HS-møte 02/05/2023 - Fase ut Nibble, ny støtteordning, og detaljer rundt opptak

HS-møte 02.05.2023

Referent: Njål Sørland
Referent: Sondre Stokke Møtetidspunkt: May 2, 2023 12:00 PM Servering: Njål Sørland

Tilstede: Njål Sørland, Johanna Wilmers, Sondre Stokke, Ingeborg Elly Skori-Holm, Magnus, Carolina Gunnesdal, Johannes Meldal, Ida Matre

Innsjekk

[Hvordan har dere det?]

060 Godkjenning av innkalling, servering og referat fra forrige uke

[Kom innkallingen tidsnok? Er serveringen her, og er den godkjent? Er referatet fra forrige uke godkjent?]

Alt godkjent

062 Status for komiteene (20 min)

[Her er det kun meningen at det skal være status for komiteene. Det er lov å stille oppklarende spørsmål, men andre spørsmål som kan lede til diskusjoner kan dere skrive ned og ta på eventuelt.]

🎉 Arrkom:

Hadde siste møte forrige uke
Veldig mange tredjeklassinger som skal på utveksling så mister noen til høsten
Booket hytte til Åre
Booket Banksalen til Julebord
Burde booke styrevors. Kanskje realfagskjelleren

👔 Bedkom:

Dro til Oslo sammen med fagkom og møtte bedrifter der
Sosialt arrangement med bekk på torsdag. Veldig lavterskel, virket som folk koste seg. Brettspill og musikkbingo, vi drakk opp all ølen :)
Hadde jubileumshelg nettopp, mange gamle og nye ble med, VI ER 25 ÅR!
Presiserer at det er viktig med offline datoer tidlig neste semester. foreslår 15.september som frist

🖥️ Dotkom:

Endre på intern struktur ang prosjekter
Hadde retrospekt om hvordan komiteen skal fungere
Har tatt i bruk Vipps og vil ordne alternativ betaling på OW
Ang diskusjon om Vipps i kiosken: Vi mener kanskje det kan være lurt å beholde nåværende betalingsløsning som alternativ
Vi er usikre på hva vi skal gjøre med serverene våre. Vi blir snart kastet ut av NTNU sitt serverrom

📚 Fagkom:

Fordelt kurs til høsten innad
Funnet ansvarlig til Tech talks, yours truly (Johannes)
Begynt å lete etter når de har bursdag
Eksamenskurs for Objekt 21. mai
Har hatt Notion-kurs og fått positive tilbakemeldinger
Skryt fra Ida om at de var tidlig på å booke rom

🖋️ Prokom:

SOME-gjengen skal ha møte i morgen
Offline slipp forrige uke, siste for semesteret
Valg av redaktor neste uke, pluss noen andre roller i komiteen
Laget inventarliste av alt som var i boden, veldig nice. Skal opprettholde den i framtiden

☕Trikom:

Har hatt siste møte for semesteret
Har fått booka 17.mai lokale for neste år allerede! Da vil vi kunne åpne for 70 plasser, siden interessen var så stor i år!
Vi har fått booka trikom hyttetur 29sept-1okt, da skal bedkom også på hyttetur(?) så fint om vi finner en annen helg til hyttetur med ledere og hs ganske snart
Skal ha grilling 23 mai og vaffelsteking en dag, og planen er 1-2 lunsjer til avhengig av kapasitet
Bytta helt over til Notion, veldig digg å ha alt ett sted
Til fagkom: jeg synes notionkurs var veldig nyttig! De var flinke og svarte på det jeg hadde av spørsmål

💰 Økonomiansvarlig:

Sett på vipps i kiosken, hatt møte med økans i trikom og appkom. Appkom var poisitv, er bare en eller to aktive som vet hvordan nibble funker. Ikke startet offisielt men har fått et skjema som skal skrives under på
Har godkjent søknad til Onlinepotten for OIL og ITEX

👩🏻‍🦰 Nestleder:

Skal ha medarbeidersamtaler med komiteledere i morgen, tror det blir nice
Har fiksa småting, mail og sånt
Hang opp lapp for stillerommet, blir fra og med i morgen

👩🏾 Leder:

Svart på mails
Vært på møtet med fakultetet
Orget ekstraordinær genfors, gikk smud
Snakket med milla angående backlog opptaket
Fått svar fra professoren som vil bruke Online som case i faget sitt

063 Interkom (10 min)

[Her skal saker som angår tre eller flere komiteer]

064 Vipps i kiosken (10 min)

[Trikom skal gå over til vipps (tidypay) i kiosken, når skal dette settes i gang, og er det noen tanker rundt dette? Trenger da en ny budsjettpost for det på høsten. Dette blir isåfall budsjettoverskridelse for 2023 (på ca 2500).]

I: Syns vi kan ha en overgangsperiode, men ikke begge deler på sikt pga. vedlikehold
- Ble tatt opp i dotkom at begge deler kan være en god løsning. Det er enklere å bruke NTNU-kortet og tappe for hyppige brukere av kiosken
- Når de som kan Nibble i appkom går ut, mister vi kompetansen til å opprettholde det. Det blir og dobbelt arbeid for trikom-økans hvis vi bruker begge.
Jeg ser poenget med at det vil være letter med begge, men ser ikke problemet med å kun bruke vipps. Synes uansett vi skal høre med appkom
I: Jeg føler jeg ofte ikke gidder å kjøpe fordi jeg ikke har penger på Nibble.
Hva ver egentlig hovedgrunnen til å gå over til vipps
- Mindre svinn
Går det ikke å kjøre Android på noe annet?
- Vi må jo ikke kjøpe et helt nytt nettbrett heller, kan være brukt
Det blir jo en overgangsperiode, hvis vi merker at det ikke funker så går vi jo bare tilbake til nibble
Når vil dere starte med det?
- Det beste hadde vært å gjøre det før sommeren, kanskje slutte med Nibble 1. september, så de nye ikke blir vant til det.
- Den meldingen må komme tidlig nok. Viktig at folk ikke legger inn masse penger på nibble før det forsvinner.
Vi får til å sette opp Vipps-ordningen før sommeren
Kan man ikke refunde de som har penger på nibble?
- jooo, men er litt stress med 100 pers
Vi burde også ha en plan for hva som skjer med pengene som allerede ligger inne
På papiret er kiosken et spleiselag som trikom legger ut for. Sånn jeg ser det er pengene som allerede er på Nibble trikom sine.
Vi må si fra tidlig at folk har en sluttdato de må ha brukt opp Nibble-pengene sine på
- Foreslår vi henger opp plakat i kiosken i tillegg
Jeg lurte på den vi får på mail når vi kjøper i kiosken, hvem er det som har lagd den?
- Appkom?
- Kunne jo vært en ide å legge inn melding der, men kanskje lettere med plakat

TODO: Johanna - Snakke med appkom ang når man slutter med Nibble og hva som skal gjøres med pengene på kontoene

Det ville jo egt vært best å sende ut så fort som mulig, hvis vi allerede vet at det skjer før sommern. Og så komme med en påminnelse på høsten, typ “nibble kommer til å bli lagt ned 1.sept”

065 Støtte fra IE fakultetet (10 min)

[Jeg har vært i møte med fakultetet ang støtte til fadderukene og andre arrangementer. De vurderer å endre på måten de gir ut støtte til neste år (2024) og ønsker noen tilbakemeldinger på det som ble presentert på møtet]

Grunnstøtten, hva vil det si?
- Nå er den 3 000,- Alle vil få det uansett så kan man få typ 100,- per hode når man søker

Fordelen med fast pott er at det er forutsigbart, gjør budsjetteringen enklere

Var dette kun til fadderukene eller var det IE støtte generelt?
- Var litt usikkert, men mener det var alle søknader

Syns det høres bra ut mtp forutsigbarhet.

TODO caro: Gi tilbakemelding til IE om at vi stiller oss positiv til endringen i støtteordningen

De har ikke nevnt noe om årets søknader, dette gjelder fra 2024

068 Informasjon 17. mai tog (5 min)

[På linjeledermøtet mandag 17. april ble det bestemt at det skulle lages en rekkefølge for 17. mai toget. Her er for slag til rekkefølgen vi skal gå og oppmøtetidspunkt:

Med tanke på toget har jeg to forslag. Enten stiller alle linjeforeningene opp nede ved marinen, i rekkefølgen til listen, altså 1. nærmest togets start og 36. lengst bak. Et annet forslag er at vi stiller opp foran Hovedbygget, og går samlet ned til marinen. For å gjøre det lettest mulig stiller vi da opp i motsatt rekkefølge foran Hovedbygget. Altså 36. først og 1. sist.Viktig å nevne at vi ble nr.36 på lista]

Tror ikke vi trenger å diskutere veldig lenge her. Går jo greit hvis folk går samla uansett

Folk er spredt over hele byen, er kanskje lettest å møtes i byen for de som ikke er på Onlinevors

Hvor er marinen?
- Over vannet fra samf

Kan ikke si noe på rekkefølgen ettersom den ble random generert

Tenker at vi møtes på marinen

069 🔞⁉️🥵

sheesh

070 Backlog opptak til høsten (10 min)

[Milla tok tak i meg tidligere i uka å ønsket å snakke litt om backlog sitt opptak til høsten. De synes det funket bra slik det var i fjor, men har et ønske om å kunne være tilstede under fordelingsmøte. Dette er for å prøve å sikre seg noen nye medlemmer som ikke har andre verv samtidig. Tror dette sitter litt igjen etter suppleringsopptaket i vår hvor de trodde de tok opp noen som ikke hadde komité, som plutselig hadde 2 komiteer uken etterpå.]

Jeg vet ikke hvordan det funka i fjor?
- Man huket av på søknadskjema, og de hadde intervjuer samtidig som andre komiteer.

Tenker nei fordi da må vi ha med FeminIT og andre, og tenker vi kan løse problemet med at de får en oversikt.
Jeg tror det fins bedre måter å løse problemet til backlog på enn at de er med på møte som burde holdes sensitivt

Enig. det endrer ingenting men kan være litt ekkelt at backlog står der og etterser hvem de ville ha.

FeminIT spurte om det samme i fjor og fikk nei av samme grunner som vi diskuterer nå og syns det var fair. Vi burde legge oss på samme linje.
Jeg syns ikke det er et problem at flere er med på møte.
- Backlog har ikke noe med prioriteringen av kandidater på og har derfor ikke en rolle på møtet.
- Tenker det er ryddig å holde de møtene til de som skal være der. Det er mye sensitiv info på de møtene som burde begrenses hvem som får se
Forsto godt bakgrunnen med at de vil ha medlemmer som kan vie mye tid til backlog
Hvis de skal stille på møtet burde de stille på lik linje med de andre komiteene, da man kun kan være med i en komite. Siden de har en annen rolle burde de ikke stille

Virker som at vi forstår hvorfor de ønsker det, men ut ifra hvordan deres virke er i online ser vi ikke det som en god løsning
Slik som vi tenkte i feminIt var at vi ville ha en blanding. Så ja du skal kunne kombinere vervet men man ønsker ikke at ALLE skal ha andre verv. Tenker det er det samme i backlog
Hvis de skal få være på fordelingsmøtet og kan ha meninger så vil det jo kun endre at de skal kunne velge førsteprioriteter
Jeg skjønner ikke helt nå hvordan backlog tar opp folk. Sender de inn liste på lik linje med andre?
- De får ei liste i etterkant av hvem som har fått hvilket verv, og så kan de velge hvem de vil ha, uavhengig om de har fått verv eller ikke

Konlusjon: vi stiller oss negativ til forslaget