Søknader, valg og retrospekt på splittelsen av valg til HS

Innsjekk

[Hvordan har dere det?]

159 Godkjenning av innkalling, servering og referat fra forrige uke

[Kom innkallingen tidsnok? Er serveringen her, og er den godkjent? Er referatet fra forrige uke godkjent?]

161 Status for komiteene (20 min)

[Her er det kun meningen at det skal være status for komiteene. Det er lov å stille oppklarende spørsmål, men andre spørsmål som kan lede til diskusjoner kan dere skrive ned og ta på eventuelt.]

🎉 Arrkom:

Har booket 6. og 7. september til immball 2024 så har 2 alternativer
Skal lage blæstevideo med prokom til julebord.

👔 Bedkom:

Har et arrangement neste tirsdag, ellers rolig.
Hadde fellesmøte med fagkom forrige uke og begynt bookingprosessen.
Har ikke signert en intensjon-avtale med ekskom enda, men følger det som står der

🖥️ Dotkom:

Har blitt en stor effektiv gjeng med mye jobbing og framgang.

📚 Fagkom:

Fellesmøte med bedkom
Mest sannsynlig kurs med Abakus neste semester, så det er nice

🖋️ Prokom:

Fjorboka salg part 2 gikk dårlig, kommer nok kun til å kjøpe på bestilling fremover
Har satt frist for innsending av tema til årboka til 25. oktober
Har oppdatert retningslinjer og venter på generalforsamlingen for å vite hva som skjer med styrerep-rollen

☕Trikom:

Fant to linker for retningslinjer, den som virket mest utdatert lå lettest tilgjengelig. Så må finne ut av det. Den andre jeg fant så hvert fall good ut
Hvis vi ikke får ny kaffeavtale har vi laget budsjett for hva vi trenger for å erstatte det.
Har også diskutert engangskoppene og hva vi gjør der. Ønsker å ha mer kultur for å bruke oppvaskmaskinen, men klarte ikke å få den opp.

💰 Økonomiansvarlig:

Nytt budsjett er i gang, skal spikre mer på onsdag
Har kjøpt fond, er oppe i 20% økning i år. Skal kjøpe fond i 1-2 ganger til, så ferdig med å investere for i år.
Har godkjent Strikk og Drikk, badstue med arrkom, m.m.

👩🏻‍🦰 Nestleder:

Ekskom trenger ny nestleder så de må ha ekstraordinær generalforsamling.
Har også hatt workshop med Johanna og Caro om nye HS.
Orging med genfors såklart.

👩🏾 Leder:

Var på møte med Xsport.
Sender ut en mail til de nå.
Hadde workshop der vi skrev ned tanker om hva vil ta med fra dette styret til neste, uansett om kveldens endring går gjennom eller ikke.
Var kontor til kontor for lederne på fredag, men jeg var ikke med RIP
Orging med genfors såklart.

162 Godkjenning av budsjettsøknad fra arrkom (5 min)

[Arrkom har søkt om å overføre 24k mellom budsjettposter (se mail). Skal vi godkjenne?]

Det diskuteres og godkjennes.

163 Godkjenning av budsjettsøknad fra arrkom (5 min)

[Arrkom har søkt om 10-20k fra idi-potten til julebord. Skal vi godkjenne?]

Det diskuteres og godkjennes. Arrkom bes om å komme med det endelige budsjettet når det er klart.

165 Hyttetur, ny dato (5 min)

[Det går fint å bytte dato på hytteturen til våren. Hvilken dato ønsker dere å bytte til?]

Har sendt mail og fått utsatt dato. Så må finne dato. Vi snakket vel om januar/februar. Tenker det er naturlig å sende ballen videre til en av de nye i styret
- Enig. Det er de som er valgt inn i kveld som kommer til å dra.
Skal vi lage en when2meet etter i kveld? Når vi finner datoen ber vi folk reeagere og sier det er bindende.
Kan jo bare ta det på neste møte og få en til å ta over som kontaktperson.

Vi svarer hyttemannen og spør om noen datoer er opptatt i januar eller februar.

166 Avstemming av nye styremedlemmer (10min)

[Vil diskutere logistikk rundt avstemning av de tre styremedlemmene dersom forslag 01 går gjennom. Har kommet fram til hva jeg mener er beste løsning basert på våre vedtekter, men står ingenting i vedtektene om denne typen valg. Vil legge til hvordan dette skal gjøres i vedtektene som en del av forslag 01, hvis mulig, men vil gjerne høre deres tanker rundt det]

Preferansevalg vil ikke fungere på vedtatt. Man må ha minst 50% av stemmene for å bli valgt i vårt system.
Husker et valg hvor det var fire kandidater, så fjernet vi en og en frem til noen hadde 50%.
Det må vi unngå. Litt av tingen er jo at vi ønsker ikke popularitetskonkurranse
Vi tenker derfor at alle skal skrive opp til 3 på en lapp og stemmer inn sitt styre.
Vi må bruke penn og papir i kveld!!!
Snakket vi ikke om dette med organisasjonskollegiet?
- Jo men usikker på hva vi kom frem til der
Det er også et problem at blanke stemmer telles på Vedtatt som du stemmer mot.
Helt umulig å bruke vedtatt for dette valget med tanke på blanke stemmer og hvordan våre vedtekter fungerer.
Måten dette blir gjort på er ikke konkret fra vedtektene, men en måte man kan tolke det på
Er dere enige i at dette er en løsning?
- Folket sier ja.
- Og at vi må se på dette til neste genfors
Vi ringer og kommer til en enighet med ordstyrer før i kveld

167 Retrospekt og erfaringer av todelt valg til hovedstyret fra sittende styre (10 min)

[Slik som ble nevnt på genVORS og som vi snakka så vidt om på sist møte, så er det viktig å starte å få samlet inn erfaringer og refleksjon rundt todelt valg av hovedstyret. Dette er viktig slik at vi får startet denne prosessen før de som har vært med å oppleve forskjellene ved vedtektsforslaget går ut av studiet.]

Jeg synes det var et uheldig valg som gjorde mer vondt enn godt. Tanken var at erfaring skulle bli igjen, men da kunne man heller sett på erfaringsoverføringen. Har sittet i tre styrer nå og føler at “de nye” blir “de nye” mye lengre, og at det er et skille mellom nye og gamle.
Jeg synes det var digg at halve HS hadde kontroll da jeg kom inn. Jeg følte meg ikke ny så lenge. Ser likevel ulempen med at noen bare blir sittende i styret et halvt år mtp at styremedlem kan stille til leder halveis i perioden sin.
Føler det har ikke gått lang nok tid med den nye ordningen til å vite helt hvordan den fungerer. Det sitter fortsatt folk i styret som kommer fra den gamle ordningen så vi vet ikke hvordan det vil være når hele styret er fra den nye ordningen.
Har en følelse at man bruker unødvendig mye tid på å tilvenne nye. Det at det blir overgangsfaser to ganger i året gjør at det blir veldig opphakket og man mister kontinuitet.
Føler vi ikke har rukket å bli en gjeng i styret. Syns det er veldig viktig, og tror det ville hjelpet å bli valgt en gang i året.
Hadde vært mye mindre: “det kan neste styre ta seg av”. For da hadde vi ønsket å gjøre oss mer ferdig, mens nå vil alltid ca halvparten sitte igjen og noen saker blir da halvveis overført.
Hvis det vurderes å endre tilbake til den gamle ordningen med valg en gang i året vil vi få en ny overgangsfase der noen vil være nødt å sitte i et halvt eller halvannet år. Dette er uheldig i seg selv basert på erfaringene til de som har gått gjennom det denne gangen. Dette burde derfor vektlegges hvis man vurderer å gjøre en ny endring.
Hvis det blir en ny sammensetning på generalforsamlingen i kveld blir det enda en ny endring å ta i betraktning.
Må også kanskje la det nye styret få kjenne litt på det.
Når det skal velges ny leder, nestleder og økans er det ofte at de blir valgt direkte fra HS og er halveis i perioden sin. Når det kun blir tre styremedlemmer å velge blant blir det da en større andel halve perioder i styret. Dette er nok ikke bra for styret.
- Det var et dilemma da man tok det opp forrige gang. Det ble diskutert om man ikke skulle kunne stille til leder/nestleder/økans dersom man var sittende styremedlem halveis i perioden sin. Man kom fram til at man ville miste for mange gode kandidater til de rollene hvis man ikke tillot det. Tviler på at folk vil vente et halvt år etter de har gått ut av styret før de vil stille til leder/nestleder/økans, så er kanskje best slik det blir gjort i dag.
- Hvis hele styret velges på våren slipper man den problematikken og man gjør det mer naturlig for komitéledere som nettopp har gått av å kunne tre inn i styret.
Mtp det som kanskje blir vedtatt på genfors i kveld, vil man ikke lenger ta over en spesifikk styrerep sin rolle, men at man kommer bare inn i styret som et selvstendig medlem, og at erfaringsoverføring ikke blir like viktig.
- Vil fortsatt være mange detaljer ved det å være i styret som er viktig å få overført.
- Det blir vel en ny type erfaringsoverføring etter hvert som styret opparbeider seg nye oppgaver.
Man må huske å hente inn feedback fra de som var med på det tidligere før det er for sent.
- Skal dette sendes til prosjektet om organisasjonsstruktur i backlog?
- Ja tenker uansett at dette referatet er en fin refleksjon for dem å være klar over så kan de selv velge hva de ønsker å gjøre med det.

168 Eventuelt

[Saker som har oppstått i løpet av møtet eller kort tid før møtet]

** Spam-mail **
Mye spam-mail i det siste, hva skjer?

Burde kanskje markere den?
- Vi kan rapportere det til gmail så blir de kanskje flinkere på å plukke opp.

** Mail om tenkt app **

Vi har fått en mail fra noen som ønsker svar på noen spørsmål om å utvikle en tenkt app. Virker ikke som de ønsker at vi skal utvikle noe, men svare på spørsmål.
Vi kan svare at vi ikke tar på oss sånne oppdrag og vi vet ikke hva dette vil koste.

** HSA **
Hva slags forhold har dere til kontrakten? Hvordan skal bedkom formidle informasjonen i avtalen til de relevante komiteene.

Diggepunkt

[Alle må digge noe]

Møteevaluering

[Ris/ros til hvordan møtet har gått]