HS møte 10.01.2024- Nytt år nye muligheter

Innsjekk

[Hvordan har dere det?]

235 Godkjenning av innkalling, servering og referat fra forrige uke

[Kom innkallingen tidsnok? Er serveringen her, og er den godkjent? Er referatet fra forrige uke godkjent?] Innkalling godkjent, ingen servering pga digitalt møte

237 Status fra styret (15 min)

[Her er det kun meningen at det skal være status for styret. Det er lov å stille oppklarende spørsmål, men andre spørsmål som kan lede til diskusjoner skal skrives ned og ta på eventuelt.]

Styremedlem:

Holdt intervjuer for Velkom leder og nestleder
Ringt inn og verifisert Apple business manager for appkom
Fikset så man kan se ekstra dokumentasjon på behandlede medlemsskapssøknader
Fikset julekalender for tredje søndag i advent
Behandlet noen medlemsskapssøknader

Styremedlem:

Delt ut julekort til linjeforeninger
Laget første luke i adventskalenderen
Lagt til ny måned i blæstekalenderen

Styremedlem:

Godkjent medlemsskapssøknader
Funnet dato for sosialt

💰 Økonomiansvarlig:

Sendt dokumentasjon til IDI for IDI potten
Laget andre luke i julekalenderen
Revidert mye av det som manglet for de siste månedene og generelt ryddet opp i ting som har manglet før årsskifte
Fondet: Kjøpt fond for siste gang, nå er vi ferdige med å investere. Har også prøvd å fikse shareville til nettsiden men har vært en del knot med dette.
Det viser seg at vi har litt færre bedpresser enn estimert, så vi må lage nytt budsjettforslag.
Oppdatert OW med det nye budsjettet for 2024.

👩🏻‍🦰 Nestleder:

Skal se på retningslinjer for kommunikasjonsansvarlig
Tatt en god juleferie

👩🏾 Leder:

Har hatt en god pause i jula, trengte det! Klar for et nytt semester nå
Har fulgt litt opp her og der
Har fått starta prosessen med Apple igjen

238 Mailpunkt (5 min)

[Før hvert møte skal det sjekkes om det ligger noen ubesvarte mails i innboksen, ansvar for å besvare ubesvarte mail blir fordelt på møtet]

Mail angående spørsmål om studie
- Har et par potensielle som vedkommende kan snakke med
- Styremedlem følger det opp

240 Annonsere julekalender! (5 min)

[Det ble jo litt kluss med vinnere av kalenderen, men vi må uansett annonsere de vinnerene vi har! Foreslår at vi finner noen som tar på seg ansvar for å blæste og kjøpe inn gavekortene.]

For luke 1 så vet jeg fortsatt ikke helt hvordan vi kan løse det på en bra måte. Vi vet vel egentlig bare at Brage er en av de som har sendt inn, utenom det vet vi ikke hvem som har sendt inn.
Konklusjon: vi samler alle som har svart på alle lukene i en liste og tar spin the wheel, trekker 3

241 Velkom og master ansvarlige (10 min)

[Vi fikk på plass leder og nestleder for velkom før jul, men vi trenger master ansvarlige og å hjelpe leder og nestleder med å sette i gang å ta opp resterende medlemmer]

Vi må ha et nytt skjema der de som vil være master fadder ansvarlige kan melde seg.
Kanskje lettere å ha dette separat fra velkom opptak så man kan blæste i kullgruppene.
Styremedlem tar ansvar og tar opp kontakt med velkom ledere

242 Suppleringsopptak (10 min)

[Vi vet at backlog skal ha supplering opptak (åpner 19.jan - stenger 28.jan), og så vet vi at appkom ønsker suppleringsopptak. Når tenker vi det er mest hensiktsmessig å ha dette opptak for appkom for at det skal bli mest mulig oversiktlig for søkerne? Burde sette noen som ha hoved ansvar for oppfølging av Appkom på dette]

Backlog og appkom søker litt forskjellige folk så kan være greit å ha et splittet opptak
Hvis vi har det etter backlog kan det bli litt for sent, så kanskje like greit ha det samtidig
Kanskje appkom og velkom kunne hatt samtidig? Da får backlog et eget slik de ville ha
Datoen til Backlog er veldig gunstig så hvis vi har litt overlapp får begge ta seg nytte av de datoene
Velkom bør ha så tidlig som mulig, kan kanskje ha det før åre så blir det blæstet sosialt i åre
- Fikser opptaksskjema allerede nå før Åre
- Styremedlem fikser og blæster i kullgruppa for førsteklasse
- Styremedlem fikser melding og får noen til å blæste i kullgruppa for tredjeklasse
Konklusjon: ulike skjema for alle tre, prøver å sende ut velkom sitt med en gang.
- Spørre backlog om det går fint for dem at appkom har samme datoer

243 Dato kompilering (5 min)

[Kan være greit å få fastsatt dato for kompilering og gi ridderne beskjed god tid på forhånd.]

Søndagen før er den mest optimale datoen siden immball er på en fredag
Konklusjon: søndag 1. september

244 Prikkregler (10 min)

[Burde vi høre med arrangerende komiteer hvordan de synes prikkreglene fungerer og hva de mener kan forbedres/endres?]

Mange er frustrerte over prikkreglene, siden komiteene har så forskjellige regler
Dette kunne vi snakket om på stormøtet
Vi skriver det opp og tar det med til stormøtet

245 Størmøte før genfors (5 min)

[Vi hadde stormøte i høst og kom frem til at vi skal prøve å ha to stormøter hvert semester. Ett før og ett etter genfors. Jeg fikk melding fra bedkom som lurte på om vi hadde satt en dato for neste møte enda, ettersom de ønsker å gå gjennom med alle komiteer hva som står i hsa, mtp hva bekk forventer av oss og og hva vi kan forvente av dem. Skal vi sette en dato for neste møte?]

Det virket som bedkom ville ha møtet ganske tidlig slik at de får formidlet de ulike forventningene i kontrakten så tidlig som mulig, slik at vi får mest mulig ut av samarbeidet med Bekk.
Komiteene bør rekke å ha møte selv og diskutere prikkreglene før stormøte, så om 2 uker kunne passet
Konklusjon: Tirsdag 23. januar kl 12-14

246 Eventuelt

[Saker som har oppstått i løpet av møtet eller kort tid før møtet]

Vi må finne fast møtetid
- Vi må vente litt til folk har fått saltider osv
- Men jo tidligere vi setter tidspunkt jo bedre
Medlemskapssøknader; mye blir tatt på mailtråder mellom personen som søker og den som godkjenner, som gjør det vanskelig å se tilbake for dem som ikke er med i tråden. Dette hadde vært fint å ha en funksjon på i ow som gjør erfaringsoverføringen lettere på medlemssøknader.
- Kan også legge til et eksempelbilde av hva slags dokumentasjon som er gyldig.
- Dette hjelper med å behandle alle søkere likt.