Arrangementskomiteens retningslinjer
Arrangementskomiteen
§1 Arrangementskomiteens formål
Arrangementskomiteen har som hovedoppgave å koordinere og gjennomføre sosiale sammenkomster for informatikkstudenter. Komiteen skal jobbe for økt samhold og sosialisering blant Onlines medlemmer. Dette gjøres ved å være en aktiv og synlig komité som inkluderer alle og sørger for å tilby et variert tilbud av arrangementer som når flest mulig av Onlines medlemmer.
§2 Arrangementskomiteens sammensetning
Komiteens navn forkortes arrkom. Alle arrkoms medlemmer har møteplikt og er stemmeberettigede.
Arrkom består av følgende stillinger:
- Komiteleder
- Nestleder
- Kommunikasjonsansvarlig
- Tillitsvalgt
- Økonomiansvarlig
- SoMe ansvarlig
- Utstyrsansvarlig
Arrkom velger en lederkandidat internt før ordinær generalforsamling. Under generalforsamling må kandidaten bli godkjent før vedkommende får vervet som leder av komiteen.
Arrkoms nestleder blir valgt internt etter at ledervervet er tildelt. I leders fravær er nestleder fungerende leder, med alle plikter og rettigheter dette innebærer. Arrkom velger internt en økonomiansvarlig. Ny økonomiansvarlig blir valgt ved behov. Økonomiansvarlig bør være et medlem av arrkom, mer det er ikke et krav.
§3 Arrangementskomiteens ansvarsområder
(1) Økonomi
Arrangementskomiteen (v/ økonomiansvarlig) skal utarbeide budsjett og følge opp at disse blir fulgt. Økonomiansvarlig skal sørge for å betale regninger i tide, betale tilbake utlegg fra medlemmer, sjekke og følge opp betalinger for arrangementer og billagsføre. Økonomiansvarlige skal også sammen med bankoms medlemmer ferdigstille komiteen og linjeforeningens regnskap.
(2) Jubileumskomiteen
Jubileumskomiteen, forkortet jubkom, har som hovedoppgave å organisere arrangement i forbindelse med linjeforeningens jubileer. Jubkom er en periodisk komite som opprettes for jubileum hvert 5. år. Arrkom har ansvar for å følge opp arbeidet til jubkom i periodene hvor komiteen er aktiv, og svare på spørsmål.
(3) Velkomstkomiteen
Velkomstkomiteen, forkortet velkom har som hovedoppgave å organisere fadderperiode for nye studenter på bachelor i informatikk (BIT) og Master i Informatikk (MSIT). Velkom er en periodisk komité som opprettes på nytt hvert år. Arrkom har ansvar for å følge opp arbeidet til velkom i periodene hvor komiteen er aktiv, og svare på spørsmål.
(4) Immatrikuleringsball
Komiteen skal arrangere immatrikuleringsball for de nye studentene og andre deltagende.
(5) Sammarbeidsarrangement med en annen linjeforening
Komiteen skal arrangere en samarbeidsfest med Abakus eller en annen linjeforening hvert år.
(6) Åretur
Komiteen skal arrangere tur til Åre i Sverige, som foregår i starten av vårsemesteret.
(7) Julebord
Komiteen skal arrangere julebord for Onlines medlemmer. Dette skjer i løpet av tiden før eksamensperioden.
§4 Arrangementskomiteens virke
(1) Komiteens oppgaver
Arrkom skal arbeide for å avholde sosiale arrangementer og sammenkomster for Onlines medlemmer. Komiteen skal promotere arrangementene sine med plakater, innlegg på sosiale medier, blesting i forelesning eller annet. Komiteen skal etter beste evne promotere og informere om arrangementene sine så tidlig som mulig, slik at komiteen kan etterstrebe å fylle alle plassene på arrangementene sine og iverksette tiltak for å øke deltakelsen dersom sett nødvendig.
Komiteen skal etterstrebe å ha og vedlikeholde et godt forhold til alle Onlines komiteer og eksterne aktører.
(2) Virketid i komiteen
Komitémedlemmer sitter vanligvis i tre år, men kan selv velge om de vil fortsette i vervet etter dette. Medlemmer som er pensjonert (Pang) og ønsker å være aktiv (aktiv Pang) og har møte, tale- og stemmerett på møter, men ikke møteplikt.
(3) Medlemmenes oppgaver
Komiteens medlemmer skal fremstå profesjonelle på arrangementer og mot eksterne aktører. Medlemmene skal vise ansvar, kommunikasjonsevne og god oppførsel i planleggingen og gjennomføringen av arrangementer. Komiteen skal vise omsorg og respekt for alle som deltar på arrangementer. Medlemmene forventes å svare på og følge opp mail som kommer på epostlisten og ta hovedansvar for å svare på mail som gjelder deres arrangement. Medlemmene forventes å bidra til godt samhold i komiteen og stille opp på interne arrangementer og i situasjoner der medlemmenes tilstedeværelse er ønsket.
(4) Leders ansvar
Leder har det overordnede ansvar for å håndtere innkommende e-post i komiteen, samt å delegere og følge opp arbeidsoppgaver som tilfaller komiteen. Leder skal til enhver tid være oppdatert på komiteens virke. Leder for arrkom er ansvarlig for et underholdningsinnslag på immatrikuleringsballet. Leder skal også avholde medarbeidersamtaler en gang i året.
(5) Kommunikasjonsansvarlig
Arrkoms kommunikasjonsansvarlig blir valgt internt i komiteen. Alle aktive medlemmer i arrkom kan ta på seg denne rollen. Kommunikasjonsansvarlig har ansvar for kommunikasjonen mellom arrkom og hovedstyret, samt øvrige komiteer i Online. Kommunikasjonsansvarlig er også arrkom sin representant på møter med hovedstyret der saker som omgår arrkom tas opp. Skulle kommunikasjonsansvarlig ikke kunne møte selv, kan det utpekes som stedfortreder.