Stormøte og retningslinjer

HS møte 16/02-08

Møtetidspunkt: kl 11:15 - 13:00
Sted: ZOOM

Referering:

ref Luka
ref Thea

Tilstede:
Mathias, Benedicte, Stensrud, Nyvoll, Øyvind, Thea, Giil, Monika, Sindre, Johanne, Jonas Lavik, Mathias Schulstok, Nicolai Dalaaker, Njål Sørland, Karan Singh, Haavard Brummenæs, Anders Robstad, Martin Skatvedt

Ikke tilstede:

Straffer:
Luka (øl), Sindre (øl)

TODOS fra forrige gang.

544 Godkjenning av innkalling

Godkjent

545 Status for komiteene (11.30 - 20 min)

Arrkom, med jubkom og velkom:

Hatt ledervalg
Hatt workshop for å planlegge veldedighetsfest, dato satt til 19. mars
Fått innsyn i løsningen Abakus brukte for å holde digitalt.
Fysiske arrangementer blitt avlyst.

Jubkom:

Tatt opp medlemmer, er nå 9 stk.
Sett etter lokale til banketten.
Ser på alternativer for dato.
Begynt å tenke på arrangementer.

Velkom:

Skal ha andre møte i dag
Stiller mange spørsmål til forrige velkomleder og nestleder
Fordelt ansvarsområder
Satser på å få valgt tema neste uke

Bedkom, med ITEX:

Rolig periode, bedpress idag som er full.
Snakket en del om involvering i ITEX, ønsker å ha med en eller flere medlemmer der.
Begynt bookingrunden.
Tatt en runde på “ikke IT-annonser”

Dotkom, med appkom:

OWF har begynt å bruke nytt komponentbibliotek
Vinstraffsystemet har begynt å implementere design
Nye wiki har blitt satt opp med docker
Møte ang. kryssfest

Appkom:

Martin er ny leder
Skal velge ny nestleder snart
Håper på å bli en nodekomité
Jobber med Nibble

Fagkom, med ekskom:

Rolig uke
Forrige onsdag ble en kursholder syk, men fikk satt ny dato raskt
Bookingrunde i gang
Ledervalg neste uke

Rip Mathias glemte Ekskom. Shame!

Prokom:

Hatt brekkehelg, neste utgave av Offline er snart klar. Håper å få den ut ila uka.
Ellers ikke stort, hatt et par plakatbestillinger.

Trikom

Ledervalg i morgen
Hadde valentinsquiz på søndag som var kos <3
Kjøpt inn en del nytt til kontoret (puter, sorteringsbokser og falske planter)
Sjakkturnering og kino planlegges

Seniorkom:

Søker HS om å utvide budsjekk pga Onski
Jobbet med medarbeidersamtaler og utmatrikulering

Bankom og økans

Avstemte 2020. Var flinke
Abakus reviderer til uken
Offentliggjort regnskap
Venter på tre kvitteringsskjemaer
Ledervalg til søndag
Støtteordning fra IDI

Nestleder:

Genfors med stor G
- Dagsorden
- System i alle sakene
- Skal ha møte med ordstyrerne
Endelig fått fikset tilgang til ytterdøra til boden
Snakket rundt nestledervervet

Online IL:

Rolig oppstart. Lite mulig å gjøre ting. Satser på uteting
Valg av leder og nestleder på fredag

Leder

Genvooors!
- Jobbet med Benny

RFK

Kjellerne har ikke åpnet.
Har fått det gamle bordet fra Kontoret
Har generalforsamling i Mars
Skulle ha jubileum i april, men blir utsatt

546 Interkom (5 min)

Valg av nye komitèledere i kjernekomiteer
- De er ikke ledere før de er godkjent av genfors
- De kan ikke begynne å lede komiteen eller holde møter enda

548 Mat på Generalforsamlingen (10 min)

[Bør vi gi ut foodoragavekort til de som møter opp på genfors?]

Benedicte: Har satt av penger til mat på genfors (rundt 13k), men siden vi ikke kan møtes fysisk vil det bli dyrere hvis alle skal ha mat.
Mathias: Vil ha noen insentiver for å komme på genfors
Benedicte: Gavekort på 200 kr per pers kan fort bli dyrt og kan gjøre at mange vil komme bare pga mat (som igjen gjør det dyrere)
- Øyvind: Liker tanken. Litt skeptisk til å sette av 200 kr per pers. Er ikke eneste alternativet.
Stensrud: De negative sidene. Er det nødvendig å ha mat? Andre linjeforeninger har ikke valgt dette. Folk kan lage mat selv hjemme.
Mathias: Tilleggsopplysning: Har satt av 13k. Vil sette av noen, men vet ikke hvor mye
Øyving (spørsmål): Abakus har hatt genfors. Hvor mange var de?
- Matias: De var 200stk, men de er større. Vi blir mulig rundt 100stk.
Sindre: Hvis vi allerede har satt av disse pengene, så burde vi gikk ut litt, men kanskje ikke 200 kr.
- Mathias: Kan ha oppmøte på starten og når vi deler ut pengene
Kristoffer: Litt tvilsom til om vi skal ha mat i det hele tatt. Mye manual labour for å fikse
- Bankom har lite å gjøre unasett?
Øyvind: Bankom blir dritsure. Bør kanskje ha mulighet til å legge ut penger som kan brukes i butikken.
- Stensrud: Det blir like mye jobb uansett
Mathias: er folk for/mot? Kjører reaksjonsrunde. Cirka 50/50
- Ny stemme om det er prisipillielt eller administrativt

[Mye kaos. What we doing] panic

Stensrud: Kommer til å gjøres med et smil, men mange andre linjeforeninger har ikke mat pga digitalt
Sindre: Vi får mindre penger til mat. Det vil ikke ha noe å si siden vi bruker ganske mange timer på genfors
Ny avtemmning på om vi faktisk skal bruke penger eller ikke:

Endelig beslutning: Ja, blir mat på genfors! Woop

For: 7, Mot: 3 (uenighet om nøyaktige tall :))
Benedicte: problemtatisk å sette av en fast sum. Bedre å si at vi deler ut f.eks 100kr per pers.
Monica: Har ikke Wolt noe løsning som er billigere?
- Kristoffer: Det er i development fasen
- Mathias: RammKom fant ut at Foodora var best i sin tid.

[Pause til 12:10 (12 min)]

549 Gå gjennom retningslinjene til hovedstyret (20 min)

[Det er flere deler av retningslinjene våre som kan oppdateres for å fange opp problematikk som ble tatt opp på vedtektskvelden. La oss se på noen forslag til endringer.]

Benedicte: Dersom ingen av forslagene ikke går gjennom så vil vi ha det som i dag. Vi vil ha rettningslinjer som gjør at styret ikke trenger å ta en avgjørelse med vedkommende tilstede. Har også sett på retningslinjene for denne gangen. Seniorkom skal har tilgang, men vi stemte imot det på starten. Tatt utgangspunkt i det som står fra tidligere. Har laget to forslag som går på at de får full tilgang og to forslag de ikke får tilgang.
Mathias (spørsmål): dette avhenger jo av utfallet på genfors?
- Benedicte: Vi fanger alle mulige utfall
Stensrud (spørsmål): kan forslagene leses opp?
Kristoffer: 3 og 4. Det blir vanskelig å følge med når en ikke har tilgang til informasjon i å være med i diskusjoner. Bør kanskje ikke prioriteres
Thea: Vi skal bestemme oss for å endre det. Hva er tanker bak å endre ting nå?
- Vi må ta for oss retningslinjene slik at vi tetter alle hull uansett utfall. Da trenger ikke neste styret å ta for seg denne samtalen i starten. Noe som er slitsomt. Det skal stå i stil med vedtektene
Øyvind: Dette blir jo mye av den samme diskusjonen som vi har hatt før. Jeg er prinisippielt imot at folk som ikke er valgt av genfors skal ha alle tilganger. Men jeg ser at det fører til en del ekstra jobb for leder og nestleder med dokumenter og møteinnkallinger. De burde ha full tilgang hvis seniorkom- og bankomleder forsetter å sitte i HS.
Mathias (spørsmål): mest sannsynlig vil dette ikke få noe effekt. Bankom-leder går sannsynligvis ikke gjennom på genfors. Er det nødvendig å ha dette med nå?
- Vi kan lett fjerne det i etterkant.
Mathias: forskjellen er bare på mail eller ikke?
- Ja
Mathias: dersom begge er med på samme grunnlag, så skal begge ha tilgang på mail og wiki. Er ikke hemmelig nok. Handler om sosial inkludering også. Er for 1 og 2. Tror ikke det vil skje på genfors. Dersom de forblir går jeg for 1 og 2.
Benedicte: mener at det viktigste er at seniorkom har tilganger. Seniorkom har da ingen andre i styret sammenlignet med bankom. Administrativt er det best med 1 og 2. Dersom personen ikke ønsker å delta aktivt så trenger ikke de å få tilgang.

Stemmerunde:

Forslag 1 går gjennom. Forslag 4 faller.
- 8 for
Forslag 2 gikk gjennom. Forslag 3 faller
- Flertall for

Forslag 1: Bankomleder som styremedlem uten stemmerett

Hovedstyret skal legge til rette for at leder av Bank- og økonomikomiteen skal ha tilgang til mail og wiki på lik linje med resten av hs-medlemmene, dersom vedkommende ønsker å delta aktivt i styret. Bankkomleder skal inkluderes i Hovedstyrerelaterte aktiviteter i en grad som står i forhold til vedkommendes innsats i Hovedstyret.

Forslag 2: Seniorkomleder som styremedlem uten stemmerett

Hovedstyret skal legge til rette for at leder av Seniorkomiteen skal ha tilgang til mail og wiki på lik linje med resten av hs-medlemmene, dersom vedkommende ønsker å delta aktivt i styret. Seniorkomleder skal inkluderes i Hovedstyrerelaterte aktiviteter i en grad som står i forhold til vedkommendes innsats i Hovedstyret.

Forslag 3: Seniorkomleder uten styrespesifikke tilganger

Hovedstyret skal sørge for at leder av Seniorkomiteen blir invitert til hovedstyremøtene, og blir gitt tilgang til møteagenda på lik linje med resten av styremedlemmene. Seniorkomleder skal inkluderes i Hovedstyrerelaterte aktiviteter i en grad som står i forhold til vedkommendes innsats i Hovedstyret. Vedkommende skal ikke ha tilgang til mail og wiki.

Forslag 4: Bankomleder uten styrespesifikke tilganger

Hovedstyret skal sørge for at leder av Bank- og økonomikomiteen blir invitert til hovedstyremøtene, og blir gitt tilgang til møteagenda på lik linje med resten av styremedlemmene. Bankomleder skal inkluderes i Hovedstyrerelaterte aktiviteter i en grad som står i forhold til vedkommendes innsats i Hovedstyret. Vedkommende skal ikke ha tilgang til mail og wiki.

AUOs forslag om å legge inn retningslinjer for arbeidsutvalg:

Under §4 Hovedstyrets virke legges følgende til:

Hovedstyret har mulighet å opprette arbeidsutvalg for spesifikke oppgaver, dersom Hovedstyret ellers ikke har kapasitet til å gjennomføre disse. Dersom arbeidsutvalg opprettes skal linjeforeningen informeres. Utvalgets arbeid og opprettelse skal også presenteres ved generalforsamlinger.

550 Yeete §4.8 i Vedtektene

[Jeg og Benedicte vil yeete ut paragrafen om vervvarighet. Vi mener dette er en edge case som ingen følger i praksis]

Kristoffer: Oscar Conrad, en bedkommer som var aktivt medlem 2013-2019 ville nok sagt seg enig
Thea: mangler medlemmer. Vi mangler kunnskap og erfaring
Luka: Mange komiteer har utarbeidet pang-ordning - ordninger for de gamle slik at de vil ønske å fortsette i komiteen

Vi tar dette med videre og blir en sak fra hs

551 Eventuelt (15min)

Fagkom budsjett

[Ønsker å utvide budsjettet sitt med 100 kr] klapp klapp

Støtte fra IDI

[En stor sum som vi kan bruke til mye forskjellig men som må dokumenteres godt]

Øyvind: seniorkom har brukt interessegruppestøtten kan det brukes på dette?
Stensrud: Faglig og sosial støtte. Kino og imball er inkludert
Mathias: dotkom ønsket hackathon. Dette kan sees på nytt nå siden det var for dyrt sist gang
Øyvind: fagkom har budsjettert for utgifter med interne kurs. Kunne fagkom flyttet over dette og bruk disse pengene istede? Vi kan føre over disse pengene
Stensrud: bør hs eller bankom ha kontroll over dette?
- Mathias: atte komiteene bare.

Søknad utvidelse av budsjettet til Seniorkom

[Seniorkom har snart brukt opp sitt budsjett for interessegruppene og har nå fått inn en stor søknad fra Onski]

Øyvind (spørsmål): Er det mange interessegrupper som er aktive som ikke har søkt penger dette semesteret?
- Luka: Har snakket med alle interessegruppene. Noen vet de ikke vil søke
Stensrud: Er supert! Interessegruppene burde få mye penger siden de er så viktige for linjeforeningen
Benny: Viktig å ikke gi halvparten av potten til én interessegruppe. Må ha en buffer, men stoler på at seniorkom har gått gjennom søknaden nøye.
Mathias: Mener at det Onski har søkt om for mye penger. En interessegruppe må belage seg på å paye litt selv.
- Kristoffer: mr.Bias. Dersom vi ikke får innvilget hele summen så går det fint. Vi kan leve billig fremover. Kostnadden utenom oppstarten er minimale. Dersom onski har utstyr så er det liten bariere for onlinere å bli med på tur. På sikt så vil dette være en med Online lenge
Mathias: artikler som ender i privat bruk er jeg imot. Dette høres ut som en komite, typ OIL. Interessegrupper har dødd ut etter noen semester så har kjøpt inn ting gått til medlemmene.
Øyvind: Enig i det med privat bruk, men uenig at det er mer en komiteting. Interessegruppene vil kanskje være flinkere på å bruke det oftere, mens komiteene gjerne har sjeldnere arrangementer med samme ting
Mathias: Luka, kan vi gi seniorkom pengene men med forbehold om at dere ser gjennom onski-søknaden en gang til og kanskje gir dem mindre
Øyvind: Er veldig fan av å gi penger til interessegruppene. Er dårligere ting vi bruker penger på i Online.

Høstes arrangementer med Arrkom - har det blitt revidert?

Øyvind: arrkom skulle revurdere antall arrangementer som skule bli hatt. Er det blitt tatt stilling til dette for høst?
- Karen: Vi har diskutert det men har ikke konkludert noe
- Mathias: er ekstremt mye som skjer i høst og det kan ikke være fult kjør med arrangementer

Forslag fra Aslak

Benedicte: Ikke haste sak. Tar det på neste møte

Appkom-busjett

Martin: Har ikke budsjett. Blir mulig nodekomite. Greit å ha penger til forskjellige ting.
Mathias: Diskuter hvor mye dere trenger innad. Send melding til bankom for å høre om det ser bra ut og så sende søknad til nye HS
Øyvind: hs kan godkjenne mindre endringer, men større bør gå gjennom Online. Er dette noe som kan går skjennom hs eller er det noe som bør gåes gjennom genfors?
- Mathias: ingen feil for å gå gjennom dette på genfors

Siste ord fra O Store Leder

Mathias: Takk for at alle ville komme. Målet er at slike møter skal bli mer normen fremover

[Møtet slutter 13:08]