HS møte 16. Mars

Møtetidspunkt: kl. 10:15 - 12:00
Sted: H3 521 Sprokkit

Referering:

1. ref Anders
2. ref Thomas

Tilstede: Sindre, Thea, Mari, William, Henrik Wæhre, Milla, Sarmin, Anders, Thomas, Kristoffer, Stensrud, Giil, Mathias

Ikke tilstede:

Straffer:

• Vinstraff til Sindre for for sen taushetskontrakt

Innsjekk

What it do?

579 - Godkjenning av innkalling

Godkjent

580 - Status for komiteene (11.25 - 15 min)

Arrkom:

• EPVU på veldedighetsfest, trenger innspill
• Kryssfest gick bra
• Veldedighetsfest på fredag
• Inspill på psykt vanlig uke hva kan vi snakke om? ideer?
  • William: Tenker å snakke litt om hva det har handlet om, og hva som er poenget med en Psykt vanlig uke.
  • Thea: Handler om å snakke om det, hva kan gjøre hverdagen til studentene bedre, typ matlaging, turer osv.
  • William: Settes av 5-10 min ish
  • William: Tillhørighet er tema så vi må embra

Bedkom:

• Nestleder valg: Robin
• Mye bra til veldedighetsfest
• Workshop med fagkom for å sette opp rammene for de arrangementene som skal slås sammen.
• Skal prøve å sette konkret plan som kan pitches til bedriter

Dotkom:

• Suppleringsopptak varer til i morgen
• Kvitteringsskjemasiden var nede, og ble ish fikset i går, noe bugs der.
• Planlegger hyttetur

Fagkom:

• Nikolai nestleder
• 5 kurs og 5 samarbeidsarrangemanger
• Kurs på mandag med bra oppmøte

Prokom:

• Har lagt ut nettartikkel om psykisk helse
  • Sindre: Ble den blestet på IG?
    • Nei, Sarmi fikser
• Begynt å male kontoret, ikke ferdig enda

Trikom:

• Workshop på lørdag, vasket, kastet alt fra kjøleskappet
• Kjøpt maleutstyr til prokom
• Planlagt innslag til veldedighetsfest

Økonomiansvarlig:

• Bestemt seg for å ikke ha en nestleder, men har valgt sosialansvarlige
• Mia er blitt tillitsvalgt
• Appkom har blitt nodekomitee og har rett til å velge sin egen økans, men ikke kommet frem til noen der enda.
  • Thomas virker som økans for dem frem til det blir valgt en økans i appkom.
• Misforståelse mellom prokom og trikom om hvem som skulle søke om midler til maling av kontoret.
  • Tas på et senere punkt.

Nestleder:

• Planlagt en psykt vanlig uke
• Kontaktet nodekomiteelederne for statuspunkter til møter fremover, de er positive.
• Jubkom:
  • Tatt opp 10 medlemmer til komitteen, har mange roller. Tentativ plan 20. til 25. september.
  • Blir flere drikkearrangementer, men også flere uten, tar i betraktning at det kanskje vil være retningslinjer fremdeles.
  • Vært i konakt med scandic LErkendal anngående avsluttende bankett
  • Workshop tentativ plan for jubileet, vet ikke hva vi kan gjøre med arrangemanger samtidig som IT dagene enda

Leder:

• Vedtekter og referater som må ryddes opp i etter genfors
• Pratet lit med Fredrik om Ekskom, har ikke vært så populært da få har forhold til ekskursjonen, headhunting er way to go!
• Mulig endring i fordeling av areal for linjeforeninger, noe som skjer på NTNU sin side.
• Fixa trello
• Prata litt mer med IDI om kosprog de er på og har lyst til å få det gjort denne uka men det går ikke, men prøver etter påsken.

581 - Interkom (5 min)

• Milla: Partytelt, Jubkom, Arrkom, Velkom stiller seg bak kjøpet

  • Tar mye plass..
    • William: Hva er mye plass?
      • Milla: Det er svæææært.
  • SindrE: Hva slags dimensjoner er det snakk om ?
    • Milla: Ganske stort, plass til folk inni.
  • Milla: Fordelen ville vært at man kan ha fest ute selvom det kanskje ikke er helt kanon vær.
  • Thea: Vi har plats i boden, men da må vi kaste ting
    • Milla: Har snakket om det, men vi i arrkom har ikke helt kontroll på hva som er i boden.
    • Thea: Ansvarlig må si om man kan kaste eller ikke, velkom, arrkom og trikom må kaste ting.
  • Sindre: Har dere vurdert hva som skjer hvis det regner ute, hvor stor sannsynelighet er det at man faktisk gjennomfører? Blir det brukt selv om det kanskje blir sol også?
    • Milla: Det virker som at den kommer til å bli brukt uansett vær.
  • Sindre: Dersom det blir fint vær, blir det kanskje bare mer styr å sette det opp når man ikke trenger det?
    • Milla: Det vet jeg ikke, men velkom og arrkom bruker det uansett.
  • Gill: Hvorfor kjøpe ikke leie?
    • Milla: Vi kan bruke det i flere år.

• Thea: Valg av tillitsvalgte skal kjøres på nytt da mange av komiteene ikke har hatt valg på dette på lenge. Flere av de tillitsvalgte har heller ikke hatt “den nødvendige samtale” kurset.

  • Ønsket at komiteene skal holde et nytt valg før påske hvis det er mulig. Dersom personen som er blir gjenvalgt så er det innafor, men kjør et ordentlig valg.
  • Informer om hva tillitsvalgt gjør, og at de er nødt til å bli med på kurs
  • Henrik: Hva er en tillitsvalgt?
    • Stensrud: En person som alle i komiteen skal kunne snakke med dersom de kanskje ikke ønsker å gå til leder.

582 - Intensjonsavtale med Ekskom (5 min)

• Nyvoll: Burde asignes noen som har hovedansvar, en komitee av bedkom og fagkom burde få hovedansvaret her. Burde ikke stå at både bedkom og fagkom har ansvar.
  • William: er uening om at det er eksplisit at Bedkom har hovedansvar.
    • Flere enige i at det er greit å få inn eksplisitt at fagkom har hovedansvaret.
• Sindre: Syntes det er bra at det står at komiteemedlemmer i ekskom skal likestilles med andre komiteemedlemmer i Online. Viktig for at de skal få en komiteefølelse.
• Thea: Tar det videre med Øyvind hva vi ønsker å få endret slik at den er klar til neste møtet. Tar en avstemning da.

583 - Fadderkontrakt (5 min)

[Fadderkontrakt-taskforcen er har laget et utkast til en fadderkontrakt som velkom skal få. Vi må bestemme oss for om den er klar til å godkjennes eller om noe må endres først]

• William: Burde det være noe om taushetserklæring mellom fadder og fadderbarn? Typ dersom et fadderbarn sier noe til fadderen sin, som de ikke har lyst til å si til noen andre. Forslag å legge inn som et punkt på kontrakten.
  • Anders: fadderbarn kan føles at det er skummelt å snakke med HS eller andre ansvarlige, kan være greit å snakke med faddere.
    • Thea: Kan være vanskelige å formulere, ønsker at folk legger inn kommentarer dersom de har forslag til hvordan formulere det
  • Thomas: Burde det ikke stå noe om at det burde være en edrufadder på plass?
    • Thea: Lurt!
  • William: Hva ligger i uønsket oppmerksomhet? Den ligger under punktet med diskriminering og mobbing.
  • Thea: vagt med vilje, sånn at det kan bli brukt for flere situasjoner.
  • Anders: Det grunnes i andre deler av kontrakten, ellers så burde det formuleres tydligere.
    • William: Kunne det bare stått trakkasering?
      • Milla: Tenker det er greit med uønsket oppmerksomhet. De fleste vet hva dette betyr på forhånd, og skjønner hva som går inn under dette punktet.
  • Sindre: Poenget med kontrakten er å bevisstgjøre faddere om at det er noen krav som de har, og om noe skjer kan man peke på kontrakten selv om det kan være vagt.
• Thea: Planen er at det skal gås gjennom sammen med fadderne ganske nøye. Men den skal helst være selvforlarende.
  • William: ikke hørt om uønsket oppmersomhet som en spesifik begrepp.
• Anders: skal velkom se på kontrakten?
  • Thea: HS godkjenner kontrakten, ble velkom spurt om å bli med i processen.
    • Anders: meg og robin snakket om fadderkontrakten og de visste ikke mye om det.
    • Thea: Det er hovedsaklig HS som skal jobbe med og godkjenne kontrakten.
• Anders: Velkom bør få se på fadderkontraten etter den er blitt godkjent av HS slik at de også er enige i det som står der.
• Kommenter litt i tråden på slack med endringer, godkjennes neste gang.

Pause (10 min)

584 - Si ifra (20 min)

[Endre og August med updates fra siifra]

• Endre: Vi i siIfra ønsker å opprette en gruppering i Online for å kunne fortsette arbeidet. Saken er at vi ønsker å teste om det vi har laget kan fungere i praksis, så derfor ønsker vi å opprette retningslinjene for å sette rammene for hva vi skal gjøre. Ønsker å sette få restriksjoner, og holde det så åpent som mulig. Ansvarsområder:
  • Konflikthåntering, rådgivning, varslingsaker.
• William: Retningslinjene er bare for at dere skal kunne ha et pilotopplegg for å teste det ut?
  • Endre: Ja, Online er flinke på å bruke “fint språk” men det kan ende opp med å begrense litt hva som er mulig å gjennomføre.
• William: Trenger litt finskriving og formatering.
• Sindre: Tenker det er fint at det er litt vagt da det er for å komme i gang. Du og August går ut til høsten, er det flere som forsvinnger?
  • Endre: driver på å fikse med opptak nå, vi finner det ut av 1 april.
• Endre: På et tidspunkt så kommer August og meg til å snakke med styret om hva siifra gjør og hvordan det funker. Det er mye av det de har jobbet med i det siste som er relevant for styre å vite. Kanskje saker som styret ønsker å håndtere selv, så kan være greit at det blir en form for erfaringsoverføring der.
• Sindre: Vi stemmer over retningslinjene, tas ved akklamasjon.
  • Det akklameres, retningslinjene er godkjent.

585 - Oppdatere retningslinjer fra komiteene (5 min)

[Alle må oppdatere retningslinjene til komiteene deres. Dette må så godkjennes av hovedstyret]

• Sindre: Retningslinjer for komiteene må godkjennes av HS. Så dersom dere ønsker å oppdatere retningslinjene deres så må det gjennom styret.
  • Tas fortløpende dersom folk ønsker å endre de, ta det opp som en sak på et møte.
• Det må endres at vara ikke lenger er vara for styremedlem dersom han/hun ikke kan på et HS møte. Det er nå leder som skal stille opp dersom styremedlem ikke kan på et møte.

586 - Nodekomitedaljer (15 min)

[Med oppstarten av appkom og Online IL de siste årene, har vi nå ganske mange nodekomiteer som driver med veldig forskjellige ting. For kjernekomiteene gir komitedaljen en form for tilhørlighet og gjenkjennelighet, noe den generiske nodekomitedaljen ikke gir. Det er per nå et tydelig skille mellom kjernekomiteene og nodekomiteene, og dette skille kan reduseres noe ved å gi dem egne daljer. Håper derfor det kan diskuteres om det hadde vært gunstig å designe egne daljer til de forskjellige nodekomiteene, slik at de kan vise frem komitetilhørligheten sin med stolthet på gallaer.]

• William: hva får man daljer for i Online?
  • Giil: kompilering, HS-dalje, kjærnekomitedalje, nodekomitedalje. Får komitedalje etter 6 måneder.
• William: Dersom man får dalje for å bli med i en komitee, så burde det være mulig å få en dalje for nodekomitee også. De er blitt tatt opp på samme måte som kjærnekomiteemedlemmer.
  • Sindre: Saksopplysning, alle nodekomiteer får samme daljen.
• Kristoffer: Forslår å kunne ha pins for nodekomiteer, da nodekomiteedaljen ikke “stacker” når den er lik.
  • William: Kanskje ikke så populært å legge in nye online pins. Strider kanskje mot kulturen i Online hvor vi bare skal ha en pin.
• Sindre: Vi har mange nodekomitedaljer og det blir fort dyrt.
  • Thea: Vi har veldig mange daljer “på lager” som ikke blir brukt dersom vi bytter nå.
• Henrik: Er det slik at vi kjøper inn nye daljer til nodekomiteene hvert år?
  • Sindre: Vi har kjøpt inn mange på en gang, men vi har veldig mange forksjellige nodekomiteer per nå så det er mange som må designes dersom vi skal ha en til hver.
• Sindre: Ønsker å bli kvitt de vi har fra før, og deretter designe egne daljer for nodekomiteene.
• William: ser ingen grunn til å ikke kunne ha egne daljer for nodekomiteer.
• Mari: hvor mye penger er det snakk om?
  • Giil: Spørs hvor vi bestiller det fra, men der vi har fra nå er det noe dårlig kvalitet. Det koster litt ekstra for å lage verktøyene for å lage den spesifikke daljen.
    • Giil: Etter denne kostnadden så koster det det mindre per stykk, det er billigere jo fler vi bestiller om gangen.
    • Anders: Det blir dyrere i teorien fordi man bestiller mindre av hver dalje, da det blir flere forskjellige.
• Milla: Så det billigste er å bestille mange i en handel? Og vil flere daljer bli flere engangskostnadder?
  • Giil: Ja det er en oppstartskostnadd for hver nye dalje vi ønsker å lage. Så det blir billigere jo fler vi bestiller, men må fort betale den oppstartskostnadden flere ganger.
• Stensrud: Alle kjærnekomiteedaljene er bestilt fra Trofe. Burde vi da bytte til et annet sted når vi skal bestille nodekomiteedaljer?
  • Giil: Nodekomiteene vil få bedre kvalitet dersom vi bytter til en annen leverandør for nodekomiteedaljene. Da nåværende leverandør har vært litt opp og ned på kvaliteten
  • Mathias: Siste gang vi kjøpte fra Trofe hadde halvparten dårlig kvalitet, ga mye svinn.
• Benny: Vi er en av linjeforeningnee med flest daljer i forhold til alle andre linjeforeninger. Dersom vi ønsker å lage nye daljer så vil vi sprenge dette enda mer da det fort kan komme enda flere nodekomiteer.

587 - Kontaktpersoner under fadderukene (10 min)

[Vi velger to stk som kan ta over som kontaktpersoner under årets fadderuker]

• Handler om å planlegge litt sammen frem mot fadderukene, viktig å være med på ting i fadderukene og vise seg frem litt. Prate med folk og være litt frempå.
• Kan være fadder, men trenger ikke være det.
• William: Hva er handlingsplanen?
  • Sindre: Meg og Thea gjorde mye av arbeidet i fjor, kan se over det de haer gjort for å vite hva som kan gjøres. Snakke med de for å finne ut hva som fungerte og ikke.
  • Thea: Jobbet mye med hvordan man snakker med folk osv, men man må sette seg godt inn i det og vite hvordan det ble gjort i fjor. Hadde flere kurs, og snakket med folk som visste mer om hvordan man håndterer dette,
• Thea: Det er som sagt mulig å vlege litt selv hva man ønsker å gjøre ut av det da bare har vært et år på forhånd.
• Henrik: Er det arbeid etter fadderukene?
  • Sindre: Vi hade en telefon 3 uker etter fadderuka som folk kunne ringe.
  • Thea: Samlet inn litt data i etterkant, finne ut hvordan prosjektet funket osv. Snakket litt med Velkom-lederne for å finne ut hvordan opplegget ble oppfattet.
• William og Henrik blir kontaktpersoner for fadderuken

588 - Øke Onlinepotten (10 min)

[Lite spenn i Onlinepotten. Skal vi øke med noen lapper?]

• Milla: Onlinepotten er nesten tom, så vi må enten øke den eller avslå søknadder til workshops.
• På en uke i Mars har vi fått 6 søknader
• Mari: Hvor lenge er pengene ment til å vare?
  • Milla: Vårsemesteret
• Sindre: vi hadde en lang diskusjon før genfors. Dotkom skal få penger til arbeidskvelder. Skal alle komiteer ha krav til penger for en workshop.
• Sindre: I forhold til å øke potten. Om det er et incentiv for at komiteer skal ha workshops så er jeg postiv for å øke potten.
  • Anders: Mer arbeid som krever workshops pga korona, og negativt for komiteerne ikke får noen incentiver for workshops.
• Milla: Enig i det som sies, og det er derfor vi ønsker å øke den. Det er hensiksmessig å gjøre endringer på hvordan potten fungerrer, da vi hele tiden er nødt til å øke den og det ikke er i budsjettet.
• Sindre: Det er ikke en garanti å få penger fra onlinepotten, det er ikke meningen at pizzaen skal være hovedgrunnen til å ha workshop.
  • Milla: Det er et problem, må få til at komiteene ønsker å ha workshop for å finne ut av viktige ting og ikke bare for å få pizza.
• Sindre: Hva er onlinepotten på til vanlig?
  • Milla: 15k
• Thomas: Vi gikk mye i overskudd i fjor, så veldig for det å øke potten. Viktig å ha et incentiv for å møtes osv.
• Kristoffer: Samler litt tråder. Det er flere komiteer som har hatt mange workshops pga veldig mange ting har skjedd i det siste. Men flere av disse tingene går mot en slutt slik at det vil bli mindre behov for workshops i fremtiden.
• Sindre: Vi kan ta en annen dag for å finne andre måter å fordele penger.
• Sindre: VI stemmer over å øke potten?
  • Ja: 9 ja, 0 nei, 0 blank
  • Godkjent, Online potten økes.

589 - Oppdatere vedtektene til markdown og asciidoc (5 min)

[Aslaks forslag med å endre Onlines vedtekter til markdown og asciidoc]

• Sindre: Aslak foreslår å endre vedtekter til markdown og asciidoc, da det per nå står i latex. Er det noen som er i mot dette?
• Mathias: er imot markdown
  • Thea: Vi kan ha begge deler
    • Sindre: ikke ønskelig da det blir to ting man må holde oppdatert.
• Mathias: man må laste ned et komponentbibliotek for å se på nåværende løsning.
• Mathias: Markdown er garantert det letteste, men det ser ikke så pent ut.
  • William: Kan være lurt med asciidoc da det er litt penere, men det er vanskelig, og det er veldig få som bruker det så kan bli problemer med revideringer osv.
• Benedicte: Med markdown kan vi ha egen side i OW for vedtekterne.
• William: Er det mulig å trykke seg rundt i TOC i markdown?
  • Mathias: Det er mulig noen steder, men det kommer an på hvor man putter det.
  • Kristoffer: Det kan være lurt å ha en MD fil på git da det blir lettere å legge inn endringer osv. Folk kan sende inn en PR for å foreslå endringer.
  • William: perfekt for parafere å se commits på git.
• Sindre: Aslak har gjort det for en stund siden, men det er de gamle vedtektene. Så en liten oppdatering må til her fra Sindres side da det er lagt inn noen endringer i vedtektene siden Aslak gjorde endrigene.
• Det stemmes over å bruke Markdown eller Asciidoc i vedtektene
  • Markdown: 5, Asciidoc: 0, blank: 4
  • Vedtektene blir i markdown

590 - Eventuelt

• Forventningsavklaring
  • Sindre gir oss en del tidspunkter for når man kan ha en forventningsavklaring sammen med Thea og Sindre
  • Kan likne en medarbeidersamtale.
• Regler for blæstekalenderen (Thea)
  • Det har vært litt lite bruk av kalenderen i det siste, men den blir brukt mer og mer nå når flere ting skjer i Online.
  • Thea: folk tar en liten runde innad komiter og ser på retningslinjer.
  • Maks 2 blestinger per arrangement
  • Har vært mye i det siste, man kan vurdere å bruke andre kanaler.
• IDI penger til arrkom restauranttilbud førsteklasse
  • Milla: Arrkom sendte en søknad om IDI støtten for å arrangere en middag for førsteklassinger. Hvor det er edrukveld, og gratis middag til allesammen. Det er mye penger igjen i denne potten, og det er penger igjen til dette.
  • Mari: viktig for førsteklassinger å se varandre før eksamensperiode.
  • Det akklameres.
    • Godkjent.
• Arrangementsprioritet på OW (William)
  • William: Arrkom har vært litt ufornøyd med arrangementsprioritet på OW. Det er av og til arrangementer som skal skje straks, så kommer andre arrangementer over dette. Typ på kryssfesten så var påmeldingen enda åpen, men den kom ikke opp på hovedsiden da andre “nyere” arrangementer heller kom opp over.
    • Anders: Var problem i bedkom før nye OW ble lansert.
    • Thea: Trikom havner nederst, men HS ting blir prioritert.
    • Nyvoll: Er det mulig å øke fra “3” arrangementsposter på forsiden til et større tall?
      • Thomas: Ja det er jo mulig iallfall.
    • William: Liste over kommende
      • Thomas: Vi har tre forskjellige måter å se på arrangementer. Du kan velge mellom kalender, liste og hovedsided. Problemet blir det ikke er på forsiden, og de ter nok få folk som trykker seg inn på disse sidene.
  • William: Er det mulig å ha en dialog den veien for å skape en endring her da det er flere som blir påvirket av dette?
    • Thomas: Foreslår en form for workshop på dette for å sette litt forventninger og hva man ønsker.
    • Stensrud: Kunne evnt hatt et fellesmøte hvor man ønsker å finne ut hvordan man skal gjøre det.
• Mail fra Trikom anngående midler til maling av kontoret
  • Milla: Det er kjipt at pengene allerede er brukt, men det er lov med misforståelser.
  • William: Det som er gjort er gjort, men det er ikke et problem da dette er noe vi ville sagt ja til uansett. Er ikke snakk om mye penger.
  • Thea: Må ta en runde på dette, da det er viktig at penger ikke brukes før de er blitt invilget.
  • Støtten er godkjen.
• Nominering av æresmedlem til jubileet (Giil)
  • Giil: HS kan utnevne æresmedlem.
  • Thea: Hva er et æresmedlem?
    • Giil: Folk som har gjort ekstremt mye for linjeforeningen over mange mange år. Handler ikke om å bare delta aktivt i komiteer osv.
    • Sindre: Hovedsaklig ikke vært medlem av linjeforeningen
• Servering (Sarmi)
  • Sarmi: Hvilke regler gjelder for servering?
    • Sindre: Husker ikke, men det er lov nå.
    • Mathias: Det er lov.
• Benny: Burde holde semesterundersøkelsen straks
  • 1 år siden den ble holdt sist.

591 - Diggepunkt

Lite tid til digging denne uken også :/