Dotkom-søknad og masterfadderansvarlige

Innsjekk

[Hvordan har dere det?]

• Folk har det nais🤙

311 Godkjenning av innkalling, servering og referat fra forrige uke

[Kom innkallingen tidsnok? Er serveringen her, og er den godkjent? Er referatet fra forrige uke godkjent?]

• Innkalling godkjent
• Servering godkjent
• Referat ser bra ut men ble lagt ut for sent👀
  • Vin på Johanna etter avstemning🍷

312 Søke kontor med Dotkom! (10 min)

[Dotkom har lyst å søke om å få et eget kontor]

• Dotkom har lyst til å prøve å søke egne kontorer slik som webkom i abakus har. Frist er 1.mars for friarealer, men vi må søke gjennom idi. Derfor litt usikre på om fristen er det samme.
• Vanskelig å finne ut hvordan IDI sin søknadsprosess er.
• Dotkom skal forehøre oss med IDI og se om de har en praksis på det.
• Regner med at vi sender de en mail. Altså dotkom lager mail, sender til HS, også sender HS mail til IDI på vegne av Online.
• Tenker det beste er bare å søke. Det verste som kan skje er at vi får nei.
• I: For andre komiteer burde kanksje de også få bruke kontoret. Tanken kan kanskje være at det kan være andre arbeidskvelder der også. F.eks. appkom, kan være et argument vi kan bruke for å styrke søknaden.
• Sp: Vet dere hvordan webkom bruker det?
  • Sv: De bruker det som sine egne lokaler. Tror vi kunne ha brukt det med appkom, men tror det kan bli vanskelig å søke for alle komiteene siden det da ser ut som et onlinekontor v2.
• K: Mye av grunnlaget for at vi vil søke IDI er at dotkom tilbyr mye til studentfrivilligheten. Hvis mye av grunnlaget i søknaden er arbeidet vi gjør så er det bedre å rette det mot et dotkom-arelae.
• K: Dere burde i hvert fall legge mye vekt på mailinglistene siden de blir brukt av alle på hele ntnu i frivilligheten.
• Sp: Har HS hatt noe kontakt med IDI ang. arealer og sånt før? Søker vi noe andre arealer vi har gjennom IDI?
  • Sv: Vi har IT-boden og boden. Kan være det ligger en gammel mail en plass om det.
  • K: Det vi har slitt mest med er å finne ut hvordan IDI gjør det med disse søknadene og finne ut så mye bakgrunnsinformasjon som mulig for å lage en så bra søknad som mulig. Ikke sikkert det er samme kriterie for IDI som det er for NTNU. Hadde vært flott å se om det finnes noen tidligere søknader vi kunne sett på.
• Sp: Har dere noen kontaktpersoner hos IDI? Kan være enklere å ta det gjennom et eksisterende forhold istedenfor å sende til en random person.
  • Sv: Jeg ville gått på kontoret til Kristin Karlsen (kristika🤟), hun har som oftest åpen dør. Hun vet evt hvem man burde sende videre til
  • K: Smart å møte opp fysisk og ikke ta det igjennom mail. Mail kan ta veeeldig lang tid.
  • K: Hvis dere skal sende mail så burde dere sende til studier@idi.ntnu.no. Men tror jeg ville ha gått bort til de og hørt om det er en mal som må fylles inn eller bare generelt hvordan man søker.
  • K: Vi har også studentkontakter fra IDI som sitter i resepsjonen som vi kan ta kontakt med hvis kontoret er stengt, siden Kristika kan være en busy lady.
• I: hjelp.ntnu.no brukes for å legge til bodtilganger. De pleier å svare veldig fort. Kan f.eks. ta “ny sak” og finne rett plass der.
  • K: Tror kanskje vi MÅ igjennom IDI.

Konklusjon: Tenker at vi kan sette oss ned og sende inn sammen når dere har fått mer informasjon om når man søker. Ønsker gjerne å få gjort det før generalforsamlingen så det ikke blir så veldig oppi fristen.

314 Status fra styret (15 min)

[Her er det kun meningen at det skal være status for styret. Det er lov å stille oppklarende spørsmål, men andre spørsmål som kan lede til diskusjoner skal skrives ned og ta på eventuelt.]

Styremedlem:

• Snakket med dotkom angående event-siden og påmeldingstatusikoner
  • Viser seg å være en bug som gjør at det ikke alltid vises

Styremedlem:

• Lagt ut nyhetsbrev. Ikke blæsta enda. Må finne et bilde siden det ser scuffed ut.
• Prøvde seg på hybridarevy, den var full
• Svar fra Rekom om at de har et arr i midten av mars der en del linjeforeninger er invitert der vi skal presentere den “avtalegreia”.

Styremedlem:

• Skaffa årsberetninger til de gruppene utenom RFK, styret og datakameratene. Tror RFK misforsto så de sendte årsoppgaven?
  • Ville sendt en melding til kjellerkontakt i RFK.
  • Kan sende mail til kontaktperson i datakameratene.

💰 Økonomiansvarlig:

• Ikke alt for mye, svart litt mails og generelt bare forberedt til genfors
• Vi ferdigstiller regnskapet i kveld
• Godkjent appkom workshop pizza

👩🏻‍🦰 Nestleder:

• Skal ha møte med ordstyrerne i dag
• Svart Online events
• Sendt mail til prokom angående bruk av logo
• Sendt inn ny bodtilgangskjema, men tror ikke det funker IGJEN?!
• Har laget mockbudsjett for ekskom (tatt utgangspunkt i årets priser)

👩🏾 Leder:

• Gjort litt generalforsamling greier.
• Skal ha møte med orgkollegiet etterpå
• Svart på litt mails. Ganske rolig egt denne gangen.
• Har fått innkalling til neste linjeledermøte
  • Blir 6. mars

315 Mailpunkt (5 min)

[Før hvert møte skal det sjekkes om det ligger noen ubesvarte mails i innboksen, ansvar for å besvare ubesvarte mail blir fordelt på møtet]

• ItDagene + Online = <3
  • Svart på
• Kristika Mail om semestermøte
  • Mest aktuelt for de som fortsetter i styret. Det er 12. mars.
• Fif møte
  • Linjeforeninger i Grimstad som skal holde. Snakke m bedkom og fagkom når det blir sendt ut innkalling.

316 Sosialt (5 min)

[Vi sjekker stemmingen for sosialt]

• Blir onsdag neste uke (28. februar)
• Kan se på å ha noe opplegg.
  • Nye vs gamle?

317 Godkjenning av nytt budsjett (10 min)

[Plis godkjenn budsjettet for 3. gang]

• Godkjent ved akklamasjon

318 Masterfadderansvarlige (10 min)

[På samme måte som i fjor har ingen meldt seg til å være masterfadderansvarlige. I år var tanken at HS skulle hjelpe velkom med å ta opp disse, men det hjelper lite hvis det ikke er engasjement. Tenker derfor at det kan være smart å diskutere en mulig reform av opptaket.]

• I: Tok opp velkomleder og nestleder før jul. Prøvde å ta opp masterfadderansvarlig samtidig. Ingen som stilte🥲 Backup i Abakus hadde typ takeover bl.a med masterfadderperiode-gruppa. Hadde det vært en løsning at Backlog hadde hatt det som et eget lite prosjekt?
  • K: Kan høre med backlog om det er noe de har lyst til.
• I: Vet at backlog har likt at prosjekter skal oppstå av at noen har et ønske om å faktisk gjennomføre det.
• Sp: Hadde det vært en ide å spørre Trikom?
  • Sv: Det aller beste hadde vært hvis vi kunne hatt to personer som kunne vært på møte til velkom.
• I: Funka ikke så bra i fjor. Han ene var på utveksling og kom tilbake til Trondheim rett mot slutten av planleggingen. Ikke så god kommunikasjon mellom bachelor- og master-fadder gruppa.
• I: Kan velkom arrangere hele greia? Også kan både master og bachelor være med på samme greia?
  • K: Føler velkom har greit mye å gjøre med den ene perioden i seg selv. Master og bachelor-fadderbarn kan være ganske forskjellige folk. Så alle arrangementene passer ikke nødvendigvis for begge.
• I: Føler mange som ikke har lyst. Vi kan headhunte folk, men vet ikke hvem man evt skal spørre
  • K: Føler at 90% av tredjeklassinger skal på utveksling neste år💀
• I: Kunne det vært et samarbeid mellom et styremedlem i HS og velkom?
• I: En eller to i velkom kunne vært satt som ansvarlig for opplegget i masterfadderuka.
• Sp: Hva slags arrangementer har kun vært for masterfaddergrupper?
  • Sv: I fjor var masterfolka på Circus. Ellers var det ingen eksklusive master-arrangement.
• Kan evt. invitere velkom på neste møte og snakke med de om dette. Synes det er et godt argument at det står i vedtektene at velkom skal ha ansvar for de nye studentene på informatikk.
• Plan A: Et styremedlem i HS er sparringspartner/mentor for velkom?
• Plan B: “Sorry velkom, dere må arrangere begge”🙃
  • De er flere folk enn de var i fjor, så det er teknisk sett mulig.
• Plan C: Spørre Backlog

319 Generalforsamlingen V2024 (10 min)

[Vi går litt gjennom hva vi holder på med, hva som er gjort og hva som mangler :D]

• Skal ha møte med orgkollegiet. Skal høre om saksgangen og andre ting.
• Må fjerne vedteksforslag om å flytte ekskom.

320 Eventuelt

[Saker som har oppstått i løpet av møtet eller kort tid før møtet]

• Invitasjon til elevkveld med Ent3r
  • De har noe type stand opplegg der hver linje kan presentere seg selv til videregående elever og vise hva slags tilbud som finnes. De blir fulgt av en ent3r person som vet hva som skjer.
  • Var ikke med på det i fjor.
  • Høre med appkom eller dotkom? De har faktisk noe å vise. Det kan være lurt å faktisk ha noe å vise enn å bare snakke.
  • Er jo også veldig naturlig å vise frem hva som skjer ved siden av studiet også, som f.eks arrangmenter og bilder fra de arrangementene.
  • Går an å slenge ut i felles-general og høre om det er noen som føler seg kallet. Burde frame det som at det ikke er noen som må, men hvis noen er gira så er det bare å ta initiativ.

321 Refleksjonspunkt

[Hva tenker du på? Har du noe du lurer på om Online?]

Diggepunkt

[Alle må digge noe]

Møteevaluering

[Ris/ros til hvordan møtet har gått]