpig. Kommer etterhvert.

Prokom:

  • Jobbing med Offline og årbok
  • Spurt om semesterundersøkelse.
  • Positiv til å dele ut offline til folk i Trondheim.

Trikom:

  • Brainstorming til arrangementer i koronatiden.
  • Jørgen tar ansvar for TBK.
  • Holde workshops.
  • Omstrukturert wiki siden på OW.

Seniorkom:

  • Tatt opp nye
    • Luka: Jeg er ny!
  • Tok opp 8 stykker, gjenåpner opptaket p.g.a. folk var usikre på å søke p.g.a. korona. Ny frist: Tirsdag.
  • Marius er blitt leder. Luka nestleder.

Økonomiansvarlig, med bankom:

  • Fondsstyremøte i går.
  • Revidering av kontrakter.
  • Sett på semesterundersøkelsen.
Bankom:
  • Ikke fått noen kontrakter fra fagkom. Mye feil som kan rettes opp i som fører til større beløper for bedrifter.
  • Fikset ny rutine for innhenting av fakturainfo.

Nestleder:

  • Drevet admin arbeid.
  • Ordnet opp i Trello
    • Årshjul er på plass.
    • Bruk Trello aktivt!
Online IL:
  • Ikke fått kontakt med dem.
FIF:
  • Ikke noe nytt, kommer mer info etterhvert.
  • Nettsiden er ferdig

Leder:

  • Ingen oppdatering.
  • Hatt forventningsavklaring.

452 Interkom (12.45 - 5 min)

  • Feil i kontrakter. Dårlig kommunikasjon mellom fagkom og bedkom. Må meldes til bankom. Rette opp i småfeil og setninger som har juridisk betydning.
    • Øyvind: Elise og Johan ordner i kveld og sender i morgen.
      • Thomas: Ting tar tid.
      • Øyvind: Skal få gjort det.
    • Nyvoll: Vet ikke hvor mye synkronisering har å si. Bedkom har startet.
      • Øyvind: Viktig at ting ikke sendes ut før man er enige om endringene. Synd om bedkom kjører på uten å høre med fagkom.
      • Benny: Hvis ting må synkes må dere snakke sammen før ting blir gjort.
    • Thomas: Ting er ikke gjort etter boka, så det er gjort endring på det juridiske. Dette må rettes opp i for å ikke bryte loven, om man vil eller ikke.

453 Revy (12.50 - 15min)

Fra Marius på mail:

I lang tid har onlinere pønsket på å starte opp en revy, uten at disse planene og ønskene har gått helt veien. I fjor var det en gruppe som tok på seg denne mantelen og prøvde å videreføre idèen, uten hell. På bakgrunn av dette har Seniorkom insatt en egen taskforce for å undersøke mulighetene rundt oppstart av Revy, og i den sammenheng er det klart at en slik undertaking vil kreve betydelige midler. Hvor mye det er snakk om aner vi rett og slett ikke per nå, men vi ønsker allikevel å skape en dialog med dere for muligens å kunne utrede et samarbeid rundt dette, samt å sette rammer som vi, eller det fremtidige revy styret kan forholde seg til.

Forslag til diskusjon:

  • Hvordan skal Hs forholde seg til oppstart av revy?
  • Skal vi be dem slå seg sammen med noen andre?
  • Skal vi undersøke først om det er noen som vil bidra med å lage revy? spørre i semesterundersøkelse?

Forslag 1: Starte opp alene

Fordeler:
  • Får mer eierskap til revyen.
Ulemper:
  • Kan være vanskelig å få nok folk til å engasjere seg i starten.
  • Trenger også folk til jubkom.

Forslag 2: Samarbeid:

Fordeler:
  • Lettere å finne nok folk.
Ulemper:
  • Kan fortsatt være vanskelig å finne nok ildsjeler.

Diskusjon

  • Øyvind: Har dere gjort dere opp noen tanker når 1. revy skal gjennomføres?

    • Luka: Ingen frist for når det skal skje. Det kommer an på når et opptak er. Ting er usikkert og ingen frist er satt. Tanken er å få på plass ett styre i første omgang.

  • Øyvind: Ser dere for dere at det er selvdrevet eller at seniorkom følger opp opptak og videre drft?

    • Luka: Selvdrevet etter seniorkom har hjulpet de i gang med oppfølging de første årene. Regner med at det blir selvdrevet på sikt.

  • Øyvind: Er for ideen. Dette er en god måte å få flere folk involvert i Online. Ingen store økonomiske belastninger hvis målet er et nullprosjekt. Samarbeid i første omgang med Tihlde. De har heller ikke revy. Abakus har allerede ett opplegg på plass.

  • Ramm: Viktig at HS ikke setter begrensinger i starten. Kulere å et revystyre kan ta strategiske valg i starten enn at noen har satt rammene for dem. Hvis de som starter har ambisjoner kan det bli satt i gang med relativt lite innblandelse fra HS/seniorkom. Økonomisk lønnsomt med samarbeid. Opptak for at en gruppe kan få eierskap og sette rammer rundt revyen selv.

    • Øyvind: Tenker det er essesnsielt å avklare om det er et samarbeidsprosjekt før det avklares med tenke på opptak
    • Ramm: Kan ta opp en liten gjeng som blir online sin ledergruppe. Kan utforme rammer selv, og evt se på samarbeid med Tihlde. Uheldig hvis noen som ikke skal ha noe med det å gjøre setter rammene i starten.
    • Luka: Tenkte det var mulig å få til noe spons fra bedrifter. Kommer til å være kostnader i oppstarten. Tap i begnnelsen og nullprosjekt på sikt. Lite entusiasme i starten blant onlinere. Derfor er samarbeid en bedre løsning.

  • Nyvoll: For revy. Virker lite gjennomførbart å starte oppp alene. Avhengig av ildskeler i starten. Dersom vi har der ønsker jeg å gi de mye spillerom.

  • Henrik: I revyprosjektet er det ikke undersøkt hvor mange som ønsker å være med. For, men vi må se an hvor mange som er interesserte

    • Øyvind SO: Planlagt å ha med spørsmål i semesterundersøkelsen.

  • Benny: Veldig for revy, men ved å se på jubkom kan det være skummelt å sette i gang en revy, mtp antall interesserte. Kartlegge hvor mange som er gira. Samarbeid er fordelaktig; det finnes mange revyer fra før og det blir større engasjement. Evt en datarevy?

    • Ramm: Jubkom leder og revystyre er veldig forskjellige verv. Kartlegging er key.
    • Øyvind: Felles revy med Tihlde kan bygge felles relasjoner til dem.

454 Jubkom opptak (13.05 - 5min)

Det har vært litt sparsommelig på opptaktsfronten hos jubkom. Skal vi utsette opptak og headhunte mer? Evt når skal vi starte opp jubkom.

  • Luka (spm): Hvem er jubkom under
    • Arrkom
  • Øyvind: Mtp at opptaker er vanskelig. Hanne med hjelp headhunter. Letter å overtale nestleder når leder er på plass. Fyller inn resten av komiteen av headhunting.
    • Ole Anders: Vi kom med to forslag. Det Øyvind sa eller ta fullt opptak med en gang og velge en nestleder blant de
  • Ramm: Hanne finner en fungerende nestleder. Venter til høsten med resten av opptaker. Begrensede muligheter nå. Folk er gira på høsten.
    • Benny: Det er vanskelig i korona tiden å ta på seg ekstra verv. Til høsten blir det lettere å ta opp folk. Vitkig å finne fungerende nestleder.

Benedicte oppsummert: Utsette fullt opptak til høsten. Hanne får finne en nestleder.

  • Ole Anders: Jakob og Ole Anders har vært med for å få det i gang. Planen var å hjelpe til til påske, men så kom korona. Begge er går ut til sommeren. De vil ikke være i Trondheim, men Ole Anders vil kunne bidra litt.
  • Ramm: Gira på jubkom hype. Vil hjelpe til i oppstarten i forhold til struktur og rutine. Har vært med på store arrangementer før og vil gjerne bidra til å motivere og støtte i oppstarten.

Benedicte oppsummering 2: Vente med opptak til høsten. Blir vanskelig å gjennomføre et opptak nå.

  • Øyvind: Lurt å få inn nestleder så fort som mulig.

Benedicte oppsummering 3: Da skal jeg prøve å ha en god dialog der.

Backlog fra genfors (13.10 - 15min)

Budsjett Vi tar med oss lærdom fra i fjor, og har fått føringer fra generalforsamlingen hvordan neste budsjettrunde skal gjennomføres.

Diskusjon:

  • Benedicte: Må finne retningslinjer. Lurt å starte så fort som mulig.
  • Ramm: Det kan være en ide at HS omprioriterer disse to punktene. Bankom må budjsettere mtp korona. Arbeidet med å revidere budsjettene for 2020 må gjøres asap.
  • Benny: Budsjettrunde vil forgå i oktober, men viktig å ikke komme bakpå som i fjor. Opprette en arbeidsgruppe som kan finne en god løsning for å håndtere budsjettrunden.
  • Øyvind: Det kan være lurt å sette ned en gruppe som består av noen fra bankom og noen fra HS og sette en frist til når 1. utkast skal ligge klart.
  • Benny oppsummering: Opprette arbeidsgruppe med noen fra bankom og noen fra HS. Nyvoll, Øyvind, Stensrud og Ramm er interessert. Se på Stensrud og Ramm som bankom og ikke HS - Øyvind og Nyvoll repper HS.
  • Ramm: Alle fra bankom som vil bør få være med.
  • Benny: Alles mening skal være med, men enkelere å diskutere med en liten gjeng.
  • Stensrud: Dette handler om en arbeidsgruppe som setter retningslinjer. Da passer det med en liten gruppe.
  • Benny: Ta inn meninger fra utenforsåtende og andre i Online. Spør om erfaring fra forrige HS - hva må unngås? First 1. mai. til å få på plass.
    • Ramm: Hvordan finne folk på en god måte?
      • Benny: Varieret gruppe handler ikke om budsjetter, men AUO. Få inne meningen til andre intereserte onlinere i budsjett diskusjoenen.

AUO skal fortsette arbeidet. Oppstart av AUO forrige styreperiode kom veldig seint i gang. Vi skal unngå det denne gangen.

  • Hvem skal fortsette det arbeidet?
  • Hva er vi interesserte i at de fortsetter å se på?
  • Hva slags sammensetning av personer er vi på jakt etter?

Diskusjon

  • Øyvind: Prøve å få med flest mulig fra tidligere og at de pusher et opptak selv. Essensielt med videreføring av erfaring fra de som holdt på i fjor. Opptak med fokus på et bredere utvalg av Onlinere.
  • Benny: Sender mail til de som holdt på i fjor og hører om noen vil fortsette. Resten av gruppa blir tatt opp i sammarbeid mellom de fra i fjor og oss. Benny tar ansvar for AUO.
    • Øyvind og Thea blir også med på AUO opptak

455 Signaturmal (13.25 - 5 min)

[Signaturmalene bør oppdateres i for å stå i stil med endringene fra AUO. Styremedlem bør blant annet legges til. Hva med vara, nestleder og de tilfellene hvor en person har flere titler?]

  • Nyvoll: Burde oppdatere siden. Bruk signaturen til det vervet man sender mailen på vegne av.
  • Ole Anders: Hva er offesielle titler som linjeforeningen har? Tidligere har leder, nestleder og økans. Noen komiteer har nestleder. Definere hvilke roller som finnes på tvers av alle komiteene.
    • Øyvind: Vara er den offesielle titelen. Kall det gjerne for nestleder, men bruk vara i signaturer.
      • Ramm: Hva mente du med vara/nestleder? Hvem er hva?
      • Øyvind: Hvis det finnes en vara for leder og en for styremedlem bør det spesifiseres hvilken vara rolle vedkommende har.
      • Ramm: Mener nestleder er “vara” for leder og vara er vara for styremeldem.
      • Benny: SO; nestleder er aldri nevnt i vedtektne.
    • Øyvind: Har noen splittet varaverv?
      • Prokom har.
    • Benny: I signaturen har det lite å si om man bruker vara for nestleder eller vara for styremedlem vara.
    • Øyvind: Utarbeide retningslinjer for hvor mange roller en person kan ha.
      • Benny: Må tas som et annet punkt. Bruk den rollen som er hensiktsmessig i situasjonen.
    • Ole Anders: Har vara noen spesifikk oppgaver som krever at det står vara i signaturen?
      • Benny: Opp til hver komitee hvor mye arbeid som ligger i vara tittelen. Dette trengs det en workshop på. Vi oppdaterer signaturmalen ang leder, nestleder og styremedlem. Har du flere roller bruker du den som passer i forhold til situasjonen. Hvis du er vara kan du skrive vara.

456 Utmerkelse til komitéleder (13.30 - 5 min)

Nå som AuO har gått gjennom, står komitélederne uten noen form for utmerkelse for arbeidet de legger inn. Det er jo litt kjipt, så jeg foreslår at vi enten lager en ny dalje, eller kjøper inn daljebånd med gull-agraff som man kan bruke på eksisterende komitédalje.

Fordelen med ny dalje:

  • Ny dalje - det er fett!
  • Dyrere.
  • Noen må designe den.

Fordel med gullgraff

  • Bare å kjøpe og sette på eksisterende daljer
  • Billigere

Diskusjon

  • Benny: Kult å vise frem komiteledere med en ny dalje. Men gull graff er en god lønsing siden det ikke krever så mye ressurser.
  • Øyvind: Ikke noe i mot at det bruker litt penger. Kult med en gullgraff for å vise hvilken komite de er leder for. Støtter begge deler.
  • Ramm: Hør med komiteeledere hva de er gira på. Ingen problem å bruke litt penger på en dalje ut i fra hvor mange timer som legges ned av arbeid.
  • Benny: Henrik hører med komiteelederer hva de vil. Videre ta ansvar for dalje design.
  • Ramm SO: Det finnes en komiteeleder slack hvor det kan tas opp.

457 Workshop ish - Semesterundersøkelse (13.35 ->)

  • Benny: Vi deler oss inn i grupper og kjører på på discord.

458 Eventuelt

  • Monika: Post blir sendt til NTNU og vi har ikke tilgang til der det skal hentes.

    • Stensrud: Vi får test med DNB-kontoer inn på IDI. Han sendte mail, men ikke fått svar. Fikk en tilfeldig person til å låse opp
    • Benny: Posten er låst og vi har ikke tilgang? Send mail til IDI og spørr om den beste løsningen.
    • Monika: Hvem skal ende opp med å hente posten? Kritisk med regninger og evt innkassovarsel.
    • Øyvind: Viktigst å sjekke regninger regelmessig
    • Ramm SO: Det aller meste kommer inn elektronisk.
    • Benny: Bankom burde ta ansvar for sitt eget, Sindre ber velkom fikse sitt

  • Henrik: Komme-igang-dagen er noe HS har tatt ansvar for tidligere. Mailen som kom til hs ble videresendt til velkom.

  • Ola Anders: Seniorkom har fått inn en forespørsel om hvordan man skal gå videre for å gjenopplive appkom. En nodekomite må gjenopplives av en generalforsamling. Seniorkom har sett at det kanskje ikke passer inn under interessegruppe. Hva gjør vi?

    • Øyvind: Hva er tanken at appkom skal drive med?
      • Ole Anders (mail fra Pål): Opprette en gruppe med engasjerte studenter som kan jobbe med mindre prosjekter som ikke nødvendigvis må omhandle dotkom.
    • Øyvind: En eventuell nodekomite burde legges under dotkom. Høres ikke så strukturert ut i oppstarten. Jeg er nyskjerrig på hvordan det skal gjennomføres som komite.
    • Benny: Har vært en nodekomite tidligere.
    • Ole Anders: Ble opprettet som en nodekomite med åpne opptak. Alle fikk lov til å være med. Man ble sett på som et medlem hvis man var med på 3 eller flere møter i semesteret. Funket ikke på en god måte. Fikk ikke tilhørlighet og ble lagt ned i 2015/16. Ønsket om å strukturere det bedre denne gangen.
    • Øyvind: Med på at potesnsialet er der, men stusser over strukturen rundt en “komitee” hvor man bidrar til et prosjekt, men ikke er en del av resten av komiteen.
    • Ramm: Kan det være en ide at HS gir godkjenning til at dotkom starter dette som en nodekomite?
      • Ole Anders: Ikke et initiativ fra dotkom.
    • Benny: Kult at folk vil drive med prosjekter sammen. Kanskje mest hensiktsmessig at det startes opp som en interessegruppe slik at de selv kan finne ut av hvilke rammer som skal være rundt.
      • Ramm: Var ikke dette et problem at strukturen ble for løs? En interessegruppe krever at hvem som helst kan bli med (opptak ikke mulig)
        • Ole Anders: Utfordringen er at de trengger et opptak.
      • Benny: Vanskelig med et opptak uten noen rammer eller sturktur. Vanskelig utgangspunkt
      • Øyvind: Finn ut av medlemer og arbeid rundt prosjekter. Er det åpent for alle? Kan hvem som helst bidra på prosjekter? Er det noen krav for å være en del av gruppa.
      • Ramm: Ide at Pål blir med på møtet for å gi litt input.
      • Ole Andres: Poenget med punktet var å finne ut av hva dere vil gjøre videre. Ingen poeng å rushe noe som helst.
    • Benny (oppsummert): Inviterer med Pål på et møte for å finne føringer

459 Møteevaluering/Diggepunkt (14.15 - 5 min)

Gjøremål

  • Øyvind: Skrive om signaturmail siden på wikien.
  • Henrik: Høre med komiteeledere om daljer. Evt design av daljen.
  • De som mottar post til gløs må finne en løsning på det, bankom(Ramm/Stensrud) og velkom(Sindre).
  • Øyvind: Fikser forslag til praktisk gjennomføring av vinstraffer