Stormøte 13. april

Møtetidspunkt: kl. 10:15 - 12:00
Sted: Digitalt Zoom

Referering:

1. ref Henrik
2. ref Sarmi

Tilstede: Vigdis, Martin, Sindre, Milla, Thea, Sarmi, Henrik, Thomas, Endre, Mari, Karan, William, Nicolai, Njål, Luka

Ikke tilstede: Ekskom, ITEX, Jubkom, ITV

Straffer: Ølstraff Anders

Velkommen

611 - Godkjenning av innkalling

Godkjent!

612 - Statusrunde (20 min)

Appkom:

• Startet i høst med 15 medlemmer, hatt 3 frafall og 3 permitterte
• Nylig suppleringsopptak med 2 nye medlemmer, er nå 11
• Vil være 15, satser på å få tatt opp flere til høsten
• Har satt opp Nibble 4, jobber fortsatt med den
• Har begynt å lage en redwine API gjennom Slack
• Har også begynt med ukentlige arbeidstider istedet for annenhver søndag

Arrkom:

• Lite nytt som har skjedd
• Skal velge tillitsvalgt på neste møte

Bedkom:

• Jobber med bookingrunden, lager oversikt over interesserte bedrifter
• Har begynt på de nye kontraktene på de nye typene arrangementer
  • Skal begynne å sende ut tilbud neste uke
• Skal ha workshop, begynne på alumniundersøkelsen

Dotkom:

• Hadde første møte med de nye medlemmene

Ekskom:

• Forvaltning av Ekskom leder på torsdag etter genfors

Fagkom:

• Kurs med Knowit forrige uke

ITEX:

• Tatt opp flere medlemmer, er 6 stk

Jubkom:

• Ikke tilstede

ITV:

• Ikke tilstede

Online IL:

• Har seks arrangementer de tre kommende ukene
  • De fleste er innendørs, så vi må se på de nye retningslinjene som kommer og se om det er mulig å gjennomføre de

Prokom:

• Har valgt ny redaktør fra høsten: Benedicte Myrvoll
• Valgt to nettredaktører: Bendik Brunvoll og Peder Espen
• Hatt brekkehelg, så ny Offline er på vei!

Realfagskjelleren:

• Nylig generalforsamling, nytt styre
• Skal ha møte hvor tiden fremover planlegges
• Er fortsatt stengt

Seniorkom:

• Tatt opp nye medlemmer, men har også mistet noen. Noen går også ut til sommeren.
  • Tenker derfor å ta opp nye medlemmer snart
• Har flere pågående prosjekter
• Forsetter med interessegruppene
• Holder på med rekrutteringsprosjekt som går ut på hvordan vi ser ut utenfra for nye studenter for eksempel
• Har valgt ny økans
• Holder på å ordne utmatrikulering for 5.klasse
  • Ingen har erfaring fra før, så vi har tatt kontakt med Arrkom og gamle 5.klassinger for å høre rundt

Trikom:

• Handlet igår, masse Farris i kjøleskapet!
• Har utsatt Beermile
• Ser an fremtidige arrangementer mtp restriksjoner

Velkom:

• Fått inn 80-90 bachelor faddersøknader
• Fadderkontrakten skal sendes ut

Økonomiansvarlig:

• Rutinearbeid
• Tenker å ha økonomikurs med HS

Nestleder:

• Forbereder seg til forventingsavklaring med komitélederene
• Oppstart for kontaktpersoner for fadderukene snart

Leder:

• Linjeledermøte på onsdag
  • Snakk om fadderukene, hvordan det skal gjennomføres
    • Planlegger optimistisk
    • Har backup planer hvis smittesituasjonen blir dårlig
  • Utbygging av campus:
    • Campus skal bygges ut, mye retningslinjer for tildeling av areal
    • Areal til studentfrivillighet kommer til å bli det samme eller mindre som idag
    • Ferdig rundt 2035
  • Aktiv campus:
    • NTNUIs “Tredje fadderuke”
    • Mye arrangementer, fysisk aktivitet
    • Poengsystem, hver linjeforening tjener opp poeng
• FIF møte til helgen
• Skrevet første styreord

613 - Interkom (10 min)

614 - Siifra (Endre, 10 min)

[Oppdatering fra siifra og veien fremover]

• Endre:
  • Hatt tatt opp fem av seks medlemmer
  • Må fikse litt organisering, onboardingprosessen for de nye
  • Sosial avslutning når smittesituasjonen blir bedre
  • Etter onboardingprosessen tar de nye over
  • Ta et mer konkret møte på hva som har skjedd det siste året
  • Hele siifra erstattes
• Sindre:
  • Er det bra spredning på den nye gjengen?
• Endre:
  • Blir ingen førsteklassinger, tar opp alle før det nye kullet kommer
  • To fjerdeklassinger, to tredjeklassinger, en andreklassing
  • Ikke like god spredning, men kjønnsfordelingen er beholdt

PAUSE (10 min)

615 - Kommunikasjonsflyt i Online (Thea, 10 min)

[Kommunikasjonsflyten i Online er ikke så bra som den kan være. Det kan fort være litt høy terskel for å ta kontakt med en annen komité eller HS, og etter at nodekomiteene ble plassert under HS på Genfors trenger vi innspill på hvordan kommunikasjonen kan bli best mulig]

• Thea:

  • På genfors ble det endringer i strukturen vår
  • Nodekomiteene ble flyttet under HS, ikke under en komite lenger
  • Kommunikasjonsflyt er viktig
  • Har noen ideer til hvordan vi burde endre måten vi kommuniserer på?
  • Hva er beste form for kommunikasjon? (Stormøter, etc.)

• William:

  • Det er viktig å få innputt fra nodekomitene spesielt. Bare skyt inn hvis dere har noe

• Martin:

  • Brukt Slack enn så lenge, mail for mer formelle ting
  • Synes det funker bra

• Luka:

  • Litt det samme som med seniorkom og interessegruppene. Før har interessegruppene tatt kontakt med oss på mail. Det fungerte dårlig. De vet ikke hvem de kontakter direkte når de sender mail. Har derfor valgt å ha en direkte kontaktperson.
    • HS medlemmer kan være konktaktperson for et viss antall nodekomiterer. Det har fungert fint i seniorkom

• Karan:

  • Slack fungerer bra
  • Anders har vært en kontaktperson for HS, har vært veldig praktisk

• Anders:

  • Enig med Luka, god idé
  • Upraktisk med mail når du trenger svar på et enkelt spørsmål

• Thea:

  • Er stormøte noe dere ønsker å være med på jevnlig? Ser dere verdien av det?

• Nicolai:

  • Synes stormøter er supert, fint å ha det regelmessig

• Karan:

  • En gang i måneden er fint

• Sindre:

  • Tanken er at det helst ikke skal gå lenger enn 2 måneder

• Luka:

  • Er fint å få en oppdatering fra de andre komitene og se hva skjer hos dem. Finne ut hva man kan hjelpe med i andre komiteer

• Njål:

  • Enig i at man kan få mye ut av å være med på stormøter
  • Er noe annet å få vært med selv ifht å lese referater

• William:

  • Stormøte er en god arena for å holde seg oppdatert.

• Thea:

  • Ber nodekomiteledere om å sende en statusoppdatering før hvert møte for å få jevnlig statusoppdatering
  • Fungerer det greit? Er 1 gang i uka for ofte? Trenger dere statusoppdatering tilbake fra HS?

• Njål:

  • Er veldig greit å sende inn statusoppdatering hver uke
  • Kunne vært greit å få en generell tilbakemelding på hva som har skjedd i HS også
  • Kan senke terskelen med å stille spørsmål tilbake

• Karan:

  • Har ukentlige møter, for velkom fungerer det bra å sende inn ukentlig statusoppdatering

• Anders:

  • Det hjelper oss at dere sender inn statusoppdatering slik at vi holder oss oppdatert

• Sindre:

  • Vet ikke om det er nødvendig med statusoppdatering begge veier, føler møtereferat kan fungere som det

• Thea:

  • Hadde eventuelt blitt en kanal på Slack, hadde ikke kosta meg så mye å lage en kjapp opppdatering på møtet

• William:

  • Hvis det ikke koster deg mye så er det noe som er verdt å prøve

• Thea:

  • Nodekomiteer har jo ikke medlemmer som oppdaterer dem, blir de som har størst behov for oppdateringer

616 - Onlinepotten (Milla, 10 min)

[Den er tom og jeg vil ha tydelige retningslinjer for hvordan man skal benytte seg av potten, og at penger ikke skal bli tatt for gitt.]

• Milla:
  • Vil sette opp retningslinjer, at man må sende kvittering f.eks innen 2 uker før pengene utgår
  • Når det er retningslinjer på plass vil jeg i tillegg sende ut til komiteene at det er viktig å følge disse
  • Den er tom akkurat nå, ettersom pengene som ligger der er utdelt
• William:
  • Når det er søkt onlinepott for deler av komiten så ser jeg ingen grunn til å ikke være streng på frister.
• Anders:
  • Kanskje komme med flere retningslinjer til onlinepotten slik som frister og mer beskrivende agenda for f.eks workshop når man sender inn søknad
• Njål:
  • Vet at OIL hadde teambuilding med curling, har ennå ikke fått sendt faktura for det
  • Skal man søke støtte før man får faktura?
• Milla:
  • Noen bruker bedriftskontoen da de har fått innvilget onlinepotten som kan ta tid. De kan derfor si fra om det.
  • Men når enkeltpersoner bruker kvitteringsskjema burde det komme inn asap
• William:
  • Når retningslinjene er klart burde det sendes ut til komitemedlemmer, slik at alle får den e-posten
  • Hvem som helst kan søke Onlinepotten, nevne at man ikke kan bruke pengene før de er innvilget
  • Nevne at retningslinjene er obligatorisk lesning
• Anders:
  • Kanskje greit å nevne hvorfor dette er nødvendig. Ta det opp i komitene sine.
• Sindre:
  • Kan ikke du Milla og Duvara lage et forslag til retningslinjer. Så kan vi diskutere de
• Milla:
  • Ja

617 - Eventuelt

• Sindre:

  • Det skjer mye til høsten, kalenderen er fullstappa
  • Njål:
    • Er det noen grense på hvor mye man kan arrangere? Hvis vi har buldring ukentlig, er det innafor? Eller burde det være åpent for at andre skal ta det tispunktet?
  • Sindre:
    • Kan være lurt å passe på så det ikke blir for mange arrangementer
  • Luka:
    • Spørs hva man konkurrerer med.
  • Anders:
    • Viktig å se på kalenderen til høsten. Greit å se og vurdere om det blir for mye arrangementer i løpet av en uke.
  • William:
    • Er også verdt å tenke på hvor mange deltagere det er snakk om
    • Hvis hvert arrangement har få deltakere er det nok ikke noe problem
    • Om det er store arrangementer kan det være uheldig at de kræsjer

• Sindre:

  • Ide til høsten: Vi har en stravaklubb som mange er med i. Og til høsten er det Trondheim maraton. Det hadde vært kult å invitere Bekk og løpe med de, og å ordne t-skjorter
  • Milla:
    • Jeg ville nok vært med på det!
  • Luka:
    • Er det mulig at OIL fikser jevnlige treninger til maraton?
  • Njål:
    • Ja. Har merket at løpearrangementer har hatt dårlig oppmøte, men om det er til forberedelse av maraton kan det være noe annet
  • Anders:
    • Kult å fått til! Ser ikke problem å fremme det for Bekk.

• Luka:

  • Hadde det vært noe å lage møteagenda for alle de kommende møtene på en gang? Så er det lett å legge inn saker fremover. Vi i seniorkom gjør det nå og det fungerer fint.
  • William:
    • Skal høre med arrkom hva de tenker, enig i at det er fort gjort å glemme å ta opp saker som utsettes noen uker
    • Digg å slippe å lage møteagendaer rett før fristen
  • Sindre:
    • Høres bra ut

618 - Møteevaluering

• Anders:
  • Synes det var et bra møte. Gøy at flere av nodekomitene deltok.
• William:
  • Gikk veldig smooth. God møteledelse!